Brief regering : Reactie op het integraal verbeterplan ProDemos

Nr. 25
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 25 juni 2020

Hierbij bied ik u het integraal verbeterplan «Huis op orde» van ProDemos aan1. In mijn brief van 28 oktober 20192 heb ik de Raad van Toezicht van ProDemos (hierna RvT) om een integraal verbeterplan
gevraagd. Ik heb aangegeven het integraal verbeterplan na ontvangst met u te delen3.

In mijn brief van januari 20204 ben ik ingegaan op de eerste stappen die ProDemos heeft gezet voor een veilige werkomgeving,
het versterken van de interne checks en balances, de uitbreiding van de capaciteit
en het betrekken van de medewerkers bij de organisatieontwikkelingen.

Het is goed te zien dat ProDemos deze verbeterslag heeft doorgezet. De aanbevelingen
van de onderzoekscommissie en de visitatiecommissie over de organisatie van ProDemos
hebben een plek gekregen in het integraal verbeterplan. ProDemos gaat met het plan
verder met de professionaliseringsslag, verlaat de pioniersfase en richt zich op de
organisatie- en integratiefase. Ik onderschrijf de aanpak van ProDemos om eerst een
stevige focus te leggen op het robuuster en veiliger maken van de organisatie.

Integraal verbeterplan

Overeenkomstig mijn verzoek aan ProDemos in oktober 2019 bevat het integraal verbeterplan
concrete doelen die meetbaar en controleerbaar zijn. Bij de totstandkoming van het
plan zijn de medewerkers en Ondernemingsraad betrokken. Het eigen verbeterplan van
de RvT op basis van de op hen gerichte aanbevelingen van de commissies, is in het
integraal verbeterplan opgenomen.

Het belang van het robuuster en veiliger maken van ProDemos is een aanbeveling van
zowel de visitatie- als de onderzoekscommissie. Dit heeft ruime aandacht in het integraal
verbeterplan gekregen:

• ProDemos zet in op het bereiken van een cultuur waarin ongepast gedrag wordt benoemd
en bespreekbaar is. Sinds het najaar van 2019 vinden bewustwordingssessies plaats.
Leidinggevenden sturen op praten mét elkaar en niet óver elkaar.

• Er is een nieuwe organisatiestructuur voorgesteld die voorziet in heldere besluitvormingslijnen.

• De capaciteit van de afdeling Human Resource is uitgebreid en hiërarchisch is de afdeling
rechtstreeks onder de directeur geplaatst, waardoor de strategische positie ervan
is versterkt.

• Het aantal teamhoofden binnen de Bezoekersdienst is vergroot van 1 naar 3 personen.
De span of control per teamhoofd is aangepast op basis van werkbaarheid.

• Het profiel van managementleden is met coachend en ondersteunend leiderschap aangevuld.

• Er vinden sociaal-medische overleggen met de bedrijfsarts plaats om het ziekteverzuim
te monitoren en te bespreken.

• De rol van de vertrouwenspersoon is verstevigd en het aantal, deels externe, vertrouwenspersonen
is toegenomen.

Met deze veranderingen in het integraal verbeterplan legt ProDemos de basis voor een
versterking van de interne checks en balances5.

Positionering

In de beantwoording van de vragen van het schriftelijk overleg6 heb ik de positie van ProDemos toegelicht en heb ik mijn bevoegdheden op basis van
de statuten en de subsidieregeling ProDemos verduidelijkt. Ik gaf daarbij aan in deze
brief hierop verder in te gaan.

