Brief regering : Voortgang over de 'Overstap kantoorautomatisering naar M365'

26 643
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 1520
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 december 2025

Op 2 oktober jl. heb ik uw Kamer geïnformeerd over de «Overstap kantoorautomatisering
naar M365».1 Op 3 oktober heeft het lid Van der Werf (D66) hier vragen over gesteld (Aanhangsel
Handelingen II 2025/26, nr. 505). Ook de leden Kathmann (GroenLinks-PvdA) en Six Dijkstra (NSC) stelden hierover
op 7 oktober vragen (Aanhangsel Handelingen II 2025/26, nr. 506). Bijgaand treft u mijn antwoorden aan.

Graag benadruk ik nogmaals dat ik de wens van uw Kamer onderschrijf om de afhankelijkheid
van niet-Europese techbedrijven zoveel mogelijk te beperken. Echter is er op dit moment,
en binnen afzienbare termijn, geen geschikt Europees alternatief beschikbaar voor
de situatie waarin de Belastingdienst zich momenteel bevindt. Dit licht ik hieronder
kort toe alvorens ik uw vragen beantwoord.

Zoals aangegeven in mijn eerdere brief kent dit traject een lange aanloop. De Belastingdienst
is sinds 2021 bezig met het vervangen van de werkplekken voor de Belastingdienst,
Douane en Toeslagen. Bij de aanvang van het traject in 2021 was de (geo)politieke
situatie anders dan nu. Het versterken van de autonomie speelde destijds een beperktere
rol in de gemaakte afwegingen. Bij de aanvang van het traject in 2021 is bewust gekozen
voor de toen geldende standaard van M365 en Windows 11.

De Belastingdienst heeft de nieuwe werkplek, in de vorm van nieuwe laptops die zijn
ingericht op het gebruik van M365, inmiddels uitgerold. M365 is nog niet volledig
geïmplementeerd, maar er wordt al wel gewerkt vanaf de nieuwe werkplekken die hiervoor
zijn ingericht. Als gevolg daarvan bestaan er nu inefficiënte manieren om met de beperkingen
van de oude werkomgeving om te gaan. Deze workarounds resulteren in een geschat productiviteitsverlies
van 15 tot 30 minuten per medewerker per dag.

De wereld is sinds 2021 sterk veranderd. In verband met de (geo)politieke en maatschappelijke
ontwikkelingen rondom het gebruik van de cloud door overheidsorganisaties heeft de
Belastingdienst gewacht met de definitieve implementatie van M365. De Belastingdienst
heeft, zoals aangegeven in mijn brief van 2 oktober jl., eerst een aantal alternatieve
scenario’s uitgewerkt en heeft deze zorgvuldig afgewogen. Daaruit blijkt dat er op
dit moment geen alternatief bestaat op de korte of afzienbare termijn dat geschikt
is voor de situatie waar de Belastingdienst zich in bevindt. In het geval dat er in
de toekomst een geschikt alternatief beschikbaar komt, dan kost het nog steeds twee
tot drie jaar om dit te implementeren. Dat zou betekenen dat er in de tussentijd wordt
doorgewerkt in de oude omgeving met werkplekken die hier niet voor zijn ingericht.
In die tijd blijft er dus sprake van productiviteitsverlies.

Zoals aangegeven in mijn eerdere brief ben ik mij ervan bewust dat een overstap naar
M365 niet geheel zonder risico’s is. Daarom heeft de Belastingdienst een uitgebreide
risico-analyse opgesteld en zijn er aanvullende afspraken gemaakt met de leverancier
om tot een acceptabel restrisico te komen. Daarnaast is er een exit-strategie uitgewerkt
voor het geval dat er (plotseling) een vertrek uit de cloudomgeving moet plaatsvinden.
Beide documenten bied ik uw Kamer vertrouwelijk ter inzage aan2. Ook ben ik bereid om uw Kamer indien gewenst nader te informeren over de overstap
naar M365 middels een technische briefing.

Mede namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

De Staatssecretaris van Financiën,
E.H.J. Heijnen