Antwoord schriftelijke vragen (nader) : Nader antwoord op vragen van de leden Dassen, Omtzigt en Klaver Het gebruik van privé berichtenservices en privé mailboxen door bewindspersonen voor hun werk

Nader antwoord van Minister Bruins Slot (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties),
mede namens de Minister-President (ontvangen 29 april 2022). Zie ook Aanhangsel Handelingen,
vergaderjaar 2021–2022, nr. 2366.

Vraag 5 en 6

Kunt u inzicht geven van elk van de bewindspersonen in de kabinetten Rutte III en
Rutte IV of zij gebruik maken van privéemail adressen voor hun werk en van berichten
(zoals Signal, WhatsApp en Telegram en kunt u per bewindspersoon aangeven van welke
privé mail gebruikt gemaakt is/wordt en van welke berichtenservice?

Kunt u van elk van de mailboxen en berichtenboxen die gebruikt worden of die gebruikt
zijn voor werk tijdens de periode als bewindspersoon (die dus bij de vorige vraag
benoemd zijn) aangeven (1) in welke periode ze gebruikt zijn, (2) of het gebruik van
berichten en email veilig geschiedt en (3) of de berichten ordelijk en veilig bewaard
worden en zo ja, waar?

Antwoord 5 en 6

Ten aanzien van de bewindspersonen van het huidige kabinet zal ik uiterlijk binnen
2 weken na verzending van deze brief het gevraagde inzicht geven of er gebruik wordt
gemaakt van privéemail adressen en berichtenservices voor het werk. Met betrekking
tot de bewindspersonen van het vorige kabinet zal ik binnen 2 weken inzichtelijk maken
hoe de relevante berichten binnen de organisaties zijn veiliggesteld.

Aanvullende antwoorden op de vragen 5 en 6

Bij alle bewindspersonen van het huidig kabinet is navraag gedaan1.

Gebruik van privé-emailadressen:

Het merendeel van de bewindspersonen2 geeft aan dat zij incidenteel, onder meer in de beginfase na hun beëdiging, hun privéemailadres
gebruiken.

Zij melden dat ze dit bijvoorbeeld doen om een document te bewerken of uit te printen,
een bericht cq uitnodiging die op hun privé mail is binnen gekomen door te sturen
naar een zakelijk account (met name hun secretariaat), agenda- of administratieve
aangelegenheden die relevant waren voor de privé agenda te ontvangen vanaf het werk-mailadres.
Ook is het voorgekomen dat een niet werkend zakelijk apparaat of een technische beperking
aanleiding was een vergaderlink of document door te sturen naar het privéemailadres.

privéberichtenservices3 voor het werk:

Door twaalf bewindspersonen4 is gebruik gemaakt van privéberichtenservices voor het werk. Op advies van hun departement
hebben alle bewindspersonen van het kabinet een door het departement verstrekt toestel
genomen. Het nummer van de bewindspersonen dat zij voor hun aantreden gebruikten,
is echter in hun bestuurlijk netwerk bekend. Zij worden via die route aangezocht in
hun functie als bewindspersoon, ook via een berichtenservice. Indien de inhoud van
deze berichten daarvoor in aanmerking komt, is deze aangeboden ter archivering. Drie
bewindspersonen5 geven aan dat zij incidenteel gebruik hebben gemaakt van privéberichtenservices.
Redenen hiervoor zijn onder andere een defecte telefoon of slecht bereik van de zakelijke
telefoon of spoedshalve attenderingen over nieuwsberichten en/of bijgeplaatste stukken
in de zakelijke omgeving.

De departementen hebben aan mij bevestigd dat er geen beveiligingsincident is waargenomen.
Er is evenmin aanleiding om aan te nemen dat documenten niet zijn gearchiveerd. Door
de ministeries is ook bevestigd dat relevante werk gerelateerde e-mails en chatberichten6 van de bewindspersonen van het vorig kabinet reeds zijn veiliggesteld.

In alle situaties geldt dat is stilgestaan bij de aard van de informatie en ervoor
is gezorgd dat, voor zover mogelijk, de informatie is veiliggesteld binnen de zakelijke
omgeving als de inhoud daartoe aanleiding geeft.

In reactie op de motie Hijink cs (Kamerstuk 32 805, nr. 136) wil ik het volgende opmerken. In het Handboek voor bewindspersonen staat dat het
gebruik van een privémailaccount of berichtenapps voor werkgerelateerde doeleinden
ernstig wordt ontraden en er altijd rekening dient te worden gehouden met de aard
van de informatie. In de praktijk kunnen zich situaties voordoen waarbij van de voorgeschreven
werkwijze wordt afgeweken. Het is gebruikelijk dat mensen naast werk-apparaten ook
privéapparaten hebben. Er kan een praktische reden zijn waarom een zakelijk bericht
of uitnodiging die op een privémail of berichtenservice is binnengekomen doorgestuurd
wordt naar een zakelijk account of vice versa. Voorts kan het in noodgevallen voorkomen
dat zakelijk- en privégebruik vermengen. Indien de inhoud van deze berichten daarvoor
in aanmerking komt dienen deze te worden aangeboden ter archivering.

Dit is in lijn met het beleid, dat uitgaat van ernstig ontraden, maar waarin de bewindspersoon
ook ruimte heeft om hier onder omstandigheden van af te wijken. Het is daarmee de
verantwoordelijkheid van de bewindspersoon om de belangen in voorkomende gevallen
te wegen.

Naar aanleiding van deze schriftelijke vragen is in het kabinet nog eens bevestigd
dat alleen in uitzonderingsgevallen zoals bovengenoemd, gebruik kan worden gemaakt
van privéberichtenservices en privémailboxen voor zakelijk gebruik.