Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Özütok over digitaal beraadslagen

Antwoord van Minister Ollongren (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) (ontvangen
13 mei 2020)

Vraag 1

Bent u ervan op de hoogte dat sinds de inwerkingtreding van de spoedwet digitaal beraadslagen
bij diverse volksvertegenwoordigende organen vergaderingen niet of slechts beperkt
te volgen waren vanwege de storing bij leverancier «Notibiz»?

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Heeft u een (globaal) beeld bij hoeveel volksvertegenwoordigende organen er sprake
was van een storing? Kunt aangeven wat de oorzaak van de storingen was?

Antwoord 2

Veel decentrale overheden maken gebruik van de mogelijkheid die de Tijdelijke wet
digitale besluitvorming biedt om in een digitale omgeving te vergaderen en besluiten
te nemen. Daarbij maken zij gebruik van diverse systemen van verschillende leveranciers.
Het gaat om een tijdelijke, nieuwe manier van werken waarbij door alle betrokkenen
ook nog dingen moeten worden geleerd. In een korte tijd is desalniettemin door alle
partijen al veel bereikt.

Op dinsdagavond 21 april jl. stonden 48 gemeenteraadsvergaderingen – zowel besluitvormend
als informerend en meningsvormend – op de planning via het systeem van leverancier
NotuBiz. Het bedrijf had hiervoor extra capaciteit ingepland en had vooraf getest
met klanten, in de verwachting dat de uitzendingen goed zouden verlopen. Ondanks de
extra beschikbare capaciteit bleek dat het grote aantal vergaderingen zorgde voor
een grote (totale) toestroom van kijkers, waardoor onverwacht veel aanvragen tegelijkertijd
op de server van NotuBiz binnenkwamen. De beschikbare capaciteit bleek helaas niet
voldoende waardoor een technische storing ontstond. Dit leidde bij circa 25 digitale
vergaderingen tot haperingen in de livestream. Deze vergaderingen werden voor zover
bekend geschorst. Na 45 minuten wist NotuBiz het achterliggende probleem van deze
storing te achterhalen waardoor er ook snel extra capaciteit bijgezet kon worden en
de streams weer goed konden verlopen. Uiteindelijk zijn drie raadsvergaderingen die
avond niet meer hervat.

Ondanks dat de live-uitzendingen met haperingen te maken hadden, zijn alle opnamen
van de vergaderingen succesvol verlopen en terug te kijken. De technische storing
had alleen betrekking op de livestream van de digitale vergaderingen. De digitale
vergaderingen zelf hadden niet te maken met haperingen, omdat overheden daarvoor gebruik
maken van een andere applicatie en stream zoals Microsoft Teams, Zoom, Jitisi of Cisco
Webex.

NotuBiz geeft aan dat de technische helpdesk hard heeft gewerkt aan een oplossing
om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen. Zo is de capaciteit van de
server uitgebreid om grote aantallen vergaderingen en de grotere aantallen aanvragen
op de server te kunnen ondersteunen. Bij de eerstvolgende drukke vergaderavond op
donderdag 23 april jl., waar bijna 60 digitale vergaderingen op de planning stonden,
deden zich geen haperingen voor in de livestream.

Vraag 3

Deelt u de mening dat vergaderingen van provinciale staten, gemeenteraden, algemene
besturen van waterschappen en van Staten-, raads-, en waterschapscommissies volgens
de Wet digitale besluitvorming altijd openbaar te volgen moeten zijn, tenzij expliciet
een besluit is genomen besloten te vergaderen? Deelt u de mening dat het voor het
vertrouwen in de besluitvorming belangrijk is dat ook digitale vergaderingen openbaar
moeten zijn?

Antwoord 3

De vergaderingen van decentrale volksvertegenwoordigende organen op grond van de Tijdelijke
wet digitale beraadslaging en besluitvorming zijn per definitie openbaar. Onder openbaar
wordt in dit geval verstaan een vergadering in een digitale omgeving die door de bevolking
op afstand middels een live-verbinding gevolgd kan worden. Besloten vergaderingen
kunnen niet plaatsvinden in voornoemde digitale omgeving; wenst men besloten te vergaderen,
dan dient in een fysieke vergadering te worden voorzien, waarop de regels uit de Provinciewet,
de Gemeentewet respectievelijk de Waterschapswet van toepassing zijn en waarbij voorts
de richtlijnen van het RIVM in acht worden genomen. Wat de genoemde voorbereidende
commissies van de decentrale volksvertegenwoordigende organen betreft; daarop is de
Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming niet van toepassing, nu die
wet beperkt is tot besluitvormende organen en genoemde commissies geen besluiten kunnen
nemen.

Vraag 4

Kunt u aangeven of vergaderingen waarbij storingen optreden direct moeten worden geschorst?
Zo nee, hoe wordt de openbaarheid van besluitvorming dan gewaarborgd? Kunt u provinciale
staten, gemeenteraden en algemene besturen (via de koepels) informeren over hoe zij
moeten omgaan met storingen?

Antwoord 4

Het verdient aanbeveling in geval van een storing in het vergadersysteem de vergadering
te schorsen, zodat de storing hersteld kan worden. De vergadering moet immers ingevolge
de wet middels een live-verbinding door de bevolking op afstand gevolgd kunnen worden,
anders is deze niet openbaar. Dit is reeds gemeld aan de koepels in het kader van
de voortdurende informatieverschaffing rondom het digitaal vergaderen, onder andere
via de website www.lokale-democratie.nl

Vraag 5

Op welke wijze kunnen (grootschalige) storingen in de komende weken en maanden zoveel
mogelijk worden voorkomen? Is er overleg tussen de koepels, providers en leveranciers
om de kwaliteit van de verbindingen te waarborgen? Wat gaat u doen om dit te bewerkstelligen?

Antwoord 5

Vanuit het samenwerkingsprogramma Democratie in Actie werken het Ministerie van BZK,
de VNG, de Vereniging van Griffiers en alle andere beroeps- en belangenverenigingen
nauw samen om overheden waar mogelijk te ondersteunen bij de implementatie en uitvoering
van de tijdelijke wet. In dit kader vindt er vanuit deze samenwerking indien nodig
ook overleg plaats met leveranciers. Het zorgen voor adequate ICT-voorzieningen blijft
echter primair een verantwoordelijkheid van overheden zelf, in overleg met hun leveranciers.
Zoals het voorbeeld van NotuBiz illustreert, worden problemen snel opgepakt zodat
uitzendingen snel succesvol kunnen verlopen.