Brief regering : Voortgangsbericht integriteitsincident RWS

Nr. 187
BRIEF VAN DE MINISTER VAN INFRASTRUCTUUR EN WATERSTAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 juli 2019

Op 12 maart jl. heb ik u op de hoogte gesteld van een ernstig integriteitsincident
binnen mijn ministerie.

Het incident heeft betrekking op een medewerker van Rijkswaterstaat die wordt verdacht
van fraude. Op basis van de informatie die op dat moment bekend was heb ik u bericht
dat het zich liet aanzien dat deze medewerker vanaf 2014 valse facturen heeft ingediend,
waarmee voor zover toen bekend een bedrag is gemoeid van circa € 1,7 miljoen. Ik heb
dit zeer hoog opgenomen.

Naar aanleiding hiervan heb ik u laten weten een aantal maatregelen te hebben genomen.

Ik informeer u hierbij over de voortgang van de genomen maatregelen.

Intern onderzoek

Na de melding is direct gestart met een intern onderzoek. Op basis van dit onderzoek
is vastgesteld dat de fraude heeft plaatsgevonden door middel van het indienen van
valse facturen via het zogenoemde proces van de light inkopen. Dit zijn eenvoudige
inkoopopdrachten voor producten of diensten tot een maximum van € 15.000 excl. BTW,
waarvan uitgesloten zijn de opdrachten waarvoor raamovereenkomsten bestaan, opdrachten
voor inhuur, reisdeclaraties en aanschaf van activa. Hiervoor bestaat ministerie-breed
een vereenvoudigd beheersregime1, waarbij de opdrachtverstrekking en het vaststellen van de prestatie in één hand
is, met achteraf goedkeuring door de budgetverantwoordelijke. De betrokkene van het
integriteitsincident was in de positie van een light inkoper op basis waarvan betrokkene
tot € 15.000 opdrachten kon verstrekken en akkoord kon geven voor prestatie. Zowel
uit het interne onderzoek alsook uit het politie-onderzoek tot nu toe zijn geen aanwijzingen
naar voren gekomen dat andere ambtenaren zijn betrokken. Dit geldt ook voor de betrokken
budgethouders. Dat dit toch kon gebeuren wordt in belangrijke mate geweten aan de
vertrouwensrelatie tussen budgethouder en medewerkers.

De eerste vastlegging van de crediteurengegevens gebeurt voor het gehele departement
door de directie Integrale Bedrijfsvoering IenW. Dit is één van de centrale directies
van het kerndepartement. Bij de indiening van de eerste factuur van een nieuwe crediteur
stuurt Rijkswaterstaat deze factuur, via een workflow, door naar het ministerie en
worden de stamgegevens van deze nieuwe crediteur bij het ministerie aangemaakt ten
behoeve van deze en volgende betalingen. Uit het interne onderzoek is gebleken dat
de controle van de gegevens van een nieuwe leverancier niet 100% sluitend is, waardoor
deze fictieve crediteuren in de administratie konden worden opgenomen.

Uit het interne onderzoek is voorts gebleken dat, in aanvulling op de eerder reeds
gemelde fraude die heeft plaatsgevonden tussen 2014 en 2019, ook in de periode juni
2012 tot en met juni 2014 door betrokkene voor ruim € 634.000 aan valse facturen is
betaald. Dit betekent dat het totale fraudebedrag op dit moment ruim € 2,3 miljoen
omvat. Ook bij deze facturen gaat het, op één uitzondering na, om light inkopen (één
valse factuur is via het «reguliere» bestellingenproces gelopen).

Verder heeft de politie gesignaleerd dat er in 2012 sprake is geweest van rechtstreekse
betalingen van een leverancier aan betrokkene. Het zou hier gaan om een situatie waarin
betrokkene voor eigen gewin goederen van RWS aan de leverancier heeft verkocht voor
een totaal bedrag van € 18.000,-. Dit is nog onderwerp van het interne onderzoek.

Het interne onderzoek nadert de eindfase. Er vindt op dit moment nog nader onderzoek
plaats naar de hiervoor genoemde verkoop van goederen, waarbij ook specifiek wordt
gekeken naar de wijze waarop dit heeft kunnen plaatsvinden. Daarnaast wordt voor alle
zekerheid nog onderzocht of er aanwijzingen zijn voor fraude op andere gebieden, zoals
het P-domein (bijv. onterechte declaraties). De verwachting is dat het interne onderzoek
in de zomer kan worden afgerond.

Disciplinaire maatregelen

De eerste resultaten van het interne onderzoek zijn aan betrokkene voorgelegd. Deze
feiten zijn door betrokkene bevestigd. Op basis hiervan is aan betrokkene per 15 mei
jl. strafontslag opgelegd.

Politieonderzoek

De politie is met prioriteit eveneens direct na de melding gestart met haar onderzoek.
Het politieonderzoek zal naar verwachting binnenkort worden afgerond. Op dat moment
zal de totale fraude in een definitieve aangifte worden vastgelegd. Na afronding van
het politieonderzoek zal het Openbaar Ministerie de zaak beoordelen om te kunnen beslissen
over het instellen van vervolging.

Extern onderzoek

Ook is in opdracht van Rijkswaterstaat door een extern bureau onderzoek gedaan naar
het inkoop- en betaalproces. De hoofdconclusie is dat het light inkoopproces en de
vastlegging van de crediteuren nog onvoldoende waarborgen bevatten om onverschuldigde
betalingen in geval van een integriteitsincident te kunnen uitsluiten. Het rapport
geeft diverse aanbevelingen om het (light) inkoopproces verder te borgen. De conclusie
op de vraag of zich (vergelijkbare) gevallen van dubieuze facturen hebben voorgedaan,
is dat op basis van de uitgevoerde analyse dit op dit moment nog niet met zekerheid
kan worden vastgesteld. Er zijn geen concrete aanwijzingen. Dit wordt wel nader onderzocht.
Geconcludeerd wordt voorts dat light inkopen verdergaand onder bestaande raamcontracten
kunnen plaatsvinden, dan wel onder nieuwe raamcontracten of andere inkoopkanalen kunnen
worden gebracht.

De aanbevelingen richten zich op:

– De vastlegging van de crediteurenstamgegevens en de controle hierop;

– Het verduidelijken van de rol en verantwoordelijkheid van alle betrokkenen in het
light inkoopproces, inclusief de vastlegging van de crediteurenstamgegevens;

– Het aanscherpen van verschillende controles, onder andere door het uitvoeren van spendanalyses
en het meer gebruik maken van beschikbare technologie voor het geautomatiseerd uitvoeren
van controles;

– Onderzoek naar mogelijkheden om light inkopen onder raamcontracten of andere inkoopkanalen
te doen.

Ik neem deze aanbevelingen ter harte om herhaling te voorkomen. De verbetermaatregelen
richten zich op korte termijn (met prioriteit) op:

– Een integrale controle van alle crediteurenstamgegevens SAP met de gegevens van de
Kamer van Koophandel;

– Een eenmalige naam (crediteur) – (bankrekening)nummer controle, daarna structureel
in te regelen;

– Nadere afspraken tussen Rijkswaterstaat en het ministerie over de rollen en verantwoordelijkheden
bij het aanleveren, vastleggen, wijzigen en controleren van de crediteurenstamgegevens;

– Het verduidelijken – en zo nodig nader ondersteunen – van de rol en verantwoordelijkheid
van de budgethouder en andere betrokkenen;

– Het versterken van de monitoring op het light inkoopproces.

Daarnaast wordt bezien op welke wijze spendanalyses de beheersing van de light inkopen
kunnen versterken, waarbij mogelijk light inkopen onder bestaande dan wel nieuwe raamcontracten
of andere inkoopkanalen kunnen worden gebracht. Dit valt onder een zwaarder beheersregime
met een beperkt aantal leveranciers, waardoor de risico’s voor de light inkopen zullen
afnemen. Tevens wordt bezien of geautomatiseerde controles kunnen bijdragen aan het
professionaliseren van het proces en het detecteren van afwijkingen.

Ik zal uw Kamer informeren over de voortgang en resultaten van de verbeteracties.

De Minister van Infrastructuur en Waterstaat,
C. van Nieuwenhuizen Wijbenga