Mijn bevoegdheden als bestuurlijk verantwoordelijke voor de instandhouding en het
toezicht op de effectiviteit van ProDemos7 en als subsidiegever ga ik rolvaster invullen8. Ik verhelder de positie van ProDemos ten opzichte van het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna BZK). Zo zal ik jaarlijks een gesprek voeren
met de RvT. Tijdens de uitvoering van het integraal verbeterplan zal dit gesprek tweemaal
per jaar plaatsvinden. Op de agenda voor het gesprek in oktober van dit jaar staan
de voortgangsrapportage van het integraal verbeterplan, een zelfreflectie van de RvT
en de zienswijze van de RvT op het functioneren van het bestuur en van de organisatie
van ProDemos. Vanaf het jaarverslag 2020 neemt de RvT in het jaarverslag van ProDemos
een verantwoording op over de wijze waarop de toezichtrol is ingevuld en wat de bevindingen
zijn geweest. Voorafgaand aan de subsidieverstrekking en bij de subsidieverantwoording
vinden gesprekken met de directie van ProDemos over de subsidie plaats. Gedurende
het jaar kunnen gesprekken gevoerd worden om eventuele knelpunten bij het realiseren
van de subsidiedoelstellingen te bespreken. Van al deze gesprekken wordt een agenda
en een verslag gemaakt.

Financiële bijdrage Tweede Kamer

Ook de Tweede Kamer verstrekt een financiële bijdrage aan ProDemos. In het integraal
verbeterplan stelt ProDemos voor om te bezien of deze bijdrage van de Tweede Kamer
kan worden meegenomen in de subsidie die ProDemos van het Ministerie van BZK ontvangt.
Dit vanwege de overlap tussen de afspraken met de Tweede Kamer en met het Ministerie
van BZK over bezoeken aan de Tweede Kamer9. Ik laat het aan de Tweede Kamer om hierover een besluit te nemen.

Ambitie regeerakkoord: alle scholieren naar het parlement

In het regeerakkoord is afgesproken dat elke leerling een bezoek aan het parlement
brengt. Daarbij is de ambitie dat het aantal leerlingen uit het voortgezet onderwijs
dat het parlement bezoekt in 2023 groeit naar 180.000 leerlingen. ProDemos organiseert
deze bezoeken.

Voor 2020 is het beoogde aantal leerlingen dat het parlement bezoekt 130.000. In het
integraal verbeterplan geeft ProDemos aan dat de fysieke grenzen van de huisvesting
en de gevolgen voor de rondleidingen van de renovatie van het Binnenhof, leiden tot
stagnatie in de groei. Daarom stelt ProDemos voor om vanaf schooljaar 2021–2022 verantwoord
verder te groeien, maar alleen wanneer aan randvoorwaarden (logistiek, personeel,
kwaliteit en financieel) is voldaan. ProDemos geeft ook aan dat maatregelen ten gevolge
van het coronavirus van invloed kunnen zijn op de bezoekersaantallen. Het stilleggen
van de rondleidingen vanaf 13 maart vanwege het Coronavirus is voor het jaar 2020
duidelijk van invloed op het aantal rondleidingen.

Het bovenstaande vraagt om overleg tussen ProDemos en partners zoals de Eerste Kamer
en de Tweede Kamer, om samen te bepalen wat een mogelijke en verantwoorde groei van
het aantal bezoekers is, als rondleidingen door het parlementsgebouw weer mogelijk
zijn. Ik zal hiervoor het initiatief nemen.

In de tussentijd zit ProDemos niet stil en ontwikkelt alternatieve onderdelen, zodat
in deze tijd van het bewaren van onderlinge afstand toch kennisuitwisseling plaatsvindt.
Zo is een digitaal programma voor middelbare en mbo-scholen online beschikbaar gesteld,
worden online gastlessen georganiseerd voor leerlingen van het mbo en voortgezet onderwijs,
zijn digitaal twee werkbladen voor het basisonderwijs beschikbaar gesteld en is een
podcast gelanceerd10.

In onze democratische samenleving heeft ProDemos een belangrijke opdracht om de mensen
in Nederland te informeren over en te betrekken bij de democratie en de rechtstaat.
De medewerkers van ProDemos zijn betrokken en staan achter deze opdracht. Ik heb er
vertrouwen in dat ProDemos de ingeslagen weg kan vasthouden en de plannen in het integraal
verbeterplan tot een goede uitwerking kan brengen. De vorderingen en de resultaten
van de uitvoering van het integraal verbeterplan blijf ik nauwgezet volgen.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
K.H. Ollongren