Brief regering : Verwerving technisch ontwerp programma ‘Grensverleggende IT’

Nr. 101
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 februari 2019

In het programma «Grensverleggende IT» (GrIT) werkt Defensie samen met de markt om
de IT-infrastructuur van Defensie te vernieuwen en toekomstvast te maken. Als onderdeel
van de lopende aanbesteding heeft Defensie besloten het exclusieve gebruiksrecht van
het door het overgebleven consortium ontwikkelde technisch ontwerp alvast te verwerven.
In deze brief licht ik de achtergrond toe.

Defensie heeft bij GrIT gekozen voor een innovatieve manier van aanbesteding op basis
van een intensieve dialoog met twee marktpartijen (consortia). De aanbesteding is
gestart in 2016 met de selectie van de partijen. In de periode medio 2017-medio 2018
is met deze partijen de dialoog gevoerd over het functioneel ontwerp en het technisch
ontwerp voor de nieuwe IT-infrastructuur. Het functioneel ontwerp is eigendom van
Defensie, de technische ontwerpen zijn momenteel nog het intellectueel eigendom van
de marktpartijen. Een van de partijen heeft zich na beëindiging van de technische
dialoog teruggetrokken, waarna de aanbesteding is voortgezet met het overgebleven
consortium (zie Kamerstuk 31 125, nr. 91). Het technisch ontwerp van dit consortium is beoordeeld en voldoet volledig aan
de eisen van Defensie, zoals gedetailleerd vastgelegd in het functioneel ontwerp.
Het is een zeer uitgebreid, «state of the art» ontwerp, dat een solide basis vormt voor een nieuwe, toekomstvaste IT-infrastructuur.

Bij de voltooiing van de technische dialoog was het aanvankelijk de verwachting dat
het mogelijk zou zijn binnen enkele maanden, dus nog in het najaar van 2018, tot een
gunning te komen. Mede op basis van de aanbevelingen van Bureau ICT Toetsing (BIT)
heeft Defensie echter geconstateerd dat de niet-technische aspecten van de beoogde
samenwerkingsovereenkomst nog niet op het vereiste niveau waren. Hieraan is de afgelopen
maanden hard gewerkt, in nauw overleg met het overgebleven consortium en met steun
van daarin gespecialiseerde externe partijen zoals de Landsadvocaat. Recent is het
BIT gestart met een nieuwe toets, waarmee ik uitvoering geef aan de motie-Bruins Slot
c.s. (Kamerstuk 31 125, nr. 88). Mede afhankelijk van de uitkomsten hiervan, zal de gunning waarschijnlijk niet
eerder dan in het tweede kwartaal van dit jaar kunnen plaatsvinden.

De hierdoor onstane vertraging in de aanbesteding levert een risico op. De wijze van
aanbesteding vereist van de betrokken marktpartijen grote investeringen vooraf in
de dialoogfase, zonder dat zekerheid over gunning bestaat. Voor de dialoog heeft het
consortium een team samengesteld, dat nu in afwachting van voltooiing van de aanbesteding
nog steeds beschikbaar wordt gehouden voor GrIT. Hiermee lopen de kosten voor het
consortium nog steeds op en ontstaat er bij de partners in het consortium onzekerheid
en druk om het personeel in het team voor andere opdrachten in te zetten. Dit zou
echter ten koste gaan van de kennis en de band die het consortium en Defensie gedurende
de dialoog hebben opgebouwd. Dit betekent een risico op kwaliteitsverlies voor de
uiteindelijk oplossing.

Om dit risico tegen te gaan, heeft Defensie na overleg met het consortium besloten
de exclusieve rechten op het technisch ontwerp nu alvast te verwerven tegen betaling
van een vergoeding. De verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van het technisch
ontwerp en eventuele risico’s ten aanzien daarvan blijven gedurende de contracttermijn
van de samenwerkingsovereenkomst bij het consortium. Voor de financiële details verwijs
ik u naar de commercieel vertrouwelijke bijlage bij deze brief1. Omdat de consortiumpartners hiermee een deel van hun investeringen vooraf alvast
vergoed krijgen, kunnen zij nu garanderen dat het bestaande team, ondanks de vertraging,
gedurende de rest van de geplande aanbesteding intact blijft. Voor Defensie leidt
deze verwerving niet tot meerkosten omdat de ontwerpvergoeding in mindering wordt
gebracht op de contractprijs bij gunning. Defensie had die kosten anders bij gunning
ook moeten betalen. Het past dus in de begroting.

Ik wil benadrukken dat Defensie zich met het verwerven van het technisch ontwerp op
geen enkele manier verplicht om tot gunning over te gaan. Dat is een afzonderlijk
besluit dat pas na voltooiing van de onderhandelingen, de business case en het nieuwe
BIT-advies zal worden genomen. In overeenstemming met mijn toezegging in het Algemeen
Overleg IT van 13 juni jl. (Kamerstuk 31 125, nr. 89), wordt hiermee dus geen omvangrijke onomkeerbare verplichting aangegaan.

Tevens geldt dat hoe het gunningsbesluit ook uitpakt, in elk scenario voor de vernieuwing
van de IT-infrastructuur een goed technisch ontwerp essentieel is. Defensie heeft
het technisch ontwerp hoe dan ook nodig. Deze verwerving is daarmee een «no regret»-maatregel, waarmee Defensie de beschikbaarheid van een uitstekend technisch ontwerp
zeker stelt, hoe de rest van de aanbesteding ook zal verlopen.

Ook Defensie heeft in de dialoog aanzienlijk geïnvesteerd in de totstandkoming van
dit ontwerp. Daarnaast wordt met deze verwerving het risico op kennis- en kwaliteitsverlies
door verloop in het team van het consortium tegengegaan. Uiteraard zullen eventuele
aanbevelingen van het BIT over het technisch ontwerp alsnog in de uiteindelijke samenwerkingsovereenkomst
bij gunning worden verwerkt.

De Staatssecretaris van Defensie,
B. Visser