Brief regering : Digitalisering rechtspraak civiel en bestuur

Nr. 467
BRIEF VAN DE MINISTER VOOR RECHTSBESCHERMING

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 november 2018

In mijn brieven van 30 januari, 13 april en 13 juli 2018 heb ik u geïnformeerd over
de digitalisering van de rechtspraak.1 Eind 2017 werd voor de Raad voor de rechtspraak (verder: de Raad) duidelijk dat het
niet goed ging met de digitalisering in het civiele recht en in het bestuursrecht.
De ontwikkelde systemen waren niet duurzaam betrouwbaar, niet goed te onderhouden
en konden een grotere verscheidenheid aan zaken niet goed aan. De Raad heeft vervolgens
een reviewboard ingesteld om een expertoordeel te geven over waar het precies mis
was gegaan. Het rapport van de reviewboard maakte duidelijk dat de problematiek ernstig
was en breder dan alleen de IT. Samengevat kwam het erop neer dat de schaal en de
complexiteit waren onderschat, dat de besturing en het besluitvormingsproces niet
op orde waren, en dat risico’s wel in beeld waren maar niet altijd tot actie leidden.
Naar aanleiding hiervan heeft de Raad de reset van de digitalisering aangekondigd
en de verdere ontwikkeling van KEI en het daarvoor ingerichte programma stopgezet.

De problemen betroffen civielrecht en bestuursrecht. Andere onderdelen lopen wel goed.
Bij het domein toezicht in bewindzaken zijn bijvoorbeeld al meer dan 50.000 zaken
digitaal verwerkt. In asiel- en bewaringzaken wordt volop (verplicht) digitaal geprocedeerd.
In strafzaken wordt inmiddels 80 procent van de zaken digitaal behandeld. Digitale
zittingzalen zijn bij alle gerechten in gebruik genomen.

Ik heb u in mijn brief van 13 april geschreven dat het hervatten van de digitalisering
van de rechtspraak bij civiel recht en bestuursrecht voor mij afhankelijk is van een
aantal randvoorwaarden: neuzen dezelfde kant op, juiste mensen op de juiste plek en
heldere besturing en governance. In mijn brief van 13 juli meldde ik u dat er vooruitgang
was geboekt op het punt van de strategische governance en heb ik aangekondigd dat
de Raad voor de rechtspraak mij voor 1 november zou informeren over het nieuwe basisplan
en de uitwerking van de governance. De Raad heeft mij op 6 november jongstleden schriftelijk
geïnformeerd over het basisplan voor de digitalisering in het bestuursrecht en het
civiele recht, over de start van nieuwe IV-governance en over de verhouding tussen
het basisplan voor de digitalisering en de KEI-wetgeving. De brief van de Raad voeg
ik hierbij2.

Ik concludeer dat er nu een goede basis ligt om een volgende stap te zetten. Ik heb
met de Raad afspraken gemaakt over de stappen die in 2019 worden voorzien. In het
tweede kwartaal van 2019 zal op een uitgewerkt plan een BIT-toets worden aangevraagd.
Aan de hand daarvan kan een besluit worden genomen over het vervolg. Hieronder ga
ik op de vervolgstappen in.

Basisplan digitalisering

De Raad en de presidenten van de gerechten hebben gezamenlijk het basisplan voor de
digitalisering van bestuursrecht en civiel recht goedgekeurd. Het plan is tot stand
gekomen met brede afstemming binnen de rechtspraak (onder meer de medezeggenschap
en Landelijke overleggen vakinhoud). Ook met de Nederlandse Orde van Advocaten en
de Koninklijke Beroepsorganisatie voor Gerechtsdeurwaarders zijn over het plan gesprekken
gevoerd.

In het plan staat nu de digitale toegankelijkheid van rechtzoekenden tot de rechtspraak
voorop. Het plan voorziet in een aanpak in behapbare stappen, per zaakstroom. Er wordt
steeds per zaakstroom gestart met digitale indiening van stukken op basis van vrijwilligheid.
Dan is tevens het dossier voor de partijen digitaal raadpleegbaar en wordt voor de
rechtspraak een digitaal werkdossier ontwikkeld. Bij gebleken resultaat kan digitaal
procederen overeenkomstig de KEI-wetgeving verplicht worden gesteld. Een belangrijk
verschil met de eerdere werkwijze is dat de digitalisering niet afhankelijk is van
procesvernieuwing en uniformering en ook niet gelijktijdig plaatsvinden. Ook vindt
nu nog geen automatisering van werkprocessen plaats. Daarmee heeft de Raad gekozen
voor een ook in mijn ogen beter beheersbare aanpak.

Deloitte heeft over het basisplan geadviseerd en geconcludeerd dat hiermee een goede
uitgangspositie voor de realisatie van de digitalisering is neergezet. De Raad heeft
mij gemeld dat het basisplan nog aan een onafhankelijke toets door TRConsult wordt
onderworpen. Die zal waarschijnlijk deze maand zijn afgerond. Het basisplan op zichzelf
is geen plan dat als zodanig kan worden onderworpen aan een BIT-toets. Met een BIT-toets
wordt door onafhankelijke deskundigen een oordeel gegeven over slagingskans, inrichting
en beheersing van het project. In zo’n toets kunnen ook architectuurkeuzes, legitimatie
van het project, zakelijke rechtvaardigingen en verandervermogen van de organisatie
worden beschouwd. Ik heb met de Raad afgesproken dat een concreet plan wordt uitgewerkt
dat aan een BIT-toets kan worden onderworpen. De Raad verwacht dit in de loop van
het voorjaar 2019 te kunnen doen, zodat de uitkomst van de BIT-toets medio 2019 bekend
zal zijn. De uitkomst van de BIT-toets is voor zowel de Raad als voor mij een cruciaal
moment om ons een oordeel te vormen over de vervolgstappen. Na de BIT-toets kan dan
daadwerkelijk de digitalisering van de eerste zaakstromen worden gestart. Dat betekent
dat in de eerste helft van 2019 alleen de voorbereidingen plaatsvinden die nodig zijn
om te komen tot gedegen en onderbouwde projectplan(nen) die kunnen worden voorgelegd
aan het BIT.

Governance

In mijn brief van 13 juli heb ik u de hoofdlijnen van de nieuwe strategische IV-Governance
geschetst met vastgelegde rollen en verantwoordelijkheden en machtigingen aan de leden
van de verschillende boards om besluiten te nemen. Inmiddels hebben de Raad en de
presidenten gezamenlijk voorzien in een mandaat voor de vertegenwoordigers in de verschillende
boards om besluiten te nemen waaraan de gerechtsbesturen zich op voorhand committeren.
Dit is een belangrijke verbetering, niet alleen in de besluitvaardigheid, maar ook
in het gezamenlijk commitment voor de verdere digitalisering.

Daarnaast zijn onder externe begeleiding praktijkoefeningen gehouden om met deze governance
te werken. Er zijn leden van de boards geworven, er zijn reglementen opgesteld en
er is een start gemaakt met de opleiding en training van de leden van de boards. Er
is voorzien in externe begeleiding en frequente evaluatie. Per 1 december wordt een
externe onafhankelijke reviewboard ingesteld die toezicht houdt op het functioneren
van de IV-governance en de realisatie van de plannen en projecten. De reviewboard
kan ook ad hoc worden gevraagd te adviseren en als klankbord dienen.

Verder worden de sleutelposities binnen de informatievoorzieningsorganisatie momenteel
door de Raad ingevuld. De Raad verwacht dat vanaf begin volgend jaar te hebben afgerond
en daarmee «de juiste mensen op de juiste plaats te hebben». De nieuwe governance
is een belangrijke verbetering voor de besluitvorming en de besturing.

