Brief regering : Evaluatie plan van aanpak ‘Een veilige defensieorganisatie’ door de Auditdienst Rijk

Nr. 3
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 14 september 2022

Hierbij bied ik u, mede namens de Minister van Defensie, de evaluatie van het plan
van aanpak «Een veilige defensieorganisatie» zoals deze is uitgevoerd door de Auditdienst
Rijk (ADR) aan. Hiermee doe ik de toezegging gestand die mijn ambtsvoorgangers deden
in de aanbiedingsbrief bij het jaarrapport 2021 van de Visitatiecommissie Defensie
en Veiligheid (Kamerstuk 34 919, nr. 81).

Evaluatierapport van de ADR

Defensie heeft de ADR gevraagd het plan van aanpak te evalueren om inzicht te krijgen
in de status, de uitvoerbaarheid en de effectiviteit van de 40 maatregelen van het
plan van aanpak. Daarnaast beoogde Defensie leerpunten van de aanpak op te doen, om
hiermee Defensie handvatten te geven ter verbetering van de aanpak.

Ik dank de ADR voor het onderzoek en het opgeleverde rapport. De resultaten van de
evaluatie geven waardevolle inzichten om veiligheid binnen Defensie verder te versterken.
De ADR concludeert dat de maatregelen in 2018 onvoldoende specifiek, meetbaar, acceptabel,
realistische en tijdgeboden (SMART) zijn opgesteld. Daardoor is het voor de ADR beperkt
mogelijk inzicht te geven in de uitvoerbaarheid en de effecten van de maatregelen.
De algemene formulering heeft ook een positief effect. Volgens de ADR waren de maatregelen
wel toepasbaar op de unieke bedrijfsvoering van elk defensieonderdeel.

Op basis van bovenstaande conclusies geeft de ADR een belangrijke hoofdboodschap mee
aan Defensie: bij totstandkoming van nieuw beleid dient een diepgaande beleidsanalyse
uitgevoerd te worden. Ik neem deze hoofdboodschap ter harte en benadrukken dat deze
relevant is voor alle beleidsterreinen binnen Defensie.

Defensie geeft hier inmiddels invulling aan. Nieuw beleid wordt voor besluitvorming
getoetst op verschillende criteria. Zo moeten de noodzaak, planning, beoogde effecten
en vereiste randvoorwaarden duidelijk beschreven zijn. Ook voert de Commandant der
Strijdkrachten een uitvoerbaarheidstoets uit en wordt het beleid financieel gevalideerd.

Naast haar hoofdboodschap geeft de ADR vijf verbetermogelijkheden mee aan Defensie.
Deze verbetermogelijkheden sluiten aan bij de hoofdboodschap en worden afzonderlijk
behandeld in de ambtelijke managementreactie die is opgenomen in het rapport. Ik benoem
graag in deze brief de eerste verbetermogelijkheid die de ADR ziet, namelijk het voorkomen
dat de aandacht voor veiligheid verslapt. Ik onderschrijf deze oproep van de ADR en
zal samen met de Minister, de militaire top en de ambtelijke top het belang van veiligheid
blijven uitdragen. Zoals de ADR aangeeft is dat randvoorwaardelijk bij het verder
versterken van de veiligheid binnen Defensie.

Plan van aanpak «Een veilige defensieorganisatie»

Met het plan van aanpak heeft Defensie een verbetertraject ingezet op het gebied van
veiligheid. Dit gebeurde mede naar aanleiding van diverse tragische ongevallen die
lieten zien dat werken bij Defensie veiliger kon en moest (Kamerstuk 34 919, nr. 4). De Visitatiecommissie Defensie en Veiligheid beschreef Defensie als «een uitgeholde
organisatie» (Kamerstuk 34 919, nr. 39) en de rapporten van de commissie Van der Veer (Kamerstuk 34 775 X, nr. 75) en de commissie Giebels (Kamerstuk 35 000 X, nr. 13) maakten duidelijk dat er sprake was van enkele prangende veiligheidsvraagstukken.

De oplevering van de evaluatie van het plan van aanpak door de ADR is een belangrijke
stap naar een veiliger Defensie. Ik neem de maatregelen die blijvend aandacht behoeven
mee in het verder versterken van veiligheid in de organisatie. In deze brief besteed
ik aandacht aan wat Defensie gedaan heeft en waar Defensie staat betreffende de verdere
versterking van veiligheid en integriteit. Voorafgaand aan het commissiedebat veiligheid
en integriteit, gepland op 20 oktober 2022, ontvangt u een Kamerbrief waarin ik schets
waar Defensie naartoe gaat op het gebied van veiligheid en integriteit.

Wat Defensie heeft gedaan

Het plan van aanpak was, net als het rapport van de commissie Van der Veer, geordend
langs vier sporen die in samenhang moeten worden beschouwd:

• De strategie: de manier waarop veiligheid integraal deel uitmaakt van de aansturing,
de bedrijfsvoering en het operationele kernproces van de organisatie.

• De structuur: de wijze waarop de organisatie van, en verantwoordelijkheden voor veiligheid
zijn ingericht en belegd.

• Het systeem: de manier waarop veiligheidsmanagement en lerend vermogen binnen de organisatie
wordt verbeterd en geborgd.

• De cultuur: de waarden en normen, de ongeschreven regels en het (leiderschaps)gedrag
ten aanzien van veiligheid.

Zowel met dit plan van aanpak als het plan van aanpak «versterking sociale veiligheid»
(Kamerstuk 35 000 X, nr. 75) zijn fundamentele stappen gezet om de veiligheid bij Defensie te versterken. Hieronder
geef ik, langs bovengenoemde vier sporen, enkele voorbeelden van wat Defensie gedaan
heeft.

Strategie

Veiligheid en integriteit worden gezien als randvoorwaarden voor alle werkzaamheden
binnen Defensie, als belangrijke waarden die horen bij het professioneel uitvoeren
van de toegewezen taak. Dit begint bij de tone at the top. De politieke, ambtelijke en militaire leiding hebben nadrukkelijker het belang van
veiligheid uitgedragen. Dit leidde bijvoorbeeld tot het nieuw opgerichte Veiligheidscomité:
periodiek bespreken de leden van de Bestuursraad, commandanten van de defensieonderdelen,
de Directeur Veiligheid en de Inspecteur-Generaal Veiligheid het veiligheidsbeleid
en bijbehorende vraagstukken.

Daarnaast is veiligheid een vast onderdeel geworden van de reguliere wijze van aansturing
door de CDS. Jaarlijks geeft hij in zijn Aanwijzing Gereedstelling de defensieonderdelen
opdrachten, die ook gericht zijn op het verbeteren van de veiligheid. De defensieonderdelen
rapporteren periodiek over de voortgang van de uitvoering van deze opdrachten.

Defensieonderdelen hebben extra financiële middelen toegewezen gekregen om aan veiligheid
gerelateerde opdrachten uit te kunnen voeren. Met het plan van aanpak werd in 2018
€ 10 miljoen, in 2019 € 15 miljoen en vanaf 2020 structureel € 25 miljoen per jaar
toegekend voor het verbeteren van de veiligheid. Vanaf 2021 is dat budget verhoogd
naar structureel € 30 miljoen per jaar.

Structuur

Met de oprichting van de Directie Veiligheid en de Inspectie Veiligheid Defensie (IVD)
is een extra impuls gegeven aan het vergroten van de aandacht voor veiligheid. Daarnaast
zijn hiermee de verantwoordelijkheden voor veiligheid belegd volgens de reguliere
aansturing van Defensie. De Directeur Veiligheid is onder de Directeur-Generaal Beleid
verantwoordelijk voor beleid, de CDS is verantwoordelijk voor de uitvoering en de
Inspecteur-Generaal Veiligheid is verantwoordelijk voor toezicht.

Ook op de decentrale uitvoerende niveaus is de veiligheidsorganisatie uitgebreid.
Door de jarenlange bezuinigingen was bijvoorbeeld het aantal veiligheidsfunctionarissen
bij de defensieonderdelen gereduceerd. Het zijn juist deze functionarissen die op
elk niveau commandanten voorzien van gevraagd en ongevraagd advies over veiligheidsrisico’s.
Het aantal functies hiervoor is dan ook verhoogd.

