Advies Afdeling advisering Raad van State en Nader rapport : Advies Afdeling advisering Raad van State en Nader rapport

Nr. 4
ADVIES AFDELING ADVISERING RAAD VAN STATE EN NADER RAPPORT1

Hieronder zijn opgenomen het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State
d.d. 13 september 2023 en het nader rapport d.d. 22 december 2023, aangeboden aan
de Koning door de Minister van [naam Ministerie], mede namens de Minister van [naam
Ministerie]. Het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State is cursief
afgedrukt.

Blijkens de mededeling van de Directeur van Uw kabinet van 14 juli 2023, nr. 2023001717,
machtigde Uwe Majesteit de Afdeling advisering van de Raad van State haar advies inzake
het bovenvermelde voorstel van wet rechtstreeks aan mij te doen toekomen. Dit advies,
gedateerd 13 september 2023, nr. W16.23.00179/II, bied ik U hierbij aan.

Bij Kabinetsmissive van 14 juli 2023, no.2023001717, heeft Uwe Majesteit, op voordracht
van de Minister voor Rechtsbescherming, bij de Afdeling advisering van de Raad van
State ter overweging aanhangig gemaakt het voorstel van wet houdende wijziging van
Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek en enige andere wetten met het oog op
het aanpassen van de regels inzake de digitale algemene vergadering van rechtspersonen
en de regels voor digitale oproeping voor de algemene vergadering (Wet digitale algemene
vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen), met memorie van toelichting.

Dit wetsvoorstel voorziet in de mogelijkheid voor privaatrechtelijke rechtspersonen
om volledig digitaal gehouden algemene vergaderingen te organiseren. Het voorstel
wijzigt daartoe een aantal bepalingen in Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek
(BW) om de volledig digitale algemene vergadering te faciliteren. Daarnaast stelt
het voorstel nadere voorwaarden aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen
bij de algemene vergadering. Daarmee wordt bewerkstelligd dat er voor het houden van
een digitale vergadering voldoende draagvlak is en dat een digitale vergadering zoveel
mogelijk een afspiegeling vormt van een fysieke vergadering. De voorgestelde regeling
is facultatief: rechtspersonen kunnen zelf kiezen of zij volledig digitaal willen
vergaderen en welk communicatiemiddel zij daarvoor willen gebruiken.

De Afdeling advisering van de Raad van State maakt een opmerking over de verhouding
tussen de voorgestelde machtigingsregeling voor de vereniging en de Vereniging van
Eigenaars (hierna: VvE) en de mogelijke gevolgen voor de digitaal minder vaardige
burger. Als de leden het bestuur hebben gemachtigd om een digitale vergadering te
organiseren – en deze machtiging kan ook voor onbepaalde tijd gelden –, heeft het
bestuur volgens de toelichting een inspanningsverplichting om bij het bijeenroepen
van een vergadering te zorgen dat iedereen volwaardig kan deelnemen aan de algemene
ledenvergadering die volledig digitaal plaatsvindt. De Afdeling betwijfelt echter
of daarmee de belangen van de digitaal minder vaardige burger voldoende zijn gewaarborgd.

In de toelichting wordt de keuze voor en de inrichting van de machtigingsregeling
beschreven. Daarbij wordt niet nader ingegaan op de vraag hoe het doel dat alle leden
volwaardig kunnen deelnemen aan de digitale vergadering als ware het een vergadering
in fysieke vorm, voldoende gewaarborgd wordt. De Afdeling adviseert in de toelichting
tot uitdrukking te brengen dat de zorg voor volwaardige participatie van personen
die niet of minder digitaal vaardig zijn al eerder, bij de besluitvorming door de
ledenvergadering en het bestuur over de inrichting van de machtiging, moet worden
meegewogen.

Daarnaast maakt de Afdeling een opmerking over het ontbreken van een regeling voor
bepaalde noodsituaties, zoals bijvoorbeeld een pandemie. De toelichting volstaat met
de opmerking dat nog separaat zal worden bezien hoe een voorziening kan worden geboden
om in een noodsituatie toch digitaal te mogen vergaderen, ook al ontbreekt een statutaire
grondslag of machtiging. Daarmee is niet duidelijk of en hoe digitaal vergaderen in
geval van nood toch mogelijk zou zijn.

In dit verband is aanpassing van de toelichting wenselijk.

1. Doel en inhoud voorgestelde regeling

Tijdens de coronapandemie heeft het digitaal vergaderen een grote vlucht genomen.
Gedurende die tijd gold de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (hierna:
de Tijdelijke wet), waarin tijdelijke voorzieningen werden getroffen die besluitvorming
door middel van een volledig digitale algemene vergadering mogelijk maakten.2 De ervaringen die zijn opgedaan tijdens de coronapandemie, hebben geleerd dat de
mogelijkheid om volledig digitaal te kunnen vergaderen waardevol en efficiënt kan
zijn. Zo kunnen deelnemers van over de hele wereld deelnemen en bespaart het reistijd.

