Brief regering : BIT-advies Programma Rationalisatie ICT-landschap CAK

Nr. 299
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 23 mei 2023

Het Adviescollege ICT-toetsing (hierna: AcICT) adviseert de regering en het parlement
over verbetering van de beheersing van ICT-projecten en informatiesystemen. Het CAK
is bezig met een brede veranderopgave om haar uitvoering te verbeteren. Eén van de
drie focusgebieden is de Vereenvoudiging ICT. Een belangrijk onderdeel hiervan is
het Programma Rationalisatie ICT-landschap (hierna: rationalisatie).

Ik heb AcICT verzocht een advies uit te brengen over de risico’s en slagingskans van
de rationalisatie. Op 1 mei jl. heeft AcICT haar BIT-advies over de rationalisatie
vastgesteld. Met deze brief bied ik u dit advies aan, samen met mijn reactie op de
bevindingen van AcICT.

Conclusie AcICT

De rationalisatie beoogt bij te dragen aan een blijvend eenvoudig, doelmatig en flexibel
ICT-landschap voor het CAK door functionaliteiten te combineren, applicaties op te
ruimen en uit te faseren. Het programma is op 1 januari 2023 gestart en heeft een
looptijd tot en met het eerste kwartaal van 2028. De kosten voor het uitvoeren van
de rationalisatie worden geschat op ruim 37 miljoen euro.

AcICT onderschrijft in het gegeven advies nut en noodzaak van het programma. Daarbij
stellen zij dat het programma nog voor complexe uitdagingen zal komen te staan en
dat er meer aandacht voor de inhoud, meer focus en groter kostenbewustzijn nodig is.
Zij zien aanzienlijke risico’s op een aantal aspecten. Ze geven aan de overkoepelende
inhoudelijke uitwerking te dun te vinden, de focus van de besturing onvoldoende gegeven
de urgentie van de rationalisatie en het handelen vanuit kostenbewustzijn zien zij
onvoldoende terug.

Opvolging aanbevelingen AcICT

Aansluitend op hun conclusies geeft AcICT een aantal concrete aanbevelingen om de
slagingskans van het programma te vergroten. Ik onderschrijf deze aanbevelingen. Ik
heb het CAK gevraagd om aan te geven hoe zij hieraan opvolging gaan geven om ervoor
te zorgen dat de inhoudelijke basis van de rationalisatie structureel wordt verbeterd
en de focus van de besturing en op kostenbewustzijn wordt verhoogd. Hieronder wordt
deze uitwerking per aanbeveling nader toegelicht.

1. Verbeter de CAK-brede inhoudelijke basis voor de rationalisatie

De eerste aanbeveling betreft het verbeteren van de inhoudelijke basis voor de rationalisatie.
Het CAK heeft hierin inmiddels al een aantal stappen gezet. Op basis van de ervaringen
met de domeinen Portalen en Klantcontact heeft het CAK haar werkwijze verbeterd. Bijvoorbeeld
door het introduceren van toegewijde analyseteams en verbetering van de kwaliteit
en de diepgang van de specificaties. Het CAK is gestart met een verdere invulling
van de benodigde architectuur voor (in eerste instantie) de procesdomeinen Vastleggen
en Financieel. Hiermee worden toekomstbestendige doelen, principes en uitgangspunten
per domein en voor de regelingen vastgesteld, zodat duurzame oplossingen worden gerealiseerd.
Hierbij zal ook worden bepaald welke functionaliteiten regeling-overstijgend en welke
regeling-specifiek zijn. Het doel hiervan is om meervoudig te gebruiken componenten
tijdig in beeld te brengen. Vervolgens worden qua processen, applicaties en data de
huidige en toekomstige situatie bepaald en wordt de bijbehorende transitie in kaart
gebracht. In deze transitie is de rationalisatie naar de uiteindelijk beoogde systemen,
ofwel doelsystemen, de belangrijke eerste stap.

Daarnaast zal het CAK de komende maanden per regeling een meerjarig stappenplan voor
de komende 3–5 jaar opstellen, waarin ook de rationalisatie stappen nadrukkelijk worden
opgenomen. Hiermee zal een aantal belangrijke inhoudelijke dilemma’s, zoals genoemd
in de aanbeveling, in samenhang met elkaar, in de tijd naar voren worden gehaald om
deze via een beheerst proces tot afgewogen besluiten te brengen. Hiermee wordt de
inhoudelijke analyse van het ICT-landschap zo vroeg mogelijk opgepakt en niet uitgesteld
tot de relevante procesdomeinen aan de beurt zijn.

