Brief regering : Reactie op rapporten ProDemos

Nr. 22 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 28 oktober 2019

Met deze brief bied ik u twee rapporten over ProDemos aan, met mijn reactie daarop.
Het eerste rapport (bijlage 1) betreft de bevindingen van de Commissie van onderzoek
inzake misstanden ProDemos- Huis voor democratie en rechtsstaat (hierna: onderzoekscommissie)
onder leiding van de heer Tj.H.J. Joustra1. Het tweede rapport (bijlage 2) betreft de bevindingen van de visitatiecommissie
ProDemos (hierna: visitatiecommissie) onder leiding van de heer R. Bisschop2.

Aanleiding onderzoeken

De Voorzitter van de Tweede Kamer en ik hebben op 20 mei 2019 de heer Joustra gevraagd
om een commissie te vormen voor het uitvoeren van een extern onafhankelijk onderzoek
na meldingen van misstanden bij ProDemos. Ik heb vervolgens de onderzoekscommissie
op 13 juni 2019 ingesteld. Dit onderzoek richt zich vooral op deze meldingen en de
cultuur en algemene werkwijze binnen ProDemos die de context vormen waarin de vermeende
misstanden zijn ontstaan. De onderzoekscommissie is gevraagd hierover een oordeel
te geven en aanbevelingen te doen.

Eerder dit jaar heb ik de visitatiecommissie benoemd. Deze visitatiecommissie heeft
de tweede visitatie van ProDemos uitgevoerd. De eerste visitatie vond in 2014 plaats3. Het onderzoek van de visitatiecommissie is gebaseerd op het visitatieprotocol. Het
richt zich op de relevantie van de missie en de doelstellingen van ProDemos, de kwaliteit
van de organisatie, de wijze waarop ProDemos uitvoering geeft aan de opdracht, de
productiviteit en het publieksbereik en de condities voor continuïteit.

Bevindingen van de onderzoekscommissie

De commissie heeft onderzoek gedaan naar (de context van) grensoverschrijdend gedrag
en de wijze waarop bij ProDemos met de signalen daarvan is omgegaan. Ook heeft deze
commissie bezien of en zo ja, welke structurele kenmerken hieraan ten grondslag liggen.

De onderzoekscommissie concludeert dat bevlogen en inhoudelijk gedreven en loyale
medewerkers die trots zijn op de organisatie in het hart van de democratie kenmerkend
zijn voor ProDemos.

Kritisch is de onderzoekscommissie over de aanpak van de signalen over grensoverschrijdend
gedrag, de nazorg voor de medewerkers en het interne onderzoek naar de kwestie van
grensoverschrijdend gedrag. Zo heeft het, volgens de onderzoekscommissie, te lang
geduurd voordat de directie en het MT van ProDemos de signalen over grensoverschrijdend
gedrag hebben opgepakt en is het interne onderzoek onvoldoende deugdelijk uitgevoerd.

Ook is de onderzoekscommissie kritisch over structurele tekortkomingen in de organisatie
van ProDemos en de werkcultuur, waar volgens de onderzoekscommissie de grenzen tussen
het persoonlijke en het professionele onvoldoende duidelijk zijn.

Verder meent de onderzoekscommissie dat de Raad van Toezicht van ProDemos onvoldoende
op de hoogte was van de klachten over ongewenste omgangsvormen en de aanpak daarvan.
Voorts meent de onderzoekscommissie dat de positionering van ProDemos onhelder is,
wegens het dubbele karakter van de relatie met mijn ministerie en de Tweede Kamer
als subsidiegever en opdrachtgever tegelijk.

Op basis van deze conclusies doet de onderzoekscommissie vier aanbevelingen:

1. Zie erop toe dat het personeelsbeleid van ProDemos op orde komt.

2. Zie toe op versterking van de integriteit.

3. Verduidelijk de positionering van de stichting.

4. Zorg voor versterking van de interne checks en balances met het oog op een robuust
stelsel van kwaliteitsbewaking, controle en verantwoording.

Bevindingen van de visitatiecommissie ProDemos

Evenals bij de vorige visitatiecommissie komt uit het onderzoek van deze visitatiecommissie
een positief beeld van ProDemos naar voren. Aan de hand van het visitatieprotocol
onderzocht de visitatiecommissie of de door ProDemos uitgevoerde zelfevaluatie een
getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.

Het onderzoek heeft zich, als voorgeschreven, gericht op vier onderdelen: algemeen,
publieksbereik, samenwerking en bedrijfsvoering. Deze vier onderdelen heeft de visitatiecommissie
met het beoordelingskader van het visitatieprotocol beoordeeld. De beoordelingen variëren
van voldoende tot goed tot excellent. Op geen enkel (sub)onderdeel is de beoordeling
slecht of onvoldoende. De visitatiecommissie heeft zich nadrukkelijk niet gericht
op de meldingen over grensoverschrijdend gedrag en zaken die hieraan gerelateerd zijn,
omdat dit object was van de onderzoekscommissie.

De visitatiecommissie ziet een inspirerende organisatie. ProDemos heeft een sterke
pioniersmentaliteit en betrokken medewerkers. De organisatie maakt zich sterk om de
concepten die ten grondslag liggen aan de democratische rechtsstaat te vertalen op
een aansprekende manier voor een diverse doelgroep. De conclusie van de visitatiecommissie
is dat de organisatie daarin goed slaagt.

De visitatiecommissie voorziet dat de regeerakkoordopgave voor de groei van het aantal
scholieren dat via ProDemos het parlement bezoekt, de organisatie de komende jaren
voor uitdagingen stelt. De renovatie van het Binnenhof maakt de opgave des te uitdagender.
De commissie vraagt hiervoor aandacht en is nog niet geheel overtuigd dat de groei
realistisch is, gezien de huidige stand van de huisvesting, de renovatie van het Binnenhof
en de werkdruk van het personeel.

Ook beveelt de visitatiecommissie aan om de bedrijfsvoeringaspecten te versterken.
Hierbij heeft de visitatiecommissie vooral het oog op personele zaken (hoge werkdruk,
bovengemiddeld ziekteverzuim) en kwaliteitszorgprocessen: een professionaliseringslag
in de vorm van standaardisering en procedures, versterking van de onderdelen Human
Resources, ICT en facilitaire zaken, het structureel en op eenduidige wijze voeren
van functionerings- en beoordelingsgesprekken, het actief organiseren van tegenspraak
en een goed functionerend reserveringssysteem dat de groei aankan. De visitatiecommissie
constateert tevens dat de huisvesting aan de krappe kant is.

Samenvattend is de visitatiecommissie positief over de uitvoering van de primaire
taak door ProDemos, maar acht zij verdere professionalisering van de organisatie nodig
op met name personeelsgebied, ICT-gebied en kwaliteitszorg.

Als gebruikelijk kreeg ProDemos gelegenheid tot wederhoor. Dit wederhoor maakt deel
uit van het rapport. ProDemos geeft aan verheugd te zijn met de aanbevelingen. Zij
gaat de komende tijd de aanbevelingen van de visitatiecommissie omzetten in concrete
maatregelen en beleid, in samenhang met de (besluitvorming over) de aanbevelingen
van de onderzoekscommissie onder leiding van de heer Joustra.

Reactie op de bevindingen van de onderzoekscommissie en de visitatiecommissie

Hoewel beide commissies een verschillende opdracht hadden, komen zij op bepaalde punten
tot gelijksoortige opmerkingen en aanbevelingen.

Dit geldt bijvoorbeeld voor de noodzaak voor meer aandacht voor de bedrijfsvoeringaspecten
waaronder de werkdruk van de medewerkers, en voor de afspraak in het regeerakkoord
over de groei van het aantal scholieren dat via ProDemos het parlement bezoekt in
relatie tot wat de organisatie aan kan.

Onderzoekscommissie

De onderzoekscommissie komt op grond van het onderzoek dat zij heeft verricht tot
stevige conclusies. Ik kan mij hierin vinden. Grensoverschrijdend gedrag is onacceptabel
en moet direct op adequate wijze, zoals omschreven door de commissie, worden aangepakt.
Daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor de Raad van Toezicht.

Ik onderschrijf daarom de aanbevelingen van de onderzoekscommissie. Het zijn aanbevelingen
die de organisatie versterken en bijdragen aan een gezond en veilig werkklimaat. Uitvoering
van deze aanbevelingen is nodig om de voorbeeldfunctie van ProDemos bij het toepassen
van democratische waarden te waarborgen. Daarmee kan ProDemos de opdracht om op onafhankelijke
en onpartijdige wijze kennis over de democratische rechtsstaat over te dragen, vaardigheden
om deel te nemen aan democratische processen te vergroten en democratisch burgerschap
te bevorderen, op de positief gewaardeerde wijze blijven uitvoeren, zoals het al jaren
doet.

Visitatiecommissie

De aanbevelingen die de visitatiecommissie op de vier visitatieonderdelen doet, zijn
praktisch gericht, realistisch en haalbaar. Daarmee biedt de visitatiecommissie ProDemos
goede handvatten om de uitdagingen aan te gaan en de organisatie zich verder te laten
ontwikkelen tot een robuuste en kwalitatief hoogstaande organisatie, die een cruciale
rol vervult op het terrein van democratie en rechtsstaat. Ik ben blij dat ProDemos
de aanbevelingen van de visitatiecommissie omhelst en heeft aangegeven deze te zullen
omzetten in concrete maatregelen en beleid.

Maatregelen

De afgelopen maanden heeft ProDemos reeds maatregelen genomen naar aanleiding van
het grensoverschrijdende gedrag door een leidinggevende. De onderzoekscommissie noemt
in haar rapport enkele van die door ProDemos al genomen maatregelen. Van de andere
door ProDemos reeds genomen maatregelen heb ik kennisgenomen. Deze zijn een goed begin.

Ondanks deze inmiddels gezette stappen vind ik, mede op basis van beide rapporten,
dat op korte en lange termijn meer kan en moet gedaan worden om de achterliggende
problemen duurzaam aan te pakken.

Ik ga daarom op de kortst mogelijke termijn met de Raad van Toezicht in gesprek over
de uitvoering van aanbevelingen van beide commissies. De verdere professionalisering
van de organisatie staat daarbij voorop. Ik zal hen daarom het volgende vragen:

1. Het uiterlijk in april 2020 aan mij voorleggen van een integraal verbeterplan, waarin
de vier aanbevelingen van de onderzoekscommissie voortvarend en ambitieus uitgewerkt
worden. Dit met concrete doelen en stappen, die meetbaar en controleerbaar zijn. Dit
verbeterplan moet op steun kunnen rekenen van de medewerkers van ProDemos, zowel degenen
in vaste dienst als diegenen die niet in vaste dienst zijn. Ook de ondernemingsraad
dient dit plan te steunen.

2. Het meenemen van de aanbevelingen van de visitatiecommissie, in het bijzonder die
over de bedrijfsvoering, bij het verbeterplan.

3. Het in kaart brengen van de randvoorwaarden waaronder ProDemos deze verbeterstappen
kan zetten.

4. Het betrekken van de omgeving, waaronder het parlement, bij de totstandkoming van
dit verbeterplan.

5. De voortgang van de implementatie moet extern en onafhankelijk worden gemonitord.
De Raad van Toezicht en directie zullen deze onafhankelijke en openbare voortgangsrapportage
tweemaal per jaar met mij bespreken.

6. De Raad van Toezicht zal ook een eigen verbeterplan (laten) opstellen, gebaseerd op
de op hen gerichte aanbevelingen. Dit wordt betrokken in de hiervoor bedoelde voortgangsgesprekken.

7. Vooruitlopend op het verbeterplan zullen de Raad van Toezicht en directie voor eind
november van dit jaar betekenisvolle stappen zetten om de integriteit en veilige werkomgeving
voor de medewerkers aantoonbaar te verbeteren.

Eén van de aanbevelingen betreft de positionering van de stichting ProDemos in relatie
tot mijn ministerie. Deze aanbeveling neem ik ter harte en ook hierover ga ik spoedig
in gesprek met de Raad van Toezicht van ProDemos. Daarbij worden de verschillende
rollen die aan de orde zijn in de relatie tussen ProDemos en mijn ministerie, alsmede
de invulling daarvan nadrukkelijk betrokken. Zeker in het licht van de verdere professionalisering
van ProDemos is de verhouding tot de subsidiegever een belangrijk aandachtspunt.

De aanbevelingen en de opvolging daarvan zijn ook van belang voor de beide Kamers
van het parlement. Met hen en met ProDemos bekijk ik hoe hieraan invulling kan worden
gegeven.

Tot slot

Tot slot dank ik de leden en de secretarissen van de onderzoekscommissie en van de
visitatiecommissie hartelijk voor hun werk en voor de intensieve betrokkenheid die
zij hebben getoond, alsook voor de nuttige aanbevelingen die zij hebben gegeven.

Binnenkort spreek ik de Raad van Toezicht en de directie van ProDemos over de te nemen
maatregelen. Van een organisatie als ProDemos mag een hoge standaard worden verwacht.
Het beeld dat de onderzoekscommissie schetst past daar niet bij en noodzaakt tot het
snel nemen van passende maatregelen.

Ik sta voor de belangrijke missie en opdracht die ProDemos heeft in onze democratische
samenleving. Daarbij beschikt ProDemos met zijn betrokken, inhoudelijk gedreven en
loyale medewerkers over belangrijk kapitaal. Met deze belangrijke pijlers, heb ik
er vertrouwen in dat ProDemos aan de hand van de aanbevelingen van beide commissies
de uitdagingen waarvoor de organisatie staat, goed en voortvarend gaat aanpakken.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, K.H. Ollongren