Daarnaast maakt de mogelijkheid om digitaal te kunnen vergaderen het ondernemings-
en rechtspersonenrecht flexibeler en het Nederlandse vestigingsklimaat aantrekkelijker.
Begin 2023 is de Tijdelijke wet vervallen. Volgens de toelichting bestaat er in het
bedrijfs- en verenigingsleven een sterke wens voor een wettelijke regeling die een
volledig digitale algemene vergadering mogelijk maakt naast de al bestaande mogelijkheid
om hybride te kunnen vergaderen.3 Dit wetsvoorstel komt aan deze wens tegemoet.

Het wetsvoorstel stelt een aantal voorwaarden aan het volledig digitaal vergaderen.
Deze moeten waarborgen dat er voldoende draagvlak is voor het houden van een digitale
vergadering en dat een digitale vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling vormt
van een fysieke vergadering. Ten eerste moet er voor het houden van een volledig digitale
vergadering draagvlak zijn bij de meerderheid van de leden of aandeelhouders. In dit
kader wordt er voor de kapitaalvennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen
een statutaire grondslag voorgeschreven. Voor verenigingen en VvE’s geldt niet de
eis van de statutaire verankering, omdat zij geen commercieel karakter hebben. In
plaats daarvan kan de algemene ledenvergadering een machtiging verlenen aan het bestuur
van de vereniging om een digitale vergadering te houden.

Ten tweede moeten leden en aandeelhouders volwaardig kunnen participeren aan de digitale
vergadering en moet de digitale vergadering ordelijk verlopen. Dat betekent onder
meer dat degene die toegang heeft tot de algemene vergadering via het gebruikte elektronisch
communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. Daarnaast moet hij rechtstreeks het
stemrecht kunnen uitoefenen en via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel
rechtstreeks kunnen kennisnemen van de bespreking op de vergadering. Bovendien moet
hij rechtstreeks kunnen deelnemen aan de beraadslaging.4

2. Digitale vaardigheid leden vereniging

Voor verenigingen en VvE’s wordt niet de eis van statutaire verankering gesteld, omdat
zij geen commercieel karakter hebben en op een eenvoudige en financieel laagdrempelige
wijze de mogelijkheid moeten krijgen voor het houden van een volledig digitale algemene
ledenvergadering. Om voldoende draagvlak onder de leden te waarborgen, is er gekozen
voor een regeling waarbij de algemene ledenvergadering een machtiging kan verlenen
aan het bestuur om een digitale vergadering te houden.

De inhoud van de machtiging wordt overgelaten aan de verenigingen en VvE’s en kent
geen nadere voorwaarden, zodat – aldus de toelichting – op eenvoudige en (financieel)
laagdrempelige wijze kan worden gekozen voor een volledig digitale ledenvergadering.5 Het is bijvoorbeeld mogelijk te kiezen voor een machtiging waarin het bestuur voor
onbepaalde tijd zonder nadere voorwaarden een algemene ledenvergadering volledig digitaal
organiseert.

De Afdeling merkt op dat de toelichting de keuze voor een machtigingsregeling zonder
nadere voorwaarden vooral motiveert door te wijzen op het doenvermogen van de vereniging
en de VvE ten opzichte van kapitaalvennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen.
Verenigingen en VvE’s moeten niet onnodig belast worden met een voorwaarde voor statutaire
verankering. Bij de keuze voor de vrije machtigingsregeling wordt niet specifiek ingegaan
op de vraag hoe moet worden omgegaan met individuele leden die digitaal minder vaardig
zijn. Die vraag wordt in de toelichting pas geadresseerd in de fase van het bijeenroepen
van de digitale vergadering.

De toelichting stelt verder dat het uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat leden
volwaardig moeten kunnen participeren aan de digitale vergadering en dat het daarbij
van groot belang is dat zij digitaal vaardig zijn. Uit cijfers van de rijksoverheid
blijkt dat ongeveer 11% van de Nederlanders van 16 tot 65 jaar en 20% van de Nederlanders
van 55 jaar en ouder geen of weinig ervaring heeft met de computer.6 Bovendien kent Nederland naar schatting meer dan 130.000 verenigingen van zeer diverse
aard en omvang en naar schatting ongeveer 120.000 VvE’s.7 Deze cijfers brengen mee dat er een aanzienlijk risico bestaat dat leden die minder
digitaal vaardig zijn, buitengesloten kunnen worden van een volledig digitale vergadering.

Uit de toelichting blijkt weliswaar dat de organisator van een digitale vergadering
bij het bijeenroepen van zo'n vergadering zekere inspanningen dient te verrichten
voor leden die niet of in mindere mate beschikken over digitale vaardigheden of faciliteiten,
maar de belangen van deze groep zijn niet zichtbaar betrokken in de toelichting op
de keuze voor een vrije machtigingsregeling.8 Al bij het opstellen en afgeven van de machtiging kan de inspanningsverplichting
een rol spelen en van betekenis zijn bij de keuzes die dan worden gemaakt. Ook in
die fase is een afweging mogelijk en ook nodig met het oog het doel dat alle leden
– ook de digitaal minder vaardige leden – volwaardig kunnen deelnemen aan de digitale
vergadering als ware het een vergadering in fysieke vorm.

De Afdeling adviseert de toelichting op dit punt aan te vullen.

