Brief regering : Voortgang op de implementatie van de aanbevelingen Ruys, De Leeuw en PwC

19 637 Vreemdelingenbeleid

Nr. 193 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 november 2019

In de brieven van 17 april jl.1 en 20 mei jl.2 aan uw Kamer en tijdens het Algemeen Overleg van 23 april jl. (Kamerstukken 28 844 en 19 637, nr. 181) heeft mijn ambtsvoorganger aangegeven uw Kamer nog voor de begrotingsbehandeling
van het Ministerie van Justitie en Veiligheid over de voortgang van de aanbevelingen
uit de volgende drie rapporten te rapporteren:

1. het onderzoek naar de afhandeling van de klokkenluidersmelding bij de Immigratie-
en Naturalisatiedienst (hierna IND) in 2017, door de heer Ruys;

2. de analyse naar kwetsbaarheden van het beslisproces (inclusief het leges-inningsproces)
door PricewaterhouseCoopers (hierna PwC); en

3. het onderzoek naar een vermoeden van missstand door de commissie De Leeuw.

Met deze brief geef ik uitvoering aan deze toezegging en rapporteer ik in samenhang
over de opvolging van deze aanbevelingen. Aan het einde van de brief informeer ik
u ook over de aanwezigheid van de procesvertegenwoordigers van de IND ter zitting.
In deze brief maak ik een onderverdeling in drie thema’s:

a. mandaten / kwetsbaarheden;

b. ontwikkelingen IND organisatie; en,

c. werkprocessen.

Ad a) Mandaat, autorisatie en tekenbevoegdheid en aanpak kwetsbaarheden in het beslisproces

De commissie De Leeuw is tot de conclusie gekomen dat het incidenteel is voorgekomen
dat de medewerker die in eerste aanleg een beslissing heeft genomen tevens de beslissing
in bezwaar heeft genomen. Om die reden heeft de IND in de afgelopen periode de procedures
rondom het mandaat, autorisatie en tekenbevoegdheid alsmede rondom kwetsbaarheden
in het beslisproces onder de loep genomen. Zo heeft de IND over het uitsluiten van
elke betrokkenheid van medewerkers bij de besluitvorming in eerste aanleg bij de beslissingen
op bezwaar, advies gevraagd aan de Landsadvocaat. Deze geeft aan dat het onderscheid
niet zo strikt hoeft te zijn dat er een volledige scheiding tot stand komt. Er mag
consultatie plaatsvinden. Dat neemt niet weg dat de medewerker die een besluit in
bezwaar neemt niet dezelfde medewerker mag zijn als degene die het besluit in eerste
aanleg nam. Deze aanscherping van de mandaatregeling is intussen opgenomen in de Awb-opleiding
die de medewerkers (waaronder managers) van de IND volgen en daarnaast op diverse
manieren onder de aandacht gebracht van de medewerkers. Tenslotte wordt via de eerstvolgende
aanpassing van het IND-informatiesysteem in december van 2019 geborgd dat de medewerker
die betrokken is bij een zaak in eerste aanleg niet tevens ingezet wordt op dezelfde
zaak in de fase van bezwaar.

Ten aanzien van een centrale registratie van de toegekende tekenbevoegdheden (per
werksoort of pakket van taken) heeft de IND uiterlijk in het najaar 2020 zowel procesmatig
als technisch de oplossing hiervoor gereed. Direct daarna start de implementatie hiervan.

De aanbeveling om in het informatiesysteem op te nemen welke medewerker geautoriseerd
is of niet, vergt een aanpassing van het ICT systeem. Deze technisch complexe oplossing,
die mogelijk maakt dat autorisatieregistratie van medewerkers via het informatiesysteem
van de IND plaatsvindt, is eind 2020 gereed. Zorgvuldigheid is hierbij essentieel
omdat het hier het primaire bedrijfssysteem betreft dat direct de dagelijkse productie
van de IND medewerkers mogelijk maakt.

In eerdere brieven aan uw Kamer van 9 januari jl.3 en 17 april jl. berichtte mijn ambtsvoorganger over het door de IND geïnitieerde
onderzoek van PwC naar kwetsbaarheden in het beslisproces. PwC heeft toen kwetsbaarheden
geconstateerd op het gebied van systeem, organisatie en mens. Dit rapport is niet
openbaar gemaakt omdat het kwetsbaarheden benoemt en voorkomen moet worden dat kwaadwillenden
misbruik maken van de kwetsbaarheden in het systeem. In de genoemde brieven werd aangegeven
dat er met enkele relatief eenvoudige voorgestelde beheersmaatregelen destijds direct
is gestart, zoals het vergroten van het integriteitsbewustzijn en het bevorderen van
een betere functiescheiding. De analyse en nadere duiding van de voorgestelde beheersmaatregelen,
waarbij gedacht moet worden aan technische en beleidsmatige aanpassingen, is gereed
en de IND pakt deze beheersmaatregelen nu op. In het najaar 2020 is alles gerealiseerd.