Toezicht en verantwoording

Om mijn verantwoordelijkheid goed in te kunnen vullen is het noodzakelijk dat ik van
alle nodige informatie word voorzien. Daarover heb ik goede afspraken met de Raad
gemaakt. Die afspraken worden verwerkt in het tussen het ministerie en de Raad voor
de rechtspraak geldende informatieprotocol. Hoewel de Raad, gezien de bijzondere wettelijke
positie, geen onderdeel kan uitmaken van het departementale CIO-stelsel zijn via het
toezichtsarrangement afspraken gemaakt die daarmee in lijn liggen: de Raad zal mij
alle nodige informatie verschaffen met betrekking tot de digitalisering en er zullen
driemaandelijks zogenaamde portfolio-overleggen plaatsvinden tussen de Raad en het
ministerie over de ontwikkelingen en stand van zaken van het projectportfolio. De
bevindingen van de onafhankelijke reviewboard zullen worden gedeeld met het ministerie
en de Raad neemt vrijwillig deel aan het regime van de BIT-toets. Er wordt nu toegewerkt
naar een BIT-toets in het tweede kwartaal van 2019. Bij latere concrete projecten
zal naar verwachting vaker een BIT-toets aan de orde zijn.

De combinatie van afspraken over de informatie-uitwisseling, de rol van de externe
reviewboard en onafhankelijke toetsing door het BIT, biedt mijns inziens voldoende
waarborgen voor het toezicht en de verantwoording.

Relatie KEI-wetgeving

De KEI-wetgeving is door het parlement aangenomen en het is en blijft de bedoeling
de daarin opgenomen vereenvoudigingen van het civiele procesrecht (al dan niet gefaseerd)
zo spoedig mogelijk in te voeren. In het bestuursrecht is die inwerkingtreding al
een feit, behoudens de verplichting tot digitaal procederen. In asiel- en bewaringszaken
is digitaal procederen wettelijk verplicht.

Ik onderzoek op dit moment op welke manier de KEI-wetgeving zonder de verplichte digitalisering
in werking kan treden. Dit onderzoek vindt plaats naar aanleiding van een aan mij
gerichte brief van 14 mei 2018 van de Expertgroep Modernisering burgerlijk bewijsrecht
waarin ervoor wordt gepleit op de kortst mogelijke termijn te komen tot invoering
van de inhoudelijke procesvernieuwing uit de KEI-wetgeving. Ik heb hierover adviezen
ontvangen van de NOvA en KBvG en overleg hierover met de Rechtspraak. In mijn onderzoek
betrek ik ook de wens van de Raad om de pilots bij de Rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland
stop te zetten. Ook betrek ik hierbij de wensen van de Raad om de start van het digitaal
procederen in een zaakstroom niet steeds gelijktijdig te laten plaatsvinden met de
invoering van de procesvernieuwing van de KEI-wetgeving en om te kunnen starten met
vrijwillig digitaliseren op basis van het huidige procesrecht. Ik verwacht hierover
begin volgend jaar meer duidelijkheid te kunnen bieden.

Financiën

De Raad heeft in zijn brief aangegeven de komende jaren geen netto baten te verwachten
als gevolg van het basisplan. De financiële en personele consequenties kunnen pas
in beeld worden gebracht als het basisplan verder is uitgewerkt in concrete projecten.
De Raad zal de benodigde middelen voor de financiering van het meerjarige basisplan
inbrengen in de onderhandelingen over de prijzen voor de periode 2020–2022.

De Raad heeft aangegeven voor het startjaar 2019 kosten te voorzien van € 11 mln.
Het grootste deel van deze kosten is voorzien in de tweede helft van 2019, uitgaande
van het scenario van een positief BIT-oordeel. Dan kan namelijk de daadwerkelijke
digitalisering ter hand worden genomen. De kosten in het eerste halfjaar zien op de
uitwerking van het basisplan en de voorbereiding voor de BIT-toets. Die kosten zal
de Raad financieren. De kosten die daarna voor de digitalisering moeten worden gemaakt
zijn afhankelijk van de uitkomst van de BIT-toets, die medio 2019 wordt voorzien.
Ik zal op dat moment met de Raad bezien of en op welke wijze we in de dekking van
die kosten kunnen voorzien.

De Minister voor Rechtsbescherming,
S. Dekker