Brief regering : Zelfevaluaties en toezicht op de uitvoering van de wet basisregistratiepersonen en de paspoortwet bij gemeenten en openbare lichamen

27 859 Modernisering Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA)

Nr. 111 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 22 oktober 2018

Hierbij informeer ik u met bijgaande rapportages1 over de uitkomsten van de jaarlijkse zelfevaluaties van 2017 over de Basisregistratie
Personen (BRP) en het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en identiteitskaarten
(hierna: reisdocumenten). Met de zelfevaluaties evalueren gemeenten, aangewezen gemeenten
en de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en Saba) of zij voldoen aan de wettelijke
eisen en aanbevelingen ter verbetering van de inrichting, werking en beveiliging van
processen. Ook informeer ik u hierbij over de monitoring van de correcte verwerking
van signaleringen uit het Register paspoortsignaleringen (RPS).

Overgang naar ENSIA in 2017

In 2017 is de opzet van de zelfevaluatiecyclus gewijzigd door de implementatie van
ENSIA (Eenduidige Normering Single Information Audit). Het doel hiervan is het horizontale
verantwoordingsproces aan de gemeenteraad te versterken en de administratieve lasten
te verminderen in het toezicht op gemeenten. Deze wijziging betekent dat de vragen
over informatieveiligheid zijn overgeheveld van de vragenlijsten BRP en reisdocumenten
naar de ENSIA-vragenlijst. De resultaten van de zelfevaluaties zijn door de gewijzigde
opzet van de vragenlijsten echter niet vergelijkbaar met voorgaande jaren.

Resultaten zelfevaluaties 2017 en vervolgmaatregelen

De zelfevaluaties moeten gemeenten bewuster maken van de eigen processen in relatie
tot de naleving van wet- en regelgeving en stimuleren dat gemeenten zelf verbetering
aanbrengen in de kwaliteit van processen. Daarnaast zijn de zelfevaluaties een instrument
om toezicht te houden op de wijze waarop gemeenten invulling geven aan de kwaliteit
van processen en naleving van wet- en regelgeving.

Uit de voorliggende resultaten kan geconcludeerd worden dat het instrument verbeterd
moet worden. De doelstellingen voor toezicht en verbeteren van kwaliteit zijn door
elkaar heen gaan lopen. Dit heeft geleid tot regelmatige aanpassingen in de vragenlijsten
waardoor de effectiviteit moeilijk is vast te stellen en handvatten ontbreken om sturing
te geven aan de resultaten.

Dit najaar start ik daarom een evaluatie naar de effectiviteit van het zelfevaluatie-instrument
met als doel concrete verbetermogelijkheden in beeld te brengen. Daarnaast onderzoek
ik de mogelijkheden om te komen tot een betere scheiding tussen de doelen voor toezicht
en kwaliteitsverbetering. Hierbij wil ik onder andere meerjarige sturing op kwaliteitsverbetering
en een sterkere positionering van het horizontale toezicht binnen de gemeenten bereiken.

Register paspoortsignaleringen (RPS)

In de brief over de zelfevaluaties van vorig jaar is gemeld dat gemeenten de signaleringen
van het Register paspoortsignaleringen (RPS) niet altijd correct verwerken in de BRP.
Die verwerking is van groot belang, omdat een signalering uit het RPS kan leiden tot
het weigeren of vervallen verklaren van een paspoort. Ik heb afgelopen jaar zoals
toegezegd2 specifiek op dit punt gemonitord. Er zijn nog altijd signaleringen die niet in de
BRP opgenomen zijn, dan wel personen die gesignaleerd staan in de BRP terwijl de signalering
inmiddels is opgeheven. In de huidige rapportageperiode (tot en met mei 2018) is in
34 gevallen een paspoort verstrekt bij een niet verwerkte signalering. De signalering
betrof in geen enkel geval de staatsveiligheid. Veelal gaat het om signaleringen als
gevolg van overheidsschulden of onzorgvuldig handelen met reisdocumenten. De betrokken
gemeenten zijn benaderd en verzocht om in overleg met de instantie die om signalering
had verzocht te bezien of het verstrekte paspoort alsnog vervallen moet worden verklaard.

De opname van signaleringen in de BRP gebeurt handmatig en is daarom foutgevoelig.
Veel gemeenten hebben hier maar incidenteel mee te maken. Voor de korte termijn blijf
ik daarom intensief monitoren en gemeenten direct aanspreken. Zoals mijn voorganger
in zijn brief van 12 april 2017 aan uw Kamer heeft gemeld3, wordt gewerkt aan het realiseren van een geautomatiseerde verwerking van signaleringen
bij de aanvraag van een nieuw document. Dit wordt opgepakt binnen de verbeteringen
van het reisdocumentenstelsel. In het voorjaar van 2019 informeer ik u over de exacte
planning hiervan.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops