Brief regering : Reactie op tussentijds advies heroriëntatie IT-project Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostiging door Adviescollege ICT-toetsing

Nr. 1228
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 24 oktober 2024

Op 15 mei 2024 stuurde mijn ambtsvoorganger u de vierde voortgangsbrief1 over het ICT-project Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostiging (DAB) bij DUO2. In die brief heeft mijn ambtsvoorganger u geïnformeerd over de status van het project.
Het project is in heroriëntatie n.a.v. het tweede BIT-advies3 van het Adviescollege ICT-toetsing. In die brief heeft mijn ambtsvoorganger u ook
geïnformeerd over het advies dat het Adviescollege heeft uitgebracht over de eerste
fase van die heroriëntatie. Inmiddels heeft het Adviescollege een advies uitgebracht
over de tweede fase van de heroriëntatie. Dit «Tussentijds advies heroriëntatie Doorontwikkelen
Applicatielandschap Bekostiging» d.d. 16 oktober 2024 stuur ik mee als bijlage bij
deze brief. In deze brief geef ik mijn reactie.

Ik dank het Adviescollege voor het onderzoek en de tussentijdse adviezen. Bij het
tot stand komen van het advies heeft het Adviescollege de mogelijkheid gegeven aan
het ministerie om te reageren op de bevindingen en de adviezen. Dat heb ik op prijs
gesteld. De adviezen vind ik waardevol en neem ik graag over.

Context

Doel van het IT-project DAB is het moderniseren en waar nodig vervangen van de verouderde
ICT-systemen waarmee DUO de bekostiging van alle onderwijsinstellingen uitvoert. Het
project is in 2019 gestart. De adviezen van het Adviescollege waren aanleiding om
in september 2023 het programma te pauzeren en een grondig onderzoek uit te voeren
naar vervolgopties. Het project is nu in heroriëntatie. Gedurende het project en de
heroriëntatie staat de continuïteit van de bekostiging van onderwijsinstellingen voorop.
Die is en wordt te allen tijde gegarandeerd.

Belangrijkste advies van het Adviescollege: maak de heroriëntatie af door verschillende
scenario’s op te stellen en op basis daarvan een keuze te maken voor de beste weg
voorwaarts.

In Q2 van dit jaar heeft DUO een voorkeursscenario voor de vernieuwing van de IT-systemen
uitgewerkt. Voor een grondige besluitvorming is echter een vergelijking nodig van
meerdere, gelijkwaardige scenario’s. Daar hoort ook de nadere uitwerking bij van het
«nul-scenario» van doorgaan met het oude systeem en verbeteren hiervan waar nodig.
Het Adviescollege constateert dat de heroriëntatie om verdere verdieping vraagt. Ik
deel die mening. DUO zal de heroriëntatie vervolgen en verwacht deze in Q1 2025 af
te ronden. Hiermee duurt de heroriëntatie langer dan in eerste instantie beoogd, en
zoals was aangegeven in eerder genoemde vierde voortgangsbrief4. Het analyseren van alternatieven kost tijd. Met name het analyseren van het oude
systeem en mogelijke verbeteringen daarbij is weerbarstig.

Deeladviezen en opvolging

Voor het vervolg van de heroriëntatie geeft het Adviescollege de volgende aandachtspunten
en adviezen:

• vereenvoudig, in samenhang, de uitvoering van de deelprocessen voorzieningenplanning,
statustoekenning en bekostigen en werk op basis van dit procesontwerp een passende
IT-architectuur op hoofdlijnen uit;

• onderzoek alternatieve mogelijkheden (oplossingsrichtingen) om het oude IT-systeem
in stappen te verbeteren;

• maak een afweging van verschillende alternatieven ter onderbouwing van de investeringsbeslissing;
maak een keuze op basis van deze vergelijking en pas het programmaplan daarop aan;

• werk het programmaplan uit met risicobeperkende maatregelen; zorg voor een realistische
doorlooptijd en lever gefaseerd bruikbare tussenproducten op;

• zorg er voor dat het oude systeem nog minimaal 4 jaar mee kan.

Deze adviezen zijn in lijn met de doelstelling van de derde fase van de heroriëntatie:
informatie vergaren om een gedegen beslissing te nemen voor het beste scenario om
een toekomstvast IT-systeem te realiseren voor het uitvoeren van de bekostiging. Daarbij
is het nodig eerst kritisch te kijken naar het proces van uitvoeren van de bekostiging
en waar dit eenvoudiger kan. Een eenvoudiger proces vergt over het algemeen minder
complexe ICT. Daarna kan gekeken worden hoe dit proces te ondersteunen met ICT-systemen,
en welke groeipaden mogelijk zijn van de oude systemen naar de nieuwe systemen.

In de tussentijd gaat de bekostiging door. DUO zorgt ervoor dat tijdens de vernieuwing
de oude systemen in stand blijven.

Vervolg

In meer algemene zin realiseer ik mij dat mijn departement vaker dergelijke grote
en complexe ICT-projecten uitvoert. Ik hecht eraan om de continuïteit en goede doorontwikkeling
daarvan blijvend te vergroten en risico’s in de uitvoering te verkleinen. Met het
«Besluit CIO-stelsel Rijk5» en de aankomende doorontwikkeling6 ervan als leidraad zal ik ook de wijze van besturing van dergelijke grote ICT-projecten
bezien.

Als de heroriëntatie is afgerond, hervat het Adviescollege het onderzoek. Deze deel
ik te zijner tijd met uw Kamer. Conform eerdere toezegging7 blijf ik uw Kamer ook halfjaarlijks op de hoogte houden van het IT-project DAB.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
E.E.W. Bruins