Ad b. Ontwikkeling van de IND-organisatie

In de brief van 17 april jl. meldde mijn ambtsvoorganger dat, op basis van de aanbevelingen
uit het onderzoeksrapport van de heer Ruys naar de afhandeling van de klokkenluidersmelding
bij de IND (bijlage bij Kamerstuk 19 637, nr. 2492), de IND er inmiddels voor heeft gezorgd dat aan een zorgvuldige toepassing van wet-
en regelgeving en de daarbij behorende zorgplicht wordt voldaan. In diezelfde brief
werd aangegeven dat de IND graag een moreel fitte organisatie wil zijn en dat de uitwerking
van de aanbevelingen van de heer Ruys om een cultuur te creëren waar ruimte is voor
een open gesprek, tegenspraak en kritiek, langere tijd in beslag zou nemen. Om dit
te realiseren is onder andere een meerjarenplan opgesteld: Omgangsvormen integriteit
en misstanden. Onderdeel van dit plan is dat er via bewustwording en de inzet van
instrumenten als moreel beraad, leiderschapsprogramma’s en dilemmatrainingen, in aansluiting
op het JenV Veranderprogramma, wordt gewerkt aan een verandering in de cultuur.

Voor 2020 heeft de IND daarop gerichte doelen in het jaarplan opgenomen teneinde die
in 2020 te realiseren.

De IND heeft de interne klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie uitgewerkt
in een eigen handreiking voor de IND-organisatie die het voor iedereen in de organisatie
helder maakt hoe er met vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden moet
worden omgegaan.

Naar aanleiding van de aanbevelingen van de Commissie de Leeuw is besloten de interne
kwaliteitsborging en interne controle een impuls te geven door scherper te gaan toetsen
op de uitvoering van het actuele beleid in een aangepaste kwaliteitscontrole en door
de interne audits daarop af te stemmen.

Sinds het najaar 2019 werkt de IND aan een Governance, Risk, Control en Assurance
overzicht dat de mate van control van de processen van de IND in beeld brengt. Het
eigen Team Interne Audit doet stelselmatig onderzoek op basis van risicoanalyse. Op
deze manier wordt gewerkt aan een steeds meer sluitende aanpak van interne controles.

Ten aanzien van de compliance officer geldt, dat de IND een functionaris heeft aangesteld
die een voorstel tot de invulling van deze rol binnen de IND opstelt. Begin 2020 zal
de functie van compliance officer daadwerkelijk binnen de IND zijn ingevuld.

De IND heeft door de rapporten aanvullende afspraken gemaakt met de Auditdienst Rijk
over de bepaling van steekproeven voor de kwartaalcontroles. Voor een aantal dossiers,
zoals leges, waren de steekproeven eind 2018 aangescherpt. Daarnaast wordt onderzocht
welke controles ingebouwd kunnen worden in het informatiesysteem van de IND, zodat
in de toekomst preventieve dan wel realtime signalering mogelijk wordt.

Ad c. Werkprocessen

Hoewel de maatregelen die genoemd staan bij het onderdeel «Mandaat, autorisatie en
tekenbevoegdheid aanpak kwetsbaarheden in het beslisproces» ook (deels) betrekking
hebben op een aanpassing van de werkprocessen, licht ik hier twee andersoortige zaken
uit, die gevolgen hebben voor de werkwijze in de organisatie.

De IND heeft direct actie ondernomen op de aanbevelingen die betrekking hebben op
de onderbouwing en transparantie rond potentiele intrekkingen. Bij het intrekken van
verblijfsvergunningen is het standaard om deze met een sluitende onderbouwing en voldoende
motivering in het informatiesysteem van de IND vast te leggen. Deze werkwijze is nu
overgenomen bij zaken waarin medewerkers besluiten om niet over te gaan tot intrekken.
Dit geldt zowel in zaken van reguliere vreemdelingen als van (voormalige) vreemdelingen
met een asielstatus.

De IND werkt aan een stroomlijning van het gehele proces van implementatie van wetgeving
– van richtlijn of wet tot werkinstructie en procesbeschrijving. Dit zal zijn doorwerking
hebben in de voorgeschreven werkprocessen en de inrichting van het informatiesysteem.
Dit traject is reeds gestart en wordt in de organisatie ingebed.

Aanwezigheid procesvertegenwoordiging IND ter zitting

Tijdens voornoemd AO heeft mijn ambtsvoorganger met uw Kamer gesproken over de maatregel
inzake minder aanwezigheid van de procesvertegenwoordigers van de IND ter zitting.
Ik kan u melden dat deze maatregel vanaf 1 oktober jl. gefaseerd wordt afgebouwd omdat
er inmiddels is voorzien in extra mensen die opgeleid zijn voor dit werk. Dit betekent
dat de IND eind 2019 in alle zaken waarin dat nodig is schriftelijk verweer zal voeren
en in zaken waarin een uitnodiging van de rechtbank ligt om te verschijnen ter zitting
mondeling verweer zal voeren.

Tenslotte

Het totaal van maatregelen geeft mij het vertrouwen dat de IND op de goede weg is
en de uitvoering van de aanbevelingen in de genoemde rapporten serieus heeft opgepakt.
Een aantal reeds genomen maatregelen hebben nu al effect, andere maatregelen hebben
meer tijd nodig.

De Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid, A. Broekers-Knol