Systeem

Defensie heeft het veiligheidsmanagementsysteem verder ontwikkeld. Veiligheid is onderdeel
geworden van beleid, planning, verwerving, bedrijfsvoering, aansturing, gereedstelling
en inzet. Op alle niveaus doorlopen commandanten de plan-do-check-act-cyclus, waarbinnen de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en interne audits
belangrijke instrumenten zijn.

Op het gebied van sociale veiligheid en integriteit heeft Defensie in 2022 het proces
verbeterd voor integriteitsmeldingen en meldingen van ongewenst gedrag. Daarnaast
is de zorg en nazorg voor betrokkenen bij een integriteitsmelding verbeterd.

Cultuur

Ik zie effecten van de verbeteringen op systeemniveau en de aandacht die de top en
commandanten van defensieonderdelen in woord en daad besteden aan veiligheid. Vanuit
een toenemende bewustwording onderkennen commandanten vaker risico’s, nemen zij maatregelen
om deze te mitigeren of leggen zij activiteiten zelfs stil. Tevens is er in de hele
organisatie meer aandacht gekomen voor veiligheid, inclusief het belang van het melden
van voorvallen. Verder lijkt er een licht positieve trend zichtbaar betreffende de
meldingsbereidheid (Kamerstuk 35 925 X, nr. 88).

Veiligheid is een structureel onderdeel geworden van de initiële opleiding voor militairen.
Daarmee wordt gegarandeerd dat elke nieuwe militair bekend is met het belang van veilig
werken bij Defensie. Ook in de loopbaanopleidingen voor leidinggevenden wordt veiligheid
behandeld. Commandanten en leidinggevenden kunnen verder de specifiek op veiligheid
gerichte Safety Leadership Course volgen.

Waar staat Defensie nu

De stappen die gezet zijn langs de vier sporen hebben, zoals hierboven beschreven,
tot merkbare verbeteringen geleid. De ADR geeft echter ook aan dat de aandacht voor
veiligheid niet mag verslappen en dat verdere verbetering nodig is. Mede daarom is
structureel € 16,9 miljoen1 extra vanuit de Agenda voor Veiligheid vrijgemaakt voor aanvullende capaciteit op
het gebied van veiligheid. Met deze aanvullende capaciteit worden de veiligheidsorganisaties
verder toegerust op het borgen van veiligheid bij de groei van de organisatie.

Zoals beschreven in de Defensienota 2022 (Kamerstuk 36 124, nr. 1) gaat Defensie groeien, onder andere door de verwerving van materieel en een uitbreiding
van het personeelsbestand. Veiligheid is randvoorwaardelijk bij deze groei. Bij het
verwervingsproces moet veiligheid een integraal onderdeel zijn zodat nieuw materieel
veilig in gebruik wordt genomen. Daarnaast is veiligheid al een onderdeel van de initiële
opleidingen zodat nieuwe militairen het belang van veilig werken bij Defensie aangeleerd
krijgen.

De versterking van veiligheid bij Defensie gaat onverminderd door. Voor het commissiedebat
veiligheid & integriteit van 20 oktober 2022 zal ik u aangeven welke maatregelen nog
verder worden ingezet om Defensie veiliger te maken.

Slot

Defensie is een grote en complexe organisatie waarin medewerkers voortdurend keuzes
moeten maken, soms onder moeilijke omstandigheden. Het is cruciaal dat de inherent
risicovolle activiteiten van Defensie op zo veilig mogelijke wijze en binnen een zo
veilig mogelijke werkomgeving worden uitgevoerd. Juist daarom is dit rapport van de
ADR van groot belang. De verbetermogelijkheden die zij Defensie aanreikt dragen bij
aan een betere en veiligere organisatie.

Een organisatie zonder incidenten bestaat helaas niet. Risico’s zullen altijd op een
juiste manier afgewogen, gemitigeerd en geaccepteerd moeten worden. Er kunnen daarbij
echter altijd zaken misgaan, met serieuze consequenties tot gevolg. Voor mij staat
voorop dat ik dit wil voorkomen en dat defensiemedewerkers geen onverantwoorde risico’s
nemen. Door bovendien regelmatig de effectiviteit van de ingezette maatregelen en
initiatieven te evalueren, stelt Defensie zichzelf in staat om blijvend te verbeteren.

De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat