Brief regering : AVG-inzageverzoeken Belastingdienst

32 761
Verwerking en bescherming persoonsgegevens

Nr. 1287
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 26 september 2023

De Belastingdienst doet er alles aan om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG). Een onderdeel van deze wet schrijft voor dat personen het recht hebben om inzage
te krijgen in welke persoonsgegevens een organisatie gebruikt. Voor mij is dit heel
belangrijk voor het verdere herstel van vertrouwen tussen de Belastingdienst en de
burger. Iedere belastingplichtige kan een inzageverzoek indienen met vragen over de
verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Op deze inzageverzoeken moet de Belastingdienst
binnen één maand beslissen. Deze termijn kan met twee maanden verlengd worden. Deze
termijnen blijken in een groot deel van de gevallen niet gehaald te worden. Eind augustus
2023 viel 80 procent van het totaal geregistreerde verzoeken buiten de wettelijke
termijn. Dit percentage is hoog, omdat zowel oude nog openstaande meldingen als de
nieuwe meldingen hierin worden meegenomen. Uiteraard heeft het binnen de gehele Belastingdienst
hoge prioriteit om zo snel mogelijk aan de AVG te voldoen, en om de late inzageverzoeken
zo snel mogelijk omlaag te brengen. Met deze brief informeer ik uw Kamer over de oorzaak
van het niet halen van deze termijnen en de verbeteracties die zijn opgestart om sneller
op inzageverzoeken te reageren.

Inzageverzoeken

In het kader van de implementatie AVG heeft de Belastingdienst een privacypagina gepubliceerd
en een postbus opengesteld voor het indienen van inzageverzoeken (Belastingdienst,
Postbus 2508, 6401 DA Heerlen). Ten tijde van het gaan gelden van de AVG ontving de
Belastingdienst jaarlijks ongeveer 150–200 inzageverzoeken. Dit aantal nam langzaam
aan toe, maar vanaf begin 2020 was een grote toename van verzoeken als gevolg van
de aandacht voor het verwerken van persoonsgegevens in de fraude signaleringsvoorziening
(FSV) door de Belastingdienst zichtbaar. Vanaf begin 2020 zijn er ongeveer 15.000
verzoeken om inzage in FSV ingediend. Het onderdeel van de Belastingdienst dat belast
is met het herstel van FSV behandelt ook de inzageverzoeken over FSV. De behandeling
van deze FSV-inzageverzoeken gebeurt in beginsel wel binnen de voorgeschreven termijn.
Van de FSV-inzageverzoeken wordt driekwart binnen de termijn behandeld.

Intern onderzoek naar het inzageproces binnen de Belastingdienst

Op 29 maart 2022 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een normoverdragend gesprek
gevoerd met de Belastingdienst. Tijdens dit gesprek is onder andere gesproken over
de klachten die de AP heeft ontvangen naar aanleiding van het niet tijdig behandelen
van inzageverzoeken. Naar aanleiding van deze klachten is binnen de Belastingdienst
een interne audit uitgevoerd naar dit inzageproces. Hierbij werd de vraag gesteld:
«Hoe verloopt het AVG-inzageproces bij de Belastingdienst en welke beheersing is hiervoor
ingeregeld?»

Uit dit onderzoek bleek dat de Belastingdienst in de periode sinds 2021 56 procent
van de reguliere AVG-inzageverzoeken niet binnen de wettelijke termijn afhandelde.
Dit kwam onder andere door een gebrekkig proces voor het behandelen van reguliere
AVG-inzageverzoeken. Geadviseerd werd om de sturing en coördinatie beter in te vullen
en de procesinrichting te verbeteren, waarbij ook het eigenaarschap en de verantwoordelijkheden
helder gemaakt moesten worden.

Rapportages en laatste cijfers

Vanaf mei 2023 worden centrale rapportages opgeleverd. De rapportages bieden inzicht
in de aantallen verzoeken om inzage per maand en in de doorlooptijden van de behandeling.
Voor de 70 inzageverzoeken die in 2023 zijn binnengekomen kan ik melden dat 54 procent
binnen de wettelijke termijn is afgehandeld. De status begin september was dat er
nog 37 verzoeken opstaan waarvan 80 procent nu buiten de wettelijke termijn valt.

Verbeteracties

Zoals aangegeven wordt er hard gewerkt om de Belastingdienst AVG-compliant te maken.
Na de audit over inzageverzoeken is de beheertaak (de centrale registratie van ontvangen
verzoeken en de monitoring van de behandeltermijnen) daarom belegd bij één centrale
directie: de directie Centrale Administratieve Processen (CAP) van de Belastingdienst.
Daarnaast heeft ieder organisatieonderdeel van de Belastingdienst één vast aanspreekpunt
waarmee dit centrale team van CAP samenwerkt.

De uitvoeringsdirecties CAP, Grote Ondernemingen, Midden- en Kleinbedrijf, Particulieren
en FIOD hebben ook ieder een eigen coördinator. Andere organisatieonderdelen die minder
verzoeken krijgen, maken gezamenlijke gebruik van één of meer coördinatoren. De coördinator
van de centrale registratie van CAP en de coördinatoren van de organisatieonderdelen
hebben intensief contact met elkaar in het kader van de monitoring van de behandeltermijnen.

Dankzij deze centrale registratie sinds het tweede kwartaal van dit jaar is het sindsdien
ook mogelijk om rapportages op te leveren, welke inzicht bieden in de aantallen inzageverzoeken
per maand en de doorlooptijden van de behandelingen.

Door zicht te hebben in de volledige voorraad AVG-inzageverzoeken zijn we als Belastingdienst
vanaf nu in staat om de voortgang beter te volgen en hierop te sturen. De komende
periode zullen we de sturing op dit proces versterken. De rapportages worden besproken
bij een periodiek overleg waar directeuren van de Belastingdienst aanwezig zijn. Hier
wordt gekeken welke interventies nodig zijn om AVG-inzageverzoeken op tijd af te handelen.
De inzet is om de werkvoorraad oude meldingen dit jaar te hebben weggewerkt en nieuw
geregistreerde verzoeken zoveel mogelijk binnen de wettelijke termijn af te handelen.
Onderzocht wordt welke aanvullende maatregelen nodig zijn om dit te realiseren. Als
Staatssecretaris zal ik uw Kamer periodiek op de hoogte houden van de voortgang. Ik
vind dat de Belastingdienst compliant moet worden op het punt van de afhandeling van
de AVG-inzageverzoeken. Wij zullen uw Kamer via de reguliere stand-van-zakenbrieven
hierover informeren.

De Staatssecretaris van Financiën,
M.L.A. van Rij