De Afdeling vraagt terecht aandacht voor de positie van personen van wie de digitale
vaardigheden beperkt zijn. Vanuit de overheid wordt gewerkt aan digitale inclusie
in het kader van de Werkagenda Waardegedreven Digitaliseren.9

Zo worden via het programma Tel mee met Taal praktische cursussen digitale vaardigheden
aangeboden in bibliotheken, buurthuizen en ROC’s.10 Met de Digihandig-app kunnen mensen leren om te gaan met hun smartphone.11 Met vragen over de digitale overheid kunnen mensen terecht bij het landelijk dekkende
netwerk van meer dan 600 Informatiepunten Digitale Overheid.12 Ook kunnen mensen terecht bij de gratis Digihulplijn (0800–1508) voor vragen over
digitale apparaten en diensten.13 In de context van digitale vergaderingen bij privaatrechtelijke rechtspersonen, ligt
hier als eerste een verantwoordelijkheid voor de vereniging of vereniging van eigenaars,
zoals ook wordt benadrukt in de memorie van toelichting. De vereniging draait immers
om haar leden en kan zelf het beste de inschatting maken wat ervoor nodig is om een
digitale vergadering tot een succes te maken en hoe iedereen optimaal kan participeren.
Dat geldt ook voor de vraag die eerst beantwoord moet worden, namelijk óf het mogelijk
moet zijn om digitaal te vergaderen en zo ja, onder welke voorwaarden. Zo is denkbaar
dat de algemene vergadering als voorwaarde stelt dat degene die de vergadering bijeenroept
desgevraagd begeleiding aanbiedt of de mogelijkheid biedt aan een lid om samen met
een ander – wel digitaal vaardig – lid van de vereniging te participeren in de vergadering.
De toelichting is in deze zin aangevuld.

3. Noodsituatie

Het wetsvoorstel voorziet in een regeling die het mogelijk maakt een algemene vergadering
volledig digitaal te laten plaatsvinden, mits die mogelijkheid in de statuten wordt
vastgelegd dan wel wanneer een machtiging is afgegeven. Dit roept de vraag op welke
voorzieningen getroffen zijn of worden voor de betreffende rechtspersonen die de statuten
niet wijzigen of geen machtiging afgeven, wanneer zich in de toekomst een (acute)
noodsituatie voordoet, bijvoorbeeld in de vorm van een pandemie. De toelichting vermeldt
dat het wetsvoorstel daarvoor geen voorziening biedt zoals destijds de Tijdelijke
wet Covid-19 bevatte en dat een en ander separaat wordt bezien.14

Gegeven de keuze voor een stelsel waarbij van de betreffende rechtspersoon een bepaalde
actie wordt verlangd alvorens over te kunnen gaan tot een rechtsgeldige volledig digitale
algemene vergadering, rijst de vraag hoe in de lacune wordt voorzien die ontstaat
in een noodsituatie. De toelichting biedt daarover geen duidelijkheid. Daardoor blijft
onduidelijk of en hoe digitaal vergaderen in geval van nood toch mogelijk wordt gemaakt.

De Afdeling adviseert de toelichting op dit punt aan te vullen.

Het is juist dat het voorliggende wetsvoorstel geen specifieke noodvoorziening biedt
om bijvoorbeeld in een pandemische situatie digitaal te vergaderen. Het voorstel biedt
wel de mogelijkheid voor rechtspersonen om daarin te voorzien in de statuten dan wel
in de machtiging. Hierbij kan worden gedacht aan het specifiek vastleggen in de statuten
om in noodsituaties volledig digitaal te vergaderen, ook al bestaat er binnen de rechtspersoon
verder geen behoefte om digitaal te vergaderen. Tegelijk onderkent de regering dat
niet elke rechtspersoon een voorziening voor noodsituaties zal ontwerpen. Daarom zal
in het kader van de herziening van het staatsnoodrecht worden bezien of het treffen
van een nadere (nood)regeling voor de digitale vergadering nodig is. Bij een eventuele
regeling om digitale vergaderingen in noodsituaties mogelijk te maken, zullen de opgedane
ervaringen van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid worden meegenomen.
De Tweede Kamer en Eerste Kamer zijn over de routekaart waarlangs het staatnoodrecht
gemoderniseerd gaat worden geïnformeerd bij brief van de Minister van Justitie en
Veiligheid van 10 oktober 2023.15

De toelichting is op dit punt aangevuld.

Van de gelegenheid is gebruik gemaakt om de toelichting op enkele punten te actualiseren,
zoals ten aanzien van de inmiddels vervallen Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
Tevens zijn enkele onvolkomenheden in zowel de toelichting als wettekst hersteld.

De Afdeling advisering van de Raad van State heeft een aantal opmerkingen bij het
voorstel en adviseert daarmee rekening te houden voordat het voorstel bij de Tweede
Kamer der Staten-Generaal wordt ingediend.

De Vice-President van de Raad van State,

Th.C. de Graaf

Ik moge U hierbij verzoeken het voorstel van wet en de gewijzigde memorie van toelichting
aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal te zenden.

De Minister voor Rechtsbescherming,
F.M. Weerwind