Brief regering : Onderzoek naar de melding van de oud-Defensiefotograaf

Nr. 46 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 12 november 2019

In mijn brief van 19 december 2018 (Kamerstuk 35 000 X, nr. 80) liet ik uw Kamer weten dat ik zou nagaan op welke wijze Defensie is omgegaan met de melding van een oud-Defensiefotograaf. Ik besloot dat
na te gaan door middel van een onderzoek naar het meldingsproces. Bij brief van 20 februari
2019 heb ik uw Kamer geïnformeerd over de aard van het onderzoek, de namen van de
onderzoekers en de onderzoeksopdracht (Kamerstuk 35 000 X, nr. 101). De onderzoekscommissie, vanaf nu aangeduid als de commissie, kreeg als werktitel: Onderzoekscommissie Meldingsproces oud-Defensiefotograaf. Het
onderzoeksresultaat is op 6 september aangeboden aan Defensie.

Alvorens het aan uw Kamer te sturen, vond ik het gepast dat het resultaat eerst met
de oud-Defensiefotograaf en diens raadsman zou worden besproken. Nu dit is gebeurd,
bied ik u het rapport van de commissie aan1 en reageer ik op de bevindingen. Tevens licht ik de vervolgstappen toe.

Aanpak

De commissie heeft, mede op basis van gesprekken met de oud-Defensiefotograaf, diens
raadsman en een tiental (oud) medewerkers, het meldingsproces gereconstrueerd. Deze
reconstructie geeft een weergave van de wijze waarop Defensie is omgegaan met de melding
en hoe daarover is gecommuniceerd met de oud-Defensiefotograaf en diens raadsman.
De commissie geeft verder een beschrijving van de meldingsstructuur anno 2017 en een
analyse van het verloop van het meldingsproces in deze zaak.

Context

Alvorens inhoudelijk in te gaan op de bevindingen en aanbevelingen, is het goed om
op te merken dat de commissie zelf stelt in haar rapport dat het onderzoek zich, conform
opdracht, heeft gericht op één specifieke zaak en dat het mogelijk is dat deze niet
representatief is voor de wijze waarop binnen Defensie met meldingen wordt omgegaan.
De toepasbaarheid van de aanbevelingen in den brede, moet door de Defensieorganisatie
worden bezien. Voor een meer algemeen beeld verwijs ik daarom naar de brief over de
evaluatie van klachtbehandeling bij Defensie (Kamerstuk 34 919, nr. 45 van 29 oktober 2019) en de brief met het rapport van de commissie sociaal veilige
werkomgeving Defensie (Giebels, Kamerstuk 35 000 X, nr. 75 van 12 december 2018).

De commissie wijst er tevens op dat op het moment van het schrijven van het rapport,
de implementatie van de aanbevelingen van Giebels gaande was. Verder wijst de commissie
er op dat het meldingsproces van de oud-Defensiefotograaf zich heeft afgespeeld in
de periode waar de commissie-Giebels ook al onderzoek naar heeft gedaan. Een aantal
constateringen die de commissie doet, zijn als gevolg van het onderzoek door de commissie-Giebels
en de evaluatie van de klachtbehandeling bij Defensie, daarmee reeds bekend.

Bevindingen

In het rapport wijst de commissie op meerdere knelpunten. Zij is van mening dat er
onduidelijkheden zijn ten aanzien van de meldstructuur. Daarnaast constateert de commissie
enkele punten die specifiek zijn voor deze zaak. Dan gaat het vooral om het gebrek
aan rolvastheid. De kritiekpunten over een te formalistische benadering van het begrip
«melding» en het breder dan noodzakelijk delen van personeelsvertrouwelijke informatie,
komen overeen met de eerdere bevindingen door commissie-Giebels en de evaluatie van
de klachtbehandeling bij Defensie. Ik constateer dat de commissie van mening is dat
Defensie op bepaalde momenten onvoldoende zorgvuldig en te weinig voortvarend heeft
gehandeld. Al met al, laat het rapport zien dat het in deze casus op een aantal punten
anders en beter had gemoeten.

In het licht van de door uw Kamer gestelde vraag om in het onderzoek te bezien hoe
de melding bij de eenheid terecht is gekomen, merk ik op dat de commissie vaststelt
dat uit haar onderzoek niet volgt dat de melding de eenheid bereikt heeft door toedoen
van Defensie. Dat is relevant omdat uit uitlatingen van de oud-Defensiefotograaf in
de pers, kan worden opgemaakt dat dit voor hem van doorslaggevende betekenis is geweest
voor (het verliezen van) zijn vertrouwen in Defensie.

Aanbevelingen

De commissie doet drie aanbevelingen. Ten eerste beveelt zij aan om de melding zo
spoedig mogelijk op een zorgvuldige wijze in behandeling te nemen op basis van alle
reeds beschikbare informatie.

Ten tweede doet de commissie de aanbeveling om de bestaande instructies en handreikingen
over het meldingsproces tegen het licht te houden en er één basisdocument van te maken,
waarin alle informatie over het meldingsproces is opgenomen. Daarin dient aandacht
te worden besteed aan structuur, processen en aan de cultuur rondom het meldingsproces.
Ook dienen leidinggevenden en medewerkers naar dit document te worden verwezen.

Tot slot beveelt de commissie aan om specifieke aandacht te besteden aan vertrouwelijkheid
in het meldingsproces door vertrouwelijkheid zoveel mogelijk te borgen in de te volgen
procedure. Dit geldt – wat de commissie betreft – nadrukkelijk (ook) voor het vertrouwelijk
kunnen melden bij leidinggevenden. De commissie denkt daarbij aan het vragen van toestemming
aan de melder om contact op te nemen met andere spelers en beveelt aan goed na te
denken over de wijze waarop en waarom personeelsvertrouwelijke informatie gedeeld
wordt.

Vervolgstappen

Dit rapport en de aanbevelingen zijn voor Defensie van belang. De commissie heeft
in mijn ogen grondig onderzoek verricht en ik dank haar dan ook voor het delen van
haar bevindingen en het doen van heldere aanbevelingen. Ik neem deze aanbevelingen
over.

Ik ben mij bewust van de onduidelijkheid van processen en procesbeschrijvingen en
erken de door de commissie genoteerde problematiek. In mijn brief over de evaluatie
klachtbehandeling (Kamerstuk 34 919, nr. 45 van 29 oktober 2019), het rapport van de commissie sociaal veilige werkomgeving Defensie
(Giebels, Kamerstuk 35 000 X, nr. 75 van 12 december 2018) en in reactie op het jaarrapport 2019 van de Visitatiecommissie
Defensie en Veiligheid (Verbeet, Kamerstuk 34 919 X, nr. 39 van 18 juni 2019), laat Defensie zien, bezig te zijn met het zetten van gerichte
stappen naar verbetering en vereenvoudiging van het integriteitsstelsel waaronder
het meld- en klachtproces. Voorbeelden hiervan zijn de bijscholing van onze vertrouwenspersonen
op het gebied van klacht- en meldprocessen, de uitbreiding van het aantal interne
onderzoekers bij de Centrale Organisatie Integriteit Defensie en de aanstaande ontkoppeling
en onafhankelijke positionering van het Meldpunt Integriteit Defensie. Helaas is gebleken
dat de bouw van een adequaat ICT-systeem voor het registreren van meldingen meer tijd
kost dan voorzien. Op dit moment wordt bezien wat de nieuwe realisatiedatum zal zijn.

Opvolging aanbeveling 1

In mijn brieven aan uw Kamer van 19 december 2018 en 21 februari 2019 heb ik aangegeven
voornemens te zijn om onderzoek te laten doen naar de vermoedelijke integriteitsschendingen
waarover de oud-Defensiefotograaf melding wilde doen, te weten beweerdelijke misdragingen door Mariniers tijdens
de EUFOR missie in 2008 en 2009 in Tsjaad. De commissie beveelt aan om de melding
van de oud-Defensiefotograaf, zo spoedig mogelijk in behandeling te nemen op basis
van de reeds beschikbare informatie. We gaan hiermee aan de slag en ik zal uw Kamer
informeren over de onderzoeksresultaten zodra deze beschikbaar zijn.

Opvolging aanbeveling 2 en 3

Op basis van de aanbevelingen van de commissie Giebels (sociaal veilige werkomgeving
bij Defensie) en de evaluatie van de klachtbehandeling bij Defensie, ben ik gestart
met het ontwikkelen van meer toegankelijk informatiemateriaal, zowel voor de medewerkers
als voor leidinggevenden. De informatie over het meld- en klachtproces is onlangs
vereenvoudigd en er wordt een toegankelijke informatieve illustratie (zogenaamde infographic) gemaakt over hoe en waar men kan melden. Daarnaast zal er na de herziening en vereenvoudiging
van het meldsysteem, één basisdocument voor zowel medewerkers en leidinggevenden geïntroduceerd
worden (zie de brief evaluatie klachtbehandeling, Kamerstuk 34 919, nr. 45 van 29 oktober 2019).

De aanbevelingen ten aanzien van het proactief handelen op signalen, de formalistische
uitleg van het begrip «melding» en de zorgvuldigheid en transparantie over de geboden
vertrouwelijkheid, zullen in de inrichting van het meldproces worden meegenomen.

Tot slot

Zoals u weet, maak ik mij er hard voor dat alle medewerkers van Defensie zich bij
elkaar en bij de organisatie veilig moeten kunnen voelen. Mede daarom is het belangrijk
dat het proces rond het melden van de oud-Defensiefotograaf is onderzocht en dat vervolgstappen
kunnen worden gezet. De resultaten van dit onderzoek zullen door Defensie worden gebruikt
om het reeds ingezette traject aan te vullen.

De Staatssecretaris van Defensie, B. Visser