Brief regering : Bestuurlijke reactie op definitief BIT-advies Generiek platform voor Document en Archiefbeheer

29 362 Modernisering van de overheid

Nr. 1345 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 maart 2024

Bijgaand ontvangt u het definitieve advies van het Adviescollege ICT-toetsing (verder
het Adviescollege) inzake de door het college uitgevoerde toets bij het project Generiek
platform voor Document- en Archiefbeheer (verder GDA) van de Belastingdienst. Dit
advies heb ik op 20 februari 2024 van de voorzitter van het Adviescollege en de Secretaris-directeur
van het Adviescollege ontvangen. Hierbij ontvangt u tevens de bestuurlijke reactie
bij dit advies.

Het project GDA zorgt voor het op orde brengen van het archiefsysteem en beoogt een
toekomstvast en modern platform voor document- en archiefbeheer te realiseren voor
de Belastingdienst. Dit platform dient ter vervanging van de huidige, deels verouderde
archiefvoorzieningen en heeft tot doel om op een gecentraliseerde plek informatieobjecten
conform wet- en regelgeving (archiefwet) op te slaan, te archiveren, beschikbaar te
stellen en te vernietigen. Hierdoor kunnen archiefstukken beschikbaar worden gesteld
aan burgers en bedrijven, worden archiefstukken beter vindbaar en voldoet het archief
aan de eisen van deze tijd.

De toets vond plaats tussen 27 september en 13 december jl. Het Adviescollege is tot
een conclusie gekomen over het project GDA en geeft twee adviezen om het project te
verbeteren.

Kern van het advies

De hoofdconclusie is dat het Adviescollege zich zorgen maakt of het project tot een
succesvolle doorstart van de ontwikkeling komt. Hiervoor worden de volgende redenen
aangegeven:

• Er is nog geen eenduidigheid over de oplossingsrichting;

• De projectorganisatie vult de voorwaarden voor doorstart niet in.

Het Adviescollege adviseert het project zorg te dragen voor een doorstart op korte
termijn door een realistische koers in te zetten en daarbij gebruik te maken van de
aanwezige kennis en ervaring bij de Belastingdienst.

Het Adviescollege geeft daarbij de volgende adviezen:

1. Ontwikkel verder op basis van het bestaande bouwblok voor document- en archiefbeheer;

2. Vul de voorwaarden voor een succesvolle doorstart in.

Onderstaand wordt nader ingegaan op de adviezen van het Adviescollege. Ook worden
de in gang gezette acties toegelicht.

Ontwikkel verder op basis van het bestaande bouwblok voor document- en archiefbeheer

Door het Adviescollege wordt geadviseerd de doorstart van het project GDA op korte
termijn mogelijk te maken. Dit betekent dat de Belastingdienst een oplossingsrichting
en invulling daarvan moet vaststellen. Het Adviescollege geeft daarbij aan de gewenste
eindsituatie niet in één keer volledig in detail uit te werken en te ontwikkelen.
Een stapsgewijze doorontwikkeling vanuit het bestaande operationele bouwblok op basis
van IBM FileNet wordt hiervoor geadviseerd.

Het advies van het Adviescollege om tot een stapsgewijze doorontwikkeling van het
bouwblok op basis van IBM FileNet te komen wordt onderschreven door de Belastingdienst.
De versie van FileNet in het operationele bouwblok gaf reden tot twijfel of het Minimum
Viable Product (MVP) gerealiseerd zou kunnen worden. Nader onderzoek en het laten
uitvoeren van een Proof of Concept (PoC) in 2023 hebben geresulteerd in een voorlopig
besluit door te gaan met de technologie van IBM Filenet.

Inmiddels is een nieuwe versie van IBM FileNet beschikbaar die verder is ontwikkeld
en meer standaard mogelijkheden biedt. De Belastingdienst zal op basis van de technologie
van het bestaande operationele bouwblok verder ontwikkelen, waarbij zoveel mogelijk
gebruik wordt gemaakt van de standaard functionaliteit in de nieuwste versie van FileNet.
Hierdoor wordt de noodzaak tot hergebruik of ontwikkeling van maatwerk gereduceerd.

Het Adviescollege beveelt aan om ten behoeve van het Minimum Viable Product (MVP)
een eerste aansluiting bij GDA tot stand te brengen, met een voor de document- en
archiefbehoefte representatieve documentstroom. Dit valt binnen de scope van het project.

Met deze maatregelen is de gewenste eenduidigheid over de oplossingsrichting verkregen.

Vul de voorwaarden voor een succesvolle doorstart in

Het Adviescollege adviseert op korte termijn verbeteringen door te voeren in de aanpak
en besturing van het project, zodat aan de voorwaarden voor succesvolle doorontwikkeling
en goede ondersteuning voor aansluitende afdelingen wordt voldaan.

Ook dit advies wordt door de Belastingdienst onderschreven en opgevolgd.

Deels heeft dit reeds gestalte gekregen. Eind februari is een nieuwe programmadirecteur
voor GDA gestart die verantwoording aflegt aan de stuurgroep GDA. Deze programmadirecteur
heeft ervaring met het implementeren van een vergelijkbaar archiefsysteem bij een
grote uitvoeringsorganisatie.

De samenstelling van de stuurgroep is aangepast. Vertegenwoordiging in de stuurgroep
vindt plaats op directieniveau van de Belastingdienst. De stuurgroep is aangevuld
met een vertegenwoordiger vanuit de business, zodat de aansluitende keten conform
het advies van het Adviescollege betrokken is en tijdig kan anticiperen.

Aan het advies om te komen tot een multidisciplinair team waarin alle benodigde expertise
aanwezig is, wordt momenteel invulling gegeven. Er wordt een team samengesteld met
toegewijde capaciteit en expertise vanuit de business en IV Belastingdienst. Dit wordt
aangevuld met de externe capaciteit voor ondersteuning op ontwikkeling en implementatie.
Het aanbestedingsproces voor de werving van deze externe partij wordt in maart afgerond.
Daarna worden met de externe partij afspraken gemaakt over de invulling van de opdracht.
Uitgangspunt voor de opdracht is dat per 1 juni 2024 wordt gestart met de realisatie
van het MVP en de implementatie 30 juni 2025 is voltooid.

Met de hier benoemde maatregelen verwacht ik dat de Belastingdienst haar doelstellingen
ten aanzien van het verwezenlijken van GDA zal behalen.

De businesscase voor het project zal mede op basis van dit onderzoek worden herijkt
en de informatie inzake dit project op het Rijks ICT-dashboard zal worden geactualiseerd.

Ik dank het Adviescollege hartelijk voor de verrichte werkzaamheden en het opgestelde
advies.

De Staatssecretaris van Financiën, M.L.A. van Rij