Brief regering : Bestuurlijk reactie op definitief Bureau ICT (BIT)-advies Eidos

Nr. 651 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 28 november 2019

Op mijn verzoek heeft het Bureau ICT (BIT) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties een toets uitgevoerd op het automatiseringsproject Eidos. Dit
project ontwikkelt een nieuw systeem, Kairos, voor de verwerking van visumaanvragen,
ter vervanging van het huidige systeem.

De Minister van Binnenlandse Zaken heeft mij het adviesrapport aangeboden, dat u hierbij
als bijlage aantreft1. Met deze brief bied ik conform de geldende procedure mijn bestuurlijke reactie aan.

Ik stel de toetsing van dit project bijzonder op prijs en neem de conclusies en aanbevelingen
van de BIT commissie ter harte. Ik kan mij vinden in de conclusie dat het ontwerp
en de testaanpak nog beter dienen te worden uitgewerkt en dat de huidige tekortkomingen
een risico vormen voor de oplevering van het systeem binnen de huidige planning. De
BIT commissie adviseert daarom het ontwerp eerst af te maken, de geconstateerde problemen
in de testaanpak op te lossen en de planning voor de ingebruikname bij te stellen.
Ik neem deze adviezen graag over.

Het ontwerp van Kairos wordt inmiddels verder uitgewerkt, waarbij rekening wordt gehouden
met de door de BIT commissie gesignaleerde punten.

Na de invoering van de eerste versie van het nieuwe systeem in april 2019 zijn al
verbeteringen doorgevoerd in de testaanpak. Deze waren op het moment van de BIT-toetsing
nog niet allemaal geïmplementeerd, maar dat is nu wel het geval.

In samenwerking met de ketenpartners worden de ketentests verder uitgewerkt, zodat
de koppelvlakken op representatieve wijze getest kunnen worden zodra deze gebouwd
zijn. Alle tests zijn gebaseerd op 4.000.000 aanvragen, een werkvoorraad van 100.000
lopende visumaanvragen, 400 gebruikers in totaal en 400 gebruikers die gelijktijdig
werken. Dit zijn aantallen die ruim boven de verwachte feitelijke gebruikswaarden
liggen.

Mede vanwege het implementeren van de geadviseerde maatregelen is de planning voor
de oplevering van Kairos 2.0, het gedeelte voor de Caribische visumaanvragen, bijgesteld.
De nieuwe opleverdatum is 7 april 2020. Het uitwerken van een alternatief plan om
het huidige systeem voor de verwerking van Caribische visa nog langer in de lucht
te houden was in gang gezet, maar op het moment van de BIT-toetsing nog niet definitief
vastgesteld. Dat is begin juni 2019 wel gebeurd en de implementatie is inmiddels ter
hand genomen. Op dit moment vindt nog de herplanning van Kairos 3.0, voor de Schengen
visumaanvragen, plaats. Om alle benodigde verbetermaatregelen te treffen zal de oplevering
naar verwachting tussen de 6 en 9 maanden opschuiven. De herplanning zal uiterlijk
eind 2019 gereed zijn. Om het mogelijk te maken langer door te kunnen werken met het
huidige visumsysteem is geruime tijd geleden gestart met het verlengen van de dienstverleningsovereenkomst
met de leverancier. Ook dit proces was ten tijde van de BIT-toetsing nog niet volledig
afgerond, maar sinds juni 2019 is het contract tot de zomer van 2021 verlengd.

Ten aanzien van de bevinding dat bepaalde functies niet instelbaar zijn wil ik de
volgende kanttekeningen plaatsen. Voor wat betreft het mechanisme waarmee de gebruiker
de te verwerken visumaanvragen kan ophalen («fetching») is er inderdaad voor gekozen
om dat niet flexibel in te richten. Dat is gebeurd om de integriteit van het visumproces
te borgen, waarvoor een duidelijke functiescheiding tussen bepaalde rollen en taken
is vereist.

Daarnaast is bij de start van de bouw van de applicatie op een aantal andere onderdelen
bewust gekozen voor een (tijdelijke) harde codering in de broncode. De benodigde workflowtool,
die een flexibele instelling van rollen en taken faciliteert, moest namelijk nog geselecteerd
worden. Er is op voorhand rekening mee gehouden dat dit in een latere ontwikkelfase
nog tot aanpassingen op die onderdelen van de applicatie zou leiden.

Ik wil als afsluiting mijn waardering uitspreken voor de waardevolle adviezen van
de BIT commissie die zullen helpen dit voor mij belangrijke project succesvol af te
ronden.

De Minister van Buitenlandse Zaken,
S.A. Blok