Brief regering : Advies IT Programma Vernieuwing ICT CIZ van Adviescollege ICT-toetsing

Nr. 323
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 14 oktober 2024

Het Adviescollege ICT-toetsing (hierna: AcICT) adviseert de regering en het parlement
over verbetering van de beheersing van ICT-projecten en informatiesystemen bij de
rijksoverheid. In 2022 is het programma Vernieuwing ICT van het Centrum Indicatiestelling
Zorg (CIZ) door het Ministerie van VWS aangemeld bij het AcICT. In het voorjaar van
2024 is AcICT gestart met het onderzoek, dat heeft geleid tot bijgaand advies.

Op 23 september jl. heb ik het advies van AcICT ontvangen. Mede namens de Staatssecretaris
van Langdurige en Medische zorg, bied ik u dit advies aan, samen met mijn reactie
op de bevindingen en aanbevelingen van AcICT.

Context

Het CIZ (zelfstandig bestuursorgaan, ZBO) beoordeelt of mensen recht hebben op zorg
vanuit de Wet langdurige zorg en Wet zorg en dwang. Voor het uitvoeren van haar wettelijke
kerntaak maakt het CIZ gebruik van het zaaksysteem Portero. Inmiddels is Portero ruim
zeven jaar oud en loopt het contract met de applicatiedienstverlener (ATOS) binnenkort
af. Ook heeft het CIZ ambities om het proces van de indicatiestelling te vereenvoudigen
en te digitaliseren. Om tijdig een nieuw zaaksysteem aan te besteden en te implementeren
is in 2020 gestart met het programma Vernieuwing ICT CIZ. Ter voorbereiding op de
aanbesteding heeft CIZ een proces van marktconsultatie en concurrentie gerichte dialoog
doorlopen. CIZ heeft de nieuwbouw van het zaaksysteem gegund aan leverancier ATOS.
Het CIZ streeft ernaar om het nieuwe systeem, genaamd Apoyo, in het tijdvak juli-december
2025 in gebruik te nemen.

Conclusie AcICT

Het AcICT concludeert dat het goed is dat het CIZ het aflopen van de oude ICT-contracten
heeft aangegrepen om het bestaande ICT-landschap onder de loep te nemen. Het niet
vervangen van het zaaksysteem zou ertoe kunnen leiden dat het CIZ haar dienstverlenende
taken op termijn niet meer goed kan uitvoeren. Vernieuwing van het zaaksysteem is
nodig om de continuïteit van de dienstverlening in de toekomst te kunnen garanderen.

Het AcICT verwacht echter dat de huidige aanpak van het CIZ de continuïteit niet verbetert
en ook de ambities niet dichterbij brengt, want:

A. Met de huidige sturing gaat het CIZ de doelen niet halen;

B. De huidige inzet van het technologieplatform Pega leidt niet tot de gewenste oplossing;

C. Het in één keer vervangen van het huidige zaaksysteem Portero is onnodig risicovol.

Opvolging aanbevelingen AcICT

Aansluitend op hun conclusies geeft AcICT een aantal concrete aanbevelingen om de
slagingskans van het programma te vergroten. Ik onderschrijf deze aanbevelingen en
heb het CIZ gevraagd om aan te geven hoe zij hieraan opvolging geven. Hieronder wordt
deze uitwerking per aanbeveling nader toegelicht.

1. Herdefinieer de aanpak van het programma naar stapsgewijze vervanging.

In lijn met het advies van AcICT wordt door het CIZ met het oog op de continuïteit
een aantal noodzakelijke verbeteringen in de Portero-omgeving aangebracht. Daarbij
wordt ook de Portero-database opgeschoond. Hiermee borgt het CIZ de dienstverlening
met het huidige zaaksysteem en wordt de complexiteit van de datamigratie verminderd.
Onder advies 3 wordt verder ingegaan op de geadviseerde stapsgewijze aanpak en de
wijze waarop het CIZ hiermee omgaat.

2. Neem de regie stevig in eigen handen.

De noodzaak tot versterking van de regie-organisatie wordt door het CIZ onderkend.
Om te borgen dat het CIZ haar regierol beter invult en daarmee beter stuurt op de
realisatie van de programmadoelstellingen, zijn de volgende maatregelen gepland en
al ten dele gerealiseerd:

• Het invullen van programmaregie-rollen met eigen medewerkers, om kennisverlies binnen
het project te voorkomen en kennisopbouw van het platform in de organisatie te vergroten;

• De aanstelling van een gespecialiseerde architect die borgt dat binnen het project
de juiste keuzes worden gemaakt t.a.v. inrichting en inbedding in het ICT-landschap
van het CIZ;

• CIZ versterkt het acceptatieproces in de bouw en doorontwikkeling van Apoyo waarmee
er beter op de resultaten gestuurd kan worden, zowel intern als naar de leverancier;

• Het verbeteren van de stuurinformatie in het programma zodat veel eerder en kleinschaliger
bijgestuurd kan worden.

3. Stapsgewijze vervanging

Het CIZ onderzoekt of een stapsgewijze vervanging van Portero opweegt tegen de risico’s
van een livegang in één keer. Bij die afweging houdt het CIZ de hoofddoelen van het
IT-vernieuwingsprogramma voor ogen:

• Continuïteit van de dienstverlening aan cliënten;

• Het neerzetten van een duurzame basis voor verdere doorontwikkeling, verbeteringen
en innovaties van de dienstverlening

Het CIZ wil deze doelen realiseren met beheersbare projectrisico’s en een realistisch
programmabudget.

4. Onderzoek binnen bestaande financiële en juridische kaders welke vervolgstappen
het meest geëigend zijn.

CIZ heeft met de huidige leverancier juridische en financiële afspraken vastgelegd
in de aanbestedingsovereenkomst. Daarbinnen zoekt CIZ samen met de leverancier ruimte
om de adviezen van AcICT op te volgen. Met als doel het verbeteren van het voortbrengingsproces
en het mitigeren van de door het AcICT gesignaleerde risico's terwijl er voortgang
blijft op het ontwikkelen van het zaaksysteem om klaar te zijn voor de noodzakelijke
toekomstige dienstverlening aan de burger.

Tot slot

Met de hierboven benoemde acties die CIZ onderneemt heb ik er vertrouwen in dat de
adviezen van het AcICT in voldoende mate opgevolgd worden, zodat er een toekomstbestendig
ICT landschap tot stand komt dat bijdraagt aan vereenvoudiging van processen en minder
administratie voor de client en medewerker.

Als laatste wil ik mijn waardering uitspreken richting het toets team van het AcICT.
Ik wil hen bedanken voor hun inzet en constructieve samenwerking. Dit heeft geresulteerd
in waardevolle adviezen voor het CIZ.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, M-F. Agema