Brief regering : Reactie op definitief BIT-advies inzake Gemeenschappelijke Centrale Meldkamer (GCMK)

Nr. 596
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 5 maart 2019

Hierbij bied ik u het BIT-advies op het project Gemeenschappelijke Centrale Meldkamer
(GCMK) aan1 met mijn reactie op het advies. Het BIT-advies geeft aan dat het project GCMK in
ernstige problemen verkeert en al geruime tijd in voorbereiding is zonder iets op
te leveren. Het BIT-advies is voor mij aanleiding het project tijdelijk on hold te
zetten. Hieronder licht ik dit toe.

Aangezien sprake is van een geheim inkooptraject, mogen bepaalde zaken, zoals de naam
van de installateur, niet genoemd worden omdat dit «gerubriceerde informatie» betreft.
Vandaar dat deze informatie zowel in deze reactie als in het BIT-advies is «afgelakt».

Advies 1: Neem een besluit over voortzetting van het project

BIT stelt voor de kwalitatieve baten van de GCMK, zoals een gebiedsgerichte aanpak,
concreet te maken en na te gaan of er goedkopere alternatieven zijn om deze baten
te bereiken. Hoewel de positieve financiële businesscase waarmee het project is gestart, inmiddels
grotendeels is verdwenen, ben ik van mening dat het veranderende veiligheidsklimaat
andere eisen stelt aan de organisatie rondom gebouw overstijgende calamiteiten en
incidenten. Ik ben van mening dat de GCMK hierin een belangrijk rol zou kunnen vervullen.
Desalniettemin neem ik het advies van het BIT in deze over en heb ik COT (Instituut
voor Veiligheids- en Crisismanagement) gevraagd mij hierover nader te adviseren. Naast
het COT is ook de Rijks-BVA nauw betrokken. Ik zal u over de uitkomsten van dit onderzoek
informeren.

Advies 2: Neem maatregelen om uitloop in tijd en geld te voorkomen

Ik herken de conclusies van het BIT. De opstart van het project is indertijd moeizaam
geweest. Draagvlak voor gemeenschappelijkheid moest nog gevonden worden in een tijd
waarin de verantwoordelijkheden voor beveiliging en veiligheid aan het verschuiven
waren. Toen de uitvoerende organisaties de eigen projectorganisatie op orde hadden,
werd voortgang geboekt. De afgelopen twee jaar zijn er systeeminventarisaties gedaan,
architectonische uitgangspunten bepaald, het functioneel ontwerp is afgerond en het
inkooptraject is opgestart. Inmiddels is het project zo ver dat er gegund zou kunnen
worden, wat betekent dat er begonnen zou kunnen worden met de feitelijke realisatie
van de GCMK. Onderdeel van dat inkooptraject is onder meer ook het borgen van de beheersing
van het project. In dat kader is bewust gekozen voor het beproefde concept van Design
& Build om verdere uitloop in tijd en geld te voorkomen.

BIT stelt voor dat ........... verantwoordelijkheid neemt voor het hele systeem, inclusief
............ Er is door de opdrachtgever uitgebreid onderzoek gedaan naar de geschiktheid
van............ Als dit platform wordt voorgeschreven past het niet de verantwoordelijkheid
daarvoor bij........... te leggen. Overigens ligt het door BIT benoemde risico qua
pakketkeuze vooral in de koppelbaarheid van het platform op onderliggende systemen,
en was dit bij de onderzoeksfase juist het doorslaggevende criterium om voor...........
te kiezen............ is een systeem dat expliciet is ontwikkeld om als managementplatform
te kunnen functioneren met de diverse beveiligingsystemen zoals uiteenlopende leveranciers
deze op de markt aanbieden met leveranciers-eigen specificaties............ is een
van de meest universele koppelplatformen die op de markt verkrijgbaar zijn, waardoor
maatwerk tot een absoluut minimum wordt teruggedrongen.

BIT stelt voor op korte termijn afspraken te maken met het consortium Poort Centraal
voor Rijnstraat over het verstrekken van de technische specificaties (...). Ik kan me goed vinden in de suggestie van het BIT om hier goede afspraken over te
maken. Daarbij merk ik op dat alle functionele specificaties inmiddels volledig door
de leverancier van het beveiligingssysteem zijn gedocumenteerd, en we in vergevorderd
stadium zijn met de gesprekken met het consortium Poort Centraal, waarmee dit punt
door de actualiteit is ingehaald.

