Brief Presidium : Brief van het Presidium over de stand van zaken rond de uitvoering van moties en toezeggingen gedaan bij de behandeling van de Raming van de Tweede Kamer voor 2019 en informatie over een aantal andere onderwerpen

Nr. 16 BRIEF VAN HET PRESIDIUM

Aan de Leden

Den Haag, 19 december 2018

Tijdens de behandeling van de Raming van 2019 (Kamerstuk 34 892, nr. 15) heb ik aangegeven u een brief te sturen over de gedane toezeggingen en moties. Nu
het einde van 2018 nadert is het een goed moment om deze toezegging gestand te doen.
U treft hieronder per motie en toezegging aan welke stappen zijn gezet. Naast de stand
van zaken rond de uitvoering van de moties en de toezeggingen informeer ik u ook graag
over een aantal andere onderwerpen. In sommige gevallen zijn de werkzaamheden afgerond,
in andere gevallen geef ik een overzicht van wat er tot nu toe is bereikt.

– Motie-Van Meenen (Kamerstuk 34 892, nr. 11) en motie-Ouwehand (Kamerstuk 34 892, nr. 13) over het restaurantbedrijf

Gedurende de behandeling van de Raming was er veel aandacht voor het restaurantbedrijf.
Een divers aanbod van goede smaak is immers van groot belang voor een gezonde organisatie.
Ik ga hierna in op de verschillende moties. De gedane toezeggingen op dit thema neem
ik hierbij ook in beschouwing.

Begin 2019 zullen er proeven worden gedaan, om te bezien of een betere balans mogelijk
is van het verpakt en verpakkingsvrij aanbieden van voedsel, met name bij de lunch.
Ook zal worden nagegaan of het mogelijk is om (vervuild) plastic alsnog gescheiden
in te zamelen en te laten verwerken. Natuurlijk wordt er bij de inkoop zoveel mogelijk
rekening gehouden met het type verpakkingsmateriaal. De hiervoor genoemde aanpak is
ook in lijn met de uitvoering van de motie-Ouwehand. Deze motie roept het presidium
op de voedselverspilling aanzienlijk te verminderen.

Er is ook gesproken over het aanbod voor vegetariërs, veganisten en mensen met allergieën.
Sinds januari 2018 serveert het restaurantbedrijf een dagelijks wisselende vegetarische
dag-/schepmaaltijd. Op het wekelijks wisselende menu staan tegenwoordig altijd vegetarische
voor- en hoofdgerechten. Om zoveel mogelijk rekening te houden met ieders voorkeuren,
is er in het afgelopen jaar intensief gewerkt aan het plantaardige assortiment. Er
zijn afspraken gemaakt met medewerkers die bijvoorbeeld een glutenintolerantie hebben.
Ik vind het belangrijk dat iedereen goed terecht kan bij de restaurants. Vandaar dat
er in december 2018 een onderzoek wordt uitgevoerd onder alle Kamerbewoners om de
nadere wensen in kaart te brengen. Deze resultaten kunnen aanleiding zijn voor een
verandering in het aanbod en bieden denkrichtingen die mogelijk al in de Raming voor
2020 in concrete stappen worden omgezet.

– Motie-Van Meenen (Kamerstuk 34 892, nr. 10) over de bezetting van de staf van de vaste commissie voor Europese Zaken

Tijdens de behandeling van de Raming zijn vragen gesteld over een onderdeel van deze
ondersteuning, namelijk de samenstelling van de EU-staf. Het presidium heeft besloten
tot het laten uitvoeren van een evaluatie naar de inrichting en werking van de EU-dienstverlening
door de ambtelijke staf. Dit onderzoek wordt op dit moment uitgevoerd door een externe
partij. Er wordt naar gestreefd de resultaten in januari 2019 aan het presidium aan
te bieden. De motie is op dit moment door de indiener aangehouden.

– Toezegging over het retourneren van vertrouwelijke stukken in relatie tot de Archiefwet

Eén van de gedane toezeggingen ziet op de werkwijze van het retourneren van vertrouwelijke
stukken en of deze in overeenstemming is met de Archiefwet. Het komt soms voor dat
een bewindspersoon een stuk aan de Kamer zendt onder voorwaarde dat deze op termijn
wordt geretourneerd. Dit kan problematisch zijn voor het Kamerarchief, omdat stukken
na verloop van tijd wellicht niet meer beschikbaar zijn.

Op 27 november heeft uw Kamer de motie-Van der Molen/Omtzigt aangenomen (Kamerstuk
28 362, nr. 16), welke de Voorzitter verzoekt er zorg voor te dragen dat stukken die vertrouwelijk
ter inzage worden gelegd, in de Tweede Kamer blijven of dat hiervan altijd afschriften
beschikbaar zijn in het archief van de Kamer. Ik beraad mij op dit moment op de uitvoering
van deze motie en zal u binnenkort nader informeren.

– Toezegging over een informatieprotocol waarin de begrippen adequaat en tijdig worden
omschreven

Het gevraagd en ongevraagd informeren van de Kamer is een essentieel onderdeel van
het democratisch proces. Tijdens het Ramingsdebat in juni 2018 is gesproken over het
beschrijven van de afspraken over dit onderwerp, dit natuurlijk op basis van artikel
68 van de Grondwet. Dit document zou in ieder geval aandacht moeten hebben voor de
termen adequaat en tijdig. Er is inmiddels een concept-informatieprotocol ontwikkeld.
Aan dit document wordt de laatste hand gelegd, waarna het aan de Kamer en de regering
zal worden gezonden.

– Toezegging over de evaluatie van een incident in de plenaire zaal

Op 22 maart 2018 deed zich een ingrijpend incident voor waarbij een persoon van de
bezoekerstribune van de plenaire zaal sprong. Naar aanleiding van dit incident is
door onderzoeksbureau COT (instituut voor Veiligheid en Crisismanagement) een onderzoek
verricht naar de beveiliging van de Tweede Kamer. Dit onderzoek heeft een intern rapport
opgeleverd, met een aantal waardevolle aanbevelingen. Daar gaan we mee aan de slag.

De beveiliging is ook in bredere optiek beschouwd. Het presidium zal naar aanleiding
daarvan in 2019 de Beveiligingsdienst reorganiseren zodat deze beter kan voldoen aan
de huidige veiligheidswensen.

– Toezegging over het bijwonen van technische briefings door fractiemedewerkers zonder
begeleidend Kamerlid

Tijdens de Raming kwam de aanwezigheid van fractiemedewerkers bij besloten briefings
aan de orde. Het presidium heeft besloten de regeling rond dit thema te handhaven.
De commissievoorzitters zijn wel verzocht bij het aanbieden van besloten briefings
zeer kritisch na te gaan of het besloten karakter noodzakelijk is, of dat kan worden
volstaan met beperkte openbaarheid in de zin dat fractiemedewerkers kunnen worden
toegelaten. Als nadere tegemoetkoming stelde het presidium vast dat fractiemedewerkers
ook door een Kamerlid van een andere fractie kunnen worden meegenomen en toegelaten
tot besloten briefings. Deze gedragslijn is gecommuniceerd met de griffiers van de
commissies. Ik zal dit onderwerp ook ter sprake blijven brengen in gesprekken met
bewindspersonen.

Deze gedragslijn is ook in het Voorzittersoverleg van juni en december 2018 aan de
orde geweest. De commissievoorzitters gaven daar aan in de praktijk geen problemen
met deze regeling te zien.

– Toezegging over informatie inzake de appreciatie van moties in Parlis

De appreciatie van een motie door een bewindspersoon levert relevante informatie op
voor de Kamer. Onderzocht is of de informatie over de appreciatie van een motie standaard
kan worden aangeboden in Parlis. In de loop van de ochtend na de vergadering waarin
moties zijn ingediend, zullen de kabinetsappreciaties worden geregistreerd in Parlis
door medewerkers van de Griffie Plenair/Bureau Wetgeving. Het is daarbij wel nodig
dat bewindspersonen expliciet hun oordeel geven, al dan niet daartoe uitgenodigd door
de Voorzitter. Het parlementair informatiesysteem Parlis dient daarvoor op een aantal
punten te worden aangepast. Naar verwachting kan deze wijziging uiterlijk 1 maart
2019 gerealiseerd worden.

Er vindt geen beoordeling plaats of een gewijzigde motie, hoe klein de wijziging ook
is, een aanpassing is zoals gesuggereerd door de betreffende bewindspersoon waardoor
een eerder gegeven appreciatie zou kunnen wijzigen. Er wordt dus geen kabinetsappreciatie
geregistreerd in het geval van een (nader) gewijzigde motie.

– Toezegging over de ontwikkeling van de toezeggingenregistratie

In het wetgevingsoverleg over de Raming heb ik toegezegd de Kamer te informeren over
de mogelijkheden van een openbare toezeggingenregistratie (Kamerstuk 34 892, nr. 15). Met het oog op de wens het aantal moties per VAO (verder) terug te dringen, is
in het Voorzittersoverleg van juni en december 2018 ook de mogelijkheid geopperd om
binnen het bestaande systeem te onderzoeken of registratie van een toezegging van
een bewindspersoon op naam van het lid aan wie de toezegging is gedaan, mogelijk is.

De huidige toezeggingenregistratie is een back office-systeem van de commissiestaf
waarin mondelinge toezeggingen worden geregistreerd die door het kabinet tijdens commissievergaderingen
zijn gedaan. De huidige registratie is dus niet compleet: het bevat bijvoorbeeld geen
toezeggingen die tijdens plenaire debatten zijn gedaan en ook geen schriftelijke toezeggingen.
De registratie is te raadplegen voor alle Kamerbewoners, maar wordt in de praktijk
vrijwel uitsluitend gebruikt door de commissiestaf. Het is technisch haalbaar de huidige
applicatie zo in te richten dat de registratie van een toezegging op naam van een
lid (of leden) mogelijk wordt. Deze aanpassing van het bestaande systeem kan naar
verwachting binnen enkele maanden worden afgerond.

De gedane toezeggingen tijdens algemeen overleggen, wetgevings- en nota-overleggen
kunnen, op naam van het betreffende lid, binnen enkele werkdagen door de (integrale)
commissiestaven in de applicatie worden geregistreerd. Deze registratie wordt vereenvoudigd
als de commissievoorzitter aan het eind van een overleg, zoals nu al gebruikelijk,
naast vaststelling van de gedane toezeggingen, tevens aangeeft op naam van welk lid
een bepaalde toezegging is gedaan. Zo wordt eveneens in de (openbare) verslagen van
commissievergaderingen al duidelijk aan welk lid een bewindspersoon de toezegging
heeft gedaan. Tegelijkertijd geldt dat de huidige toezeggingenregistratie verouderd
is en toe is aan vervanging. Van ambtelijke zijde is daarom een (eerste) verkenning
gestart naar een toekomstbestendige en moderne toezeggingenapplicatie. Dit verkennende
onderzoek is uitgevoerd door een breed samengestelde ambtelijke werkgroep die in technische
zin heeft bekeken welke aanvullende functionaliteiten een nieuwe toezeggingenregistratie
eventueel kan bieden, inclusief een indicatie van de bijbehorende ICT-kosten en kosten
voor de benodigde ambtelijke capaciteit.

De volgende stap in dit proces is na te gaan aan welke wensen en behoeften van gebruikers
een nieuw registratiesysteem dient te voldoen. Op basis daarvan kunnen vervolgens
de (integrale) kosten die samenhangen met een vernieuwde en verbeterde toezeggingenregistratie
via een zorgvuldige en gedegen baten-lasten-afweging definitief in kaart worden gebracht.
Ik verwacht dat ik u over de aanpak daarvan in de loop van volgend jaar nader kan
informeren.

– Toezegging over informatie inzake de inwerkingtreding van wetten

In de Raming is verzocht u te informeren over de wetten die door de Staten-Generaal
zijn aangenomen, maar nog niet in werking zijn getreden. Naar aanleiding hiervan is
uitgezocht of (en zo ja, op welke wijze) de inwerkingtreding van aangenomen wetten
bekend wordt gemaakt. Hieruit blijkt dat op de website overheid.nl een wetgevingskalender
staat waarin informatie is opgenomen over de totstandkoming en inwerkingtreding van
wetten. In de rubriek «Inwerkingtredingen» kan worden gezocht naar inwerkingtredingen
in de toekomst en het verleden. Alle ministeries doen mee aan deze wetgevingskalender
en geven informatie over de inwerkingtredingen van wetten, amvb’s en van ministeriële
regelingen voor zover ze strekken tot implementatie van een EU-richtlijn of gepubliceerd
zijn via internetconsultatie.

– Toezegging over het Diversiteitscharter

Ondertekening van het diversiteitscharter vindt plaats op 19 december 2018 gedurende
een hiervoor door «Diversiteit in Bedrijf» speciaal georganiseerde bijeenkomst. Door
het charter te ondertekenen committeert de ambtelijke organisatie zich aan zelf opgestelde
doelen om diversiteit en inclusie op de werkvloer te bevorderen. Jaarlijks wordt geëvalueerd
en gerapporteerd in hoeverre we de doelen hebben gerealiseerd. Dit charter richt zich
met name op de dimensies geslacht, leeftijd, arbeidsvermogen, culturele-, etnische-
en religieuze achtergrond en LHBTI.

Los van de bovengenoemde toezeggingen informeer ik u graag nog over een aantal andere
onderwerpen:

– Participatiewet

De Tweede Kamer is een werkgever waar ook personeel met een afstand tot de arbeidsmarkt
werkt. Om dit te versterken is op 1 maart 2018 een projectleider Participatiewet benoemd.
Op basis van de inventarisatieronde van eind 2017 is er nu een matching gaande tussen
kandidaten en werk. Eind vorig jaar waren er 6,49 participatiebanen. Op 1 oktober
2018 zijn er binnen de Tweede Kamer 14,43 participantenbanen gerealiseerd. Hiermee
voldoet de Tweede Kamer aan de wettelijke afspraken die hierover bestaan. Er zijn
nu 17 medewerkers die het certificaat van interne jobcoach hebben. Dit aantal wordt
in de toekomst verder uitgebreid.

– Kennispositie van de Kamer

De eerste resultaten van de nieuwe KVKO-werkwijze van de commissies zijn onder de
loep genomen. De nieuwe werkwijze is er onder andere op gericht meer gestructureerd
informatie aan de Kamerleden te bieden, door een integraal werkende commissiestaf.
Daarnaast stellen alle commissies jaarlijks in het kader van hun kennisagenda een
jaarplan op. In de doorlichting van de implementatie van de nieuwe werkwijze is onderzocht
hoe deze voor de verschillende commissies heeft uitgepakt.

In alle commissies heeft een gesprek tussen de leden en de staf plaatsgevonden (in
een besloten gedeelte van de procedurevergadering). Ook hebben alle politiek-inhoudelijke
fractiemedewerkers een schriftelijke enquête voorgelegd gekregen en zijn commissievoorzitters
geïnterviewd over hun ervaringen met de nieuwe werkwijze. Voor het onderzoek is een
onafhankelijk, extern klankbord ingericht, bestaande uit dhr. prof. dr. Mark van Twist
en mw. dr. Carla Hoetink. Er wordt naar gestreefd de resultaten in februari 2019 aan
het presidium aan te bieden.

– Werkbelevingsonderzoek ambtelijke organisatie Tweede Kamer

Op donderdag 6 september 2018 is aangekondigd dat er onder medewerkers van de Tweede
Kamer een werkbelevingsonderzoek zou worden gestart. Inmiddels is dat onderzoek afgerond
en zijn de resultaten van deze nulmeting bekend. Er was een responspercentage van
74%. Het onderzoek bestond uit twee delen. Het eerste deel had betrekking op de werkbeleving,
dus op onderwerpen als werkdruk, inspraak, sfeer op de afdeling en leiderschap. Uit
de resultaten blijkt dat er winst te behalen valt op het terrein van waardering, bejegening
en rolduidelijkheid. Daarnaast kan ook de communicatie – zowel tussen diensten en
het management als tussen diensten onderling – beter.

Het tweede deel van het onderzoek ging over ongewenste omgangsvormen: pesten, bedreiging,
discriminatie en seksuele intimidatie. Daar blijkt ook in de Tweede Kamer sprake van
te zijn. We vinden dat onacceptabel. Hoewel uit de cijfers blijkt dat ongewenste omgangsvormen
in de Tweede Kamer minder vaak voorkomen dan in Nederland gebruikelijk is, is iedere
melding er één te veel. Er wordt gewerkt aan een concreet plan van aanpak om deze
problematiek aan te pakken.

– Kindervragenuur

Op 20 november 2018 werd het eerste vragenuur voor kinderen gehouden. Er zijn 151
vragen binnengekomen, ingediend door leerlingen uit de groepen 7 en 8 van scholen
uit het hele land. Vijf vragen zijn uiteindelijk geselecteerd; over stemrecht voor
kinderen, meer sport op scholen, de pleegzorg, het einde aan de Groningse gasvoorziening
en het salaris van werknemers die werken op vmbo-niveau. Deze vragen zijn door leerlingen
uit vijf groepen 8 aan de betreffende bewindspersonen gesteld. Het was een leuke en
leerzame bijeenkomst voor de scholieren en de start van een nieuwe traditie in de
Kamer.

– Evenementen en bezoekers

Het beleid van de Tweede Kamer is erop gericht haar deuren meer open te zetten voor
bezoekers en burgers meer te betrekken bij de politiek. Vorig jaar brachten in totaal
223.577 mensen een bezoek aan de Tweede Kamer. Ook dit jaar hebben veel burgers kennis
kunnen maken met het werk van Tweede Kamer. Er zijn diverse Open Dagen geweest: Open
Monumentendag, Bevrijdingsdag, Dag van de Architectuur en Dag van de Haagse Geschiedenis.
Tijdens de Museumnacht Kids was de Kamer open en er is voor de eerste keer een Kindervragenuur
georganiseerd. Ook op de nieuwe locatie van de Kamer aan de Bezuidenhoutseweg 67 zal
er veel aandacht zijn om de Kamer optimaal toegankelijk te maken voor bezoekers. Op
deze manier blijft de Kamer transparant en open.

– 100 jaar kiesrecht

Begin 2018 is een stuurgroep van start gegaan bestaande uit leden van de Tweede Kamer
en een aantal externe partijen om festiviteiten te organiseren rond het thema «100
jaar algemeen kiesrecht». In september is met de opening van een grote tentoonstelling
in de Statenpassage de aftrap gegeven. Gelijktijdig met de start van de viering onder
het motto «Ik vier mijn stem» is een bronzen borstbeeld onthuld van het eerste vrouwelijke
Kamerlid dat in 1918 haar intrede deed in de Tweede Kamer, Suze Groeneweg. In het
kader van de viering 100 jaar algemeen kiesrecht zal de Tweede Kamer ook een aantal
open dagen organiseren rond dit thema.

– Open data platform (ODP)

De informatieketen, die noodzakelijk is om via het ODP informatie van de juiste kwaliteit
aan te kunnen bieden, wordt verbeterd. Volgens de huidige planning kunnen de komende
zes maanden de eerste verbeteringen worden gerealiseerd. Externe afnemers (zoals Open
State Foundation, Argu en 1848.nl) worden nauw betrokken bij dit traject. Daarnaast
is onlangs een project gestart om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om het
communitymanagement en het ODP middels een externe partij verder te optimaliseren.

– Tenslotte

In deze brief heb ik in grote lijnen beschreven wat er in het afgelopen jaar is bereikt.
Over de prioriteiten en aandachtspunten voor de nieuwe periode praat ik graag met
u verder tijdens de behandeling van de Raming voor het jaar 2020.

namens het presidium,

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, K. Arib