Brief regering : Doorlichting Shared Service Centrum ICT (SSC-ICT)

26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 274 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 2 maart 2020

Het belang van effectief en efficiënt werkende Shared Service Organisaties (SSO’s)
ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van het Rijk is evident, hetgeen vraagt om
regelmatige monitoring. Binnen het domein I&ICT heeft recent een doorlichting plaatsgevonden
bij Shared Service Centrum ICT (SSC-ICT). Naar aanleiding van het Wetgevingsoverleg
Jaarverantwoording 2018 (Kamerstukken 35 200 VII, 35 200 B en 35 200 C, nr. 18) heb ik u geïnformeerd over de wijze waarop de SSO’s periodiek worden gemonitord
(Kamerstuk 31 490, nr. 260). In die brief heb ik gemeld dat de doorlichting van SSC-ICT 2018/2019 gekoppeld
is aan de externe doorlichting door KPMG, waarbij ik u heb toegezegd om u het rapport
en de kabinetsreactie daarop toe te zenden. Met deze kabinetsreactie doe ik die toezegging
gestand.

Het SSC-ICT is een in 2014 gevormde fusie-organisatie1 en momenteel één van de grootste ICT-dienstverleners van het Rijk. Het SSC-ICT levert
ICT-diensten aan ongeveer 40.000 rijksambtenaren bij zeven ministeries. De dienstverlening
is breed (bijvoorbeeld beheer digitale werkplekken, applicaties, exploitatie van een
overheidsdatacentrum), waarbij zowel van standaard- als maatwerk-diensten sprake is.
Het belang van SSC-ICT voor een goed functionerende Rijksdienst is daarmee groot.

In juli 2018 is interdepartementaal2 besloten tot een externe doorlichting van SSC-ICT. Directe aanleiding was een aantal
tekortkomingen in de dienstverlening.

De doorlichting is uitgevoerd door KPMG in de periode najaar 2018-najaar 2019 en besloeg
twee fasen. Fase 1 richtte zich op het in kaart brengen van de toenmalige situatie
en korte termijn verbetermaatregelen. Fase 2 concentreerde zich op meer fundamentele
maatregelen gericht op het toekomstbestendig maken van het SSC-ICT vanuit een breder
perspectief. Het onderzoek is inmiddels afgerond en uitgemond in vier rapporten. Het
betreft:

– strategisch organisatieadvies SSC-ICT van 23 oktober 2018;

– strategisch plan SSC-ICT van 18 oktober 2019;

– transitieplan toekomstvast SSC-ICT van 18 oktober 2019;

– achtergrondstudie strategisch organisatieadvies SSC-ICT van 18 oktober 2019.

Deze documenten3 treft u aan als bijlagen 1 t/m 44.

De analyse van KPMG is dat er meerdere oorzaken zijn voor de ontstane situatie: het
fusieproces is nog niet afgerond, er is sprake van een diffuus dienstverlenings-profiel,
en SSC-ICT kent een beperkte executiekracht. Dit houdt ook verband met de verschillende
eisen die departementen aan SSC-ICT (blijven) stellen. Structurele verbetering van
de dienstverlening van het SSC-ICT vraagt, aldus KPMG, om een brede organisatieontwikkeling
aan de hand van een gefaseerd ontwikkelpad. De essentie voor de komende jaren is een
scherp onderscheid tussen standaard- en maatwerkdienstverlening en een technische
inhaalslag.

Ik deel de analyse van KPMG en neem de aanbevelingen over. Deze liggen dan ook ten
grondslag aan het «programmaplan transitie SSC-ICT» d.d. 5 december 2019 (bijlage
5)5. Hierin wordt de aanpak die KPMG voorstelt geconcretiseerd en op twee punten aangescherpt
door 1) meer voorrang te geven aan voor stakeholders cruciale verbeteringen, en 2)
meer voort te bouwen op bestaande verbeteracties, met maximale inzet van het eigen
personeel. Zodoende wordt het draagvlak vergroot én kan een belangrijke versnelling
in het tijdpad worden gerealiseerd.

Een aantal korte termijn aanbevelingen van KPMG is, met instemming van betrokken departementen,
al gerealiseerd, in de vorm van:

– versteviging van de aansturing vanuit de departementen via een verbreding van hun
betrokkenheid bij de aansturing van SSC-ICT;

– temporisering van het verzorgingsgebied en terughoudendheid wat betreft nieuwe klanten
en nieuwe diensten;

– verbetering van de (financiële) informatievoorziening en verbetering van de bron-administraties.

Parallel hieraan zijn extra kostenbeheersingsmaatregelen getroffen, en is er een nieuw
kostprijsmodel ontwikkeld met een betere, transparante koppeling tussen financiën
en dienstverlening. Tevens is, door technische vernieuwing, aanscherping van en sturing
op procedures voor wijzigingsbeheer en incidentenmanagement, het aantal grote verstoringen
(zgn. major incidents) teruggedrongen. Op het gebied van beveiliging zijn verbeteringen
doorgevoerd voor de meest kritische systemen.

Dit alles heeft in 2019 effect gesorteerd, in de vorm van een positief bedrijfsresultaat
ultimo 2019, een stabielere infrastructuur en een verbeterde relatie met de afnemende
ministeries. Tevens zijn de organisatorische randvoorwaarden voor de transitie ingevuld
in de vorm van een Tijdelijke Werk Organisatie per 1 januari 2020.

Het programmaplan transitie SSC-ICT heb ik laten toetsen via een zgn. Gateway-review.
Het reviewteam komt in haar rapport «Gateway Review (strategie en bereik)» d.d. 17 december
2019 (bijlage 6) tot het oordeel dat een geslaagde implementatie zeer waarschijnlijk
is, mits er een nauwlettende monitoring van risico’s plaatsvindt6. Het reviewteam doet in dat verband een aantal suggesties, bijvoorbeeld op het terrein
van governance, draagvlak en communicatie, die ik onderschrijf en onderdeel heb gemaakt
van het programmaplan. Begin 2021 vindt opnieuw een Gateway-review plaats.

Kortom: de eerste resultaten zijn gerealiseerd en er is steun voor de transitie. De
ambitie is om de transitie in de volle breedte van de dienstverlening meetbare en
concrete baten te laten opleveren, waaronder stabielere tarieven, beveiliging structureel
op orde, minder verstoringen van dienstverlening en kortere levertijden voor grote
wijzigingen en devices.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
R.W. Knops