Het CAK zal de opvolging van dit advies nader uitwerken en verankert deze in (addenda
op) de formele programmadocumenten zoals het plan van aanpak en de business case.
Aanvullend daaraan laat het CAK jaarlijks een onafhankelijke toets uitvoeren die past
binnen het reeds daarvoor rijksbreed beschikbare instrumentarium (zoals een gateway
review), om de kwaliteit van de verbeteringen ook duurzaam te borgen.

2. Focus besturing meer op resultaat

De tweede aanbeveling van AcICT heeft betrekking op de focus van de besturing op resultaat.
De opvolging van deze aanbeveling houdt verband met de eerste aanbeveling. Door het
vervroegen van het onder het eerste punt genoemde inhoudelijke inzicht, zal eerder
duidelijk worden welke applicaties versneld kunnen worden uitgefaseerd en wat daarvoor
de gewenste planmatige aanpak is. Ook is de verwachting dat met deze aanpak vroegtijdiger
duidelijk wordt of eerder gekozen doelsystemen nog voldoende passend zijn of dat vernieuwing
nodig is. Hierop zal het CAK vervolgens in haar prioritering anticiperen, rekening
houdend met eventuele continuïteitsrisico’s.

Daarnaast zal het CAK de governance op het programma rationalisatie (in samenhang
met de sturing op het focusgebied Vereenvoudiging-ICT) en die op het totale CAK portfolio
herijken, om de rationalisatie daadkrachtiger te maken en het risico op vertraging
en budgetoverschrijding te minimaliseren. Het advies om een maximale doorlooptijd
en vast maximaal budget te hanteren kan daarnaast bijdragen aan de benodigde focus
op resultaat.

3. Versterk het handelen vanuit kostenbewustzijn

De derde aanbeveling heeft betrekking op het handelen vanuit kostenbewustzijn. Momenteel
is het CAK bezig om middels een activity-based kostenmodel de «Total-Cost-of-Ownership»
(TCO) voor de regelingen die zij uitvoeren in kaart te brengen. Onderdeel hiervan
zijn de ICT-gerelateerde kosten. Het CAK voert momenteel een inventarisatie uit naar
alle applicaties en systemen die momenteel worden gebruikt, inclusief de daarmee samenhangende
kosten. Op basis hiervan zal het CAK voor elke stap van de rationalisatie het effect
op de TCO bepalen, conform de business case voor de rationalisatie. Daarnaast stelt
het CAK voorafgaand aan de start van een domein de bijdrage van de rationalisatie
vast in de vorm van resultaat KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) voor het te rationaliseren
domein, zoals het aantal uit te zetten systemen.

4. Verbeter het beheer en onderhoud van het ICT-landschap (voor zover dit niet door
andere initiatieven gebeurt)

Tot slot vraagt AcICT aandacht voor het verbeteren van het beheer en onderhoud van
het ICT-landschap. Dit is voor het CAK een focuspunt om haar ICT landschap ook naar
de toekomst toe op orde te houden, en wordt inmiddels al opgepakt door het CAK. Vanuit
het focusgebied Vereenvoudiging-ICT, waar het programma rationalisatie onderdeel van
uitmaakt, wordt structureel gewerkt aan het verbeteren van de ICT-processen, waaronder
Life-cycle-management (LCM) en Onderhoud & Beheer. Voor LCM wordt beleid opgesteld
en een LCM-kalender ingericht, die moeten voorkomen dat er nieuw achterstallig onderhoud
ontstaat.

AcICT adviseert om voldoende beheer- en onderhoudsbudget toe te wijzen aan het CAK
om achterstallig onderhoud in de toekomst te voorkomen. Dit financieringsvraagstuk
zal worden meegenomen in de reguliere bestuurlijke overleggen tussen mijn ministerie
en het CAK.

Bovengenoemde maatregelen vergen nadere uitwerking en monitoring. Voor mij is het
daarnaast van groot belang dat het CAK voldoende executiekracht heeft en in staat
is om de activiteiten van dit omvangrijke programma succesvol uit te voeren. Het is
tevens van belang dat terughoudendheid wordt betracht in taak- of beleidswijzigingen
bij het CAK om zodoende de voortgang van en focus op de rationalisatie te behouden.
Ik zal hier vanuit mijn rol op toezien.

Ik wil AcICT danken voor hun inzet wat heeft geresulteerd in waardevolle aanbevelingen
om het programma Rationalisatie ICT-landschap verder te verbeteren.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
E.J. Kuipers