Brief regering : Bestuurlijke reactie op Advies AcICT Nieuwbouw BIG

Nr. 578
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 juni 2024

Het Adviescollege ICT-toetsing (hierna AcICT) adviseert de regering en het parlement
over het verbeteren van de beheersing van ICT-projecten en informatiesystemen. Op
21 september 2023 heeft het Ministerie van VWS een toetsaanvraag bij het AcICT ingediend
voor het project Nieuwbouw BIG van CIBG. Uw Kamer is over het project Nieuwbouw BIG
op 2 oktober 2023 geïnformeerd.1 Het project heeft tot doel om een toekomstbestendig, klantvriendelijk en duurzaam
informatiesysteem te ontwikkelen zodat de Wet BIG en andere wet- en regelgeving structureel
met het BIG-register ondersteund kunnen blijven worden. Hierbij bied ik u het definitieve
advies aan dat ik op 30 april 2024 van het AcICT heb ontvangen.

Ik vind het rapport waardevol en ben er van overtuigd dat de adviezen van het AcICT
de slagingskans van het project Nieuwbouw BIG vergroten.

Conclusie van het AcICT

In het advies concludeert het AcICT dat het begrijpt dat CIBG het huidige informatiesysteem
Zorro wil vervangen, omdat het alternatief, namelijk onderdelen van Zorro moderniseren,
praktisch niet mogelijk is. Dit, omdat de verschillende onderdelen binnen Zorro ernstig
vervlochten zijn en daarom niet alle knelpunten op een verantwoorde manier kunnen
worden weggenomen. Toch denkt het AcICT dat de huidige aanpak en organisatie niet
gaat leiden tot een toekomstbestendig nieuw informatiesysteem COBRA voor het BIG-register,
om de volgende redenen:

– COBRA dreigt te herhalen wat er bij Zorro niet goed is gegaan.

– Registerkern gaat niet brengen wat CIBG verwacht.

– De kosteninschatting voor COBRA is te laag.

Opvolging van de adviezen

Het AcICT geeft aansluitend op zijn conclusie een aantal waardevolle adviezen om de
slagingskans van het project te vergroten. Hieronder is per advies aangegeven op welke
manier CIBG opvolging geeft aan de adviezen.

1. Voorkom herhaling van de situatie bij Zorro.

Het AcICT stelt dat «Zorro in een onwenselijke situatie is beland, waarin de applicatie
niet goed onderhoudbaar is, niet kan voldoen aan gebruikerswensen en van onvoldoende
kwaliteit is.» en adviseert daarom om een Minimum Viable Product (MVP) op te stellen
en hier consequent op te sturen.

Inmiddels heeft CIBG conform het advies het MVP voor fase 1 van het project vastgesteld
en is de sturing hierop door een architect ingericht. Hiermee geeft CIBG tevens invulling
aan het advies van het AcICT om te prioriteren en de wensen van gebruikers goed in
te vullen.

Het advies om één ontwikkelteam in plaats van de huidige twee verantwoordelijk te
maken voor de ontwikkeling van COBRA wordt op dit moment door CIBG nader onderzocht.

2. Realiseer een stabiele versie van de Registerkern met bijbehorende organisatie
en processen.

Het tweede advies heeft betrekking op de Registerkern. Het AcICT concludeert dat CIBG
onvoldoende doordacht van start is gegaan, dat uniformiteit onvoldoende wordt bereikt
en dat het beheer en onderhoud complexer is geworden.

Om invulling te geven aan dit advies heeft CIBG reeds begin maart 2024, onder leiding
van de Software Improvement Group (SIG), een workshop georganiseerd. Deze workshop
heeft inzichten opgeleverd om de scope van een stabiele versie van de Registerkern
vast te stellen en hoe het kennisniveau over de Registerkern kan worden verhoogd.
Daarnaast is uit de workshop gebleken dat er al uniformiteit is bereikt door het inzetten
van de Registerkern.

De scope van een stabiele versie van de Registerkern is inmiddels door CIBG vastgesteld.
De realisatie wordt binnenkort opgestart. Eventuele aanpassingen aan de Registerkern
zullen dan ook, conform het advies van het AcICT, tot een minimum worden beperkt.
Daartoe gaat CIBG actief lifecycle management toepassen volgens het rijksbrede LCM
Convenant2. Indien de Registerkern functioneel moet worden doorontwikkeld zal dit planmatig
worden aangepakt. Voor het totaal aan beheer en ontwikkeling gaat CIBG een meerjarig
beheer-, onderhoud- en ontwikkelplan opstellen.

CIBG heeft conform het advies de governance op de Registerkern reeds gewijzigd, door
de besturing en beheersing van de Registerkern te borgen in de lijnorganisatie. Met
de gewijzigde governance, inclusief rollen en verantwoordelijkheden, wordt het juiste
gebruik van de Registerkern actief bewaakt, wordt de documentatie bekend en vindbaar
en wordt de actualiteit van de documentatie geborgd. Daarnaast wordt binnen CIBG een
Registerkerngilde ingesteld dat moet zorgen voor kennisdeling en kennisoverdracht
richting de ontwikkelteams.

Door de verwachte leerervaringen in de praktijk, de stabiele versie die wordt gerealiseerd
en een bredere inzet van de Registerkern, volgens de laatste inzichten niet bij vijf
maar bij tien registers, verwacht CIBG dat de baten van de Registerkern op blijven
wegen tegen de kosten. Desalniettemin blijft CIBG de business case van de Registerkern
continu tegen het licht houden.

3. Onderbouw budgetten voor realisatie, onderhoud en beheer

Het derde advies gaat over het beter onderbouwen van budgetten. De kosteninschatting
voor fase 1 is inderdaad te laag gebleken. CIBG neemt de adviezen van het AcICT over
en bezien zal worden wat de mogelijkheden hiertoe zijn binnen de begroting.

Vanwege de omvang is het project Nieuwbouw BIG in drie fasen opgeknipt. Bij iedere
faseovergang vindt een evaluatie plaats van de voorgaande fase inclusief een herijking
van de business case (begroting en planning).

Conform het advies van het AcICT start CIBG op korte termijn met het uitwerken van
de procesplaten voor fase 2 en 3, zodat bij de start van de betreffende fase als eerste
het MVP kan worden vastgesteld. Pas daarna wordt gestart met de verdere bouw.

Bij het bepalen van het budget voor een volgende fase worden de leerpunten uit de
voorgaande fases meegenomen in een herijkte businesscase. Hierbij wordt ook rekening
gehouden met een marge.

De kosten van beheer en onderhoud worden jaarlijks vastgesteld en hebben deels een
relatie met de ontwikkelkosten. Wat in de praktijk de effecten van het gebruik van
de Registerkern zijn op het beheer en onderhoud wordt pas zichtbaar wanneer de applicatie
daadwerkelijk enige tijd wordt beheerd en onderhouden. CIBG zal deze resultaten verwerken
in een herijking van de business case en opnemen in het op te stellen meerjarig beheer-,
onderhoud- en ontwikkelplan.

Tot slot

Met de hierboven benoemde acties die CIBG onderneemt heb ik er vertrouwen in dat de
adviezen van het AcICT in voldoende mate opgevolgd worden, zodat er een toekomstbestendig
BIG-register komt.

Als laatste wil ik mijn waardering uitspreken richting het toetsteam van het AcICT.
Ik wil hen bedanken voor hun inzet en constructieve samenwerking. Dit heeft geresulteerd
in waardevolle adviezen voor CIBG in het algemeen en het project Nieuwbouw BIG in
het bijzonder.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
C. Helder