Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Van den Berg over de reorganisatie en het verandertraject van de Gezondheidsraad

Antwoord van Minister De Jonge (Volksgezondheid, Welzijn en Sport) (ontvangen 27 januari
2020).

Vraag 1

Heeft u kennisgenomen van het artikel in NRC waarin gesteld wordt dat het secretariaat
van de Gezondheidsraad al jaren geteisterd wordt door een verziekte werksfeer?1

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Kunt u schetsen hoe de relatie is geregeld tussen de Gezondheidsraad en de uitvoerende
organisatie? Kunt u hierbij in ieder geval ingaan op de volgende vragen:

• Moet de directeur voor belangrijke besluiten instemming vragen aan de (voorzitter
van de) Gezondheidsraad?

• Wie benoemt de directeur van het secretariaat?

• Wat is de reguliere procedure om tot deze benoeming te komen?

Antwoord 2

Het secretariaat van de Gezondheidsraad ondersteunt de Gezondheidsraad in de uitvoering
van de adviestaak.

Het secretariaat wordt door de Minister van VWS beschikbaar gesteld aan de Gezondheidsraad
en de Minister van VWS benoemt de Algemeen Secretaris. De (wervings- en selectie)procedure
vindt plaats onder regie van de MD-functionaris van bureau ABD (Algemene Bestuursdienst),
dat verantwoordelijk is voor het wervings- en selectieproces voor de schalen 15 en
hoger. De ABD-procedure wordt gevolgd: https://www.algemenebestuursdienst.nl/vacatures-en-loopbaan/vacaturepro….

De Algemeen secretaris geeft leiding aan het secretariaat en legt over haar inhoudelijke werkzaamheden voor de Gezondheidsraad uitsluitend verantwoording af aan de voorzitter
van de Gezondheidsraad. Over de organisatie en bedrijfsvoering van het secretariaat legt de Algemeen secretaris verantwoording af aan de pSG van
VWS, die namens de Minister de eigenaarsrol vervult.

Vraag 3

Is bij de benoeming van de huidige directeur de reguliere procedure gevolgd? Zo niet,
op welke wijze is hierin afgeweken? En waarom is hiervan afgeweken?

Antwoord 3

Het doorlopen van de reguliere werving- en selectieprocedure heeft geleid tot één
geschikte kandidaat, die zich na vervolggesprekken heeft teruggetrokken. Daarop is,
na overleg tussen de voorzitter van de GR en DG Volksgezondheid en intern beraad binnen
de Gezondheidsraad, de huidige Algemeen Secretaris benoemd door de Minister van VWS.
Haar benoeming volgde op een succesvolle interim--periode.

Vraag 4

Heeft de directeur bij de aanstelling een specifieke opdracht mee gekregen om te reorganiseren?
Zo ja, kunt u dan aangeven wat deze opdracht excact was? En van wie heeft de directeur
deze opdracht gekregen?

Antwoord 4

In de voorafgaande interim--periode en bij de benoeming van de huidige algemeen secretaris
was er geen voornemen of plan om het secretariaat van de Gezondheidsraad te reorganiseren.
Onder meer naar aanleiding van de uitkomst van de wettelijke evaluatie is gestart
met het veranderproces van het secretariaat, waarbij na enige maanden de reorganisatie
van het secretariaat noodzakelijk is gebleken en is geïnitieerd.

Vraag 5

Kunt u een overzicht geven van welke onderzoeken er de laatste vijf jaar door de Gezondheidsraad
zijn gepubliceerd, wat de doorlooptijd was van deze onderzoeken en op wiens verzoek
het onderzoek was ingesteld?

Antwoord 5

Zie tabel in bijgevoegde bijlage I.2

Toelichting op de tabel:

Voor de adviezen die in de periode 2015 tot en met 2019 door de Gezondheidsraad zijn
gepubliceerd, is een overzicht gemaakt van de doorlooptijden per advies en is aangegeven
voor wie het advies is opgesteld (chronologische volgorde van publicatiedatum). De
doorlooptijd van een advies betreft de tijd van adviesaanvraag tot aan de publicatie
van het advies.

Niet voor alle adviezen is echter een adviesaanvraag aan de orde. De Gezondheidsraad
brengt ook ongevraagd adviezen uit. Daarnaast zijn in voorgaande jaren voor sommige
adviezen «raamopdrachten» gegeven, waarbij jaarlijks aan enkele van deze adviezen
wordt gewerkt. Voor de ongevraagde adviezen en de adviezen waaraan een «raamopdracht»
ten grondslag ligt, is de doorlooptijd bepaald op basis van de eerste commissievergadering
waarin het advies is besproken tot aan de publicatie van het advies.

Vraag 6

Klopt het dat er bij het secretariaat ongeveer 50 medewerkers in dienst zijn? Wat
is het verloop geweest onder deze medewerkers gedurende de laatste vijf jaar en welke
leeftijd/diensttijd hadden deze personen? Worden er exit-interviews gehouden? Hoeveel
opleidings- c.q. scholingsdagen krijgen medewerkers per jaar?

Antwoord 6

Ja, er zijn ongeveer 50 medewerkers in dienst bij het secretariaat.

Onderstaande tabel geeft de in-, uit- en doorstroom weer voor het secretariaat van
de Gezondheidsraad over de periode 2015–2019. Met doorstroom wordt bedoeld doorstroom
naar een ander onderdeel van het Ministerie van VWS. Bij in- en doorstroom is de leeftijd
vermeld, bij uitstroom ook de diensttijd in maanden bij het secretariaat van de Gezondheidsraad.

Er wordt standaard een exit interview gehouden met vertrekkende medewerkers.

Er is geen sprake van een vast aantal opleidings- of scholingsdagen per medewerker.
Uitgangspunt is dat de medewerker met de leidinggevende tenminste jaarlijks afspraken
maakt over persoonlijke ontwikkeling en wordt gefaciliteerd om deze te realiseren.
In het kader van het verandertraject is extra geïnvesteerd in persoonlijke ontwikkeling
en opleiding.

Instroom

Uitstroom

Doorstroom

Leeftijdscategorie

Aantal mdw

Diensttijd in maanden (min-max)

Aantal mdw

Diensttijd in maanden (min-max)

Aantal mdw

Diensttijd in maanden (min-max)

25–35

10

nvt

5

2–36

0

nvt

36–45

10

nvt

7

7–84

1

nvt

46–55

1

nvt

3

172–230

3

nvt

>56

0

nvt

4

96–213

0

nvt

Vraag 7

Kunt u een organigram geven van de organisatie van het secretariaat van de Gezondheidsraad?
Klopt het dat 30% van de medewerkers management is c.q. managementtaken heeft? Zo
ja, wat is de reden daarvan? Zo niet, wat zijn dan de feiten?

Antwoord 7

Het organigram van het secretariaat van de Gezondheidsraad ziet er per 31-12-2019
(dus na reorganisatie) als volgt uit:

Het is niet juist dat 30% van de medewerkers managementtaken heeft: na de start van
de nieuwe organisatie per 31-12-2019 is de formatie 45.4 fte. Binnen deze formatie
zijn er 5 leidinggevenden, dit is 11% van de formatie. Dit betreft een algemeen secretaris,
twee hoofden Wetenschappelijke staf, een hoofd Bedrijfsvoering en een hoofd Communicatie
en redactie. De algemeen secretaris is verantwoordelijk voor het algemeen functioneren
van het secretariaat en geeft leiding aan de vier hoofden. De hoofden Wetenschappelijke
staf geven samen leiding aan 25,4 fte, het hoofd Bedrijfsvoering geeft leiding aan
9 fte en het hoofd Communicatie en redactie aan 6 fte. Hierbij valt op te merken dat
de leidinggevenden naast managementtaken en p-verantwoordelijkheid ook inhoudelijke
taken en verantwoordelijkheden hebben. Er zijn daarnaast geen andere medewerkers bij
het secretariaat die managementtaken vervullen.

Vraag 8

Kan worden aangegeven hoe vaak met de ondernemingsraad (OR) wordt vergaderd? Is de
OR destijds conform artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) om advies
gevraagd? Zo ja, hoe luidde dat advies? Wat vindt de OR dat er nu moet gebeuren?

Antwoord 8

De algemeen secretaris van de Gezondheidsraad is de bestuurder in de zin van de Wet
op de Ondernemingsraden. De secretaris vergadert elke 6 weken met de OR.

De OR is op 4 april 2019 conform artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)
om advies gevraagd.

De OR heeft vervolgens op 11 juni 2019 negatief advies uitgebracht op het voorgenomen
reorganisatiebesluit. De OR heeft hiervoor een contra-expertise aangevraagd en adviseert
de aanbevelingen uit dat rapport op te volgen. Samenvattend adviseert de OR om geen
uitbreiding van leidinggevenden door te voeren en om de informele coördinatiestructuur
te handhaven. Daarnaast adviseert de OR om geen afdeling Communicatie en redactie
op te richten. Er is geen nieuw standpunt van de OR bekend.