BIT stelt voor te zorgen dat validatie om de juiste werking van de GCMK vast te stellen
met voldoende diepgang wordt uitgevoerd. Als het project wordt voortgezet zal Quality Assurence van de markt benut worden
om met en voor het RVB vorm te geven aan de acceptatie. Overigens is inherent aan
Design & Build trajecten dat er gewerkt wordt met zogenaamde systeemgerichte contractbeheersing,
waarbij de opdrachtnemer moet aantonen te voldoen aan de eisen van de opdracht en
de opdrachtgever vooral toetst op het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. Met
deze contractvorm wordt nadrukkelijk de verantwoordelijkheid voor en het risico van
de deugdelijkheid van het ontwerp en de uitvoering bij de opdrachtnemer gelegd (toetsing
van ontwerpen en uitvoeringen door de opdrachtgever) en de constatering dat de opdrachtnemer
aan de opdracht heeft voldaan bij de opdrachtgever (acceptatie van het feit dat het
functioneren is aangetoond). Rijkswaterstaat hanteert al een groot aantal jaren deze
werkwijze in al haar grote infrastructurele projecten. Het RVB evenzo.

BIT stelt voor te zorgen voor vaste prijscontracten met leveranciers ........... en ............ Alle opdrachten van het RVB kennen een vaste prijs. Opdrachtstukken worden
bij het RVB niet verstuurd zonder dat deze de afdeling Verificatie zijn gepasseerd.
De opname van de opdrachtsom is één van de controle punten van de verificatie. Onderdeel
van de voor de inschrijving aan........... verstuurde contractstukken is de concept-opdrachtformulering.
Daarin is te lezen dat ook in dit project het RVB de opdracht op basis van een vaste
prijs verstrekt. Daarnaast kent het RVB standaard een boetebeding in het contract
voor overschrijding van de opleverdatum.

Advies 3: verbeter de projectsturing

BIT stelt voor de projectbesturing terug te brengen tot de opdrachtgever, een stuurgroep
en een projectleider die afkomstig is van het RVB.

Ik volg het advies van BIT in deze, en kies er alleen voor als projectleider niet
iemand namens de dienstverlener te nemen, maar iemand namens de opdrachtgever. De
huidige project-besturing volgt de structuur die gebruikelijk is bij aan huisvesting
gerelateerde projecten. Bij dergelijke projecten is het van belang dat integrale afwegingen
worden gemaakt tussen de belangen van de dienstverlener, de gebruikers en de opdrachtgever.

Ook bij het GCMK-traject is een integrale afweging in de aansturing van belang om
te voorkomen dat het een technisch gedreven project wordt en het organisatie-aspect
uit het oog wordt verloren. Daarom kies ik ervoor te werken met een onafhankelijke
Gemandateerd Opdrachtgever (GO), die namens mij sturing geeft aan het project.

BIT stelt voor te zorgen dat de stuurgroep weer regelmatig bijeenkomt, beslissingen
neemt en inzicht krijgt in de voortgang.

In de aangepaste opdrachtbrief zal expliciet komen te staan:

– dat de stuurgroep GCMK regelmatig(afhankelijk van de benodigde besluitvorming en tenminste
eens per kwartaal)bijeen komt;

– dat de gemandateerd opdrachtgever op regelmatige basis de opdrachtgever informeert;

– dat er ten minste twee maal per jaar strategisch overleg op directeursniveau tussen
RVB, FMH en DGOO zal plaatsvinden.

BIT stelt voor te zorgen voor basis-projecthygiëne.

Ik hecht aan de projecthygiëne. Zo zal ik toezien op het nog beter documenteren van
relevante stukken in het documentmanagementsysteem Digidoc dan nu al gebeurt. Vergaderingen
van het projectteam zullen aan de hand van vooraf gedeelde agenda’s worden gevoerd
en de goedgekeurde notulen zullen in Digidoc worden opgeslagen. De procedures ten
aanzien van vertrouwelijke informatie zijn op orde. Op mijn departement is een werkplek
beschikbaar voor het werken met Staatsgeheime documentatie. Deze documentatie is opgeslagen
in een beveiligde ICT-omgeving. Gewaarmerkte documentatie is beschikbaar in een kluis.
Uitwisseling van staatsgeheime informatie vindt plaats op basis van een goedgekeurd
rubriceringskader ten einde de belangen van de Staat, zijn bondgenoten of van één
of meer ministeries te beschermen.

Wanneer het nader onderzoek van het Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement
(COT) gereed is, zal ik u over de uitkomst hiervan informeren.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
K.H. Ollongren