Brief regering : Reactie op ‘Definitief BIT-advies Moderniseren Examens, 29 juni 2022’

26 643
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 519
BRIEF VAN DE MINISTERS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP EN VOOR PRIMAIR EN VOORTGEZET
ONDERWIJS

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 juli 2022

In deze brief geven wij onze reactie op het «Definitief BIT-advies Moderniseren Examens,
29 juni 2022» van het Adviescollege ICT-toetsing. Het advies, dat we u in bijlage
bij deze brief toesturen, gaat over de vernieuwing van de softwaresystemen waarmee
de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) de staatsexamens voortgezet onderwijs en examens
Nederlands als tweede taal (NT2) administreert, aanmeldingen regelt, roostert, de
uitslagen bepaalt en de resultaten vastlegt. Voor de volledigheid: het project gaat
niet over het digitale systeem Facet dat ingezet wordt voor het afnemen van centrale digitale
examens en toetsen in het voortgezet onderwijs.

Bij het tot stand komen van het advies heeft het college DUO en het ministerie de
mogelijkheid gegeven om te reageren op de bevindingen. Dat hebben we op prijs gesteld
en we willen het Adviescollege bedanken voor de bruikbare en afgewogen adviezen.

Aanleiding

Doel van het project is om de nog aanwezige, verouderde examen-systemen te vervangen.
Het is een meerjarig project met een looptijd tot einde 2025. Met de nieuwe systemen
zal de continuïteit van dienstverlening beter gewaarborgd zijn, zal het systeem beter
in staat zijn om wijzigingen te accommoderen en zal het meer gebruiksgemak leveren
voor zowel DUO-medewerkers als klanten van DUO.

Zowel DUO als het Adviescollege onderkennen de noodzaak om de huidige systemen te
vervangen. Het Adviescollege adviseert dat DUO kritisch moeten kijken naar de oplossingsrichting,
het ontwikkelproces en de toekomstige kosten voor het onderhouden van het nieuwe systeem.
Het Adviescollege doet daarvoor drie aanbevelingen, waarop wij hieronder reageren.

Advies 1: Identificeer hoe de oplossing eenvoudiger kan

Het nieuwe systeem is technisch opgebouwd uit kleine, zelfstandig werkende bouwblokjes,
een aanpak die «fijnmazig» genoemd wordt. Doel daarvan is het kunnen aanpassen of
vernieuwen van onderdelen zonder het gehele systeem aan te hoeven passen. Ook kan
er gevarieerd worden in beschikbaarheid van bepaalde functies, wat met name speelt
gedurende examenperiodes. Het nieuwe systeem is mede daarom groter dan het oude systeem.
Het Adviescollege adviseert daarom kritisch te kijken naar de oplossingsrichting en
te reflecteren of de fijnmazigheid nodig is en waar het eenvoudiger kan door b.v.
onderdelen samen te voegen.

We zijn het eens met het Adviescollege dat de gekozen oplossingsrichting meerwaarde
moet hebben, voor zowel de gebruikers van het systeem, als voor het beheer en onderhoud
op de lange termijn en aanpasbaarheid om beleidswensen te kunnen accommoderen. Het
systeem is echter niet alleen door de gekozen oplossing groter geworden. Er is ook
extra functionaliteit gerealiseerd en er is rekening gehouden met strengere eisen
rond de financiële administratie, auditeerbaarheid en informatiebeveiliging. DUO is
een onderzoek gestart om exact te kunnen toerekenen waardoor de applicatie groter
is geworden. Het onderzoek is 1 november dit jaar afgerond. Als daaruit blijkt dat
de grootte van de applicatie vooral verklaard kan worden door de oplossingsrichting,
dan start een vervolgonderzoek hoe de oplossingsrichting eenvoudiger kan, zoals het
Adviescollege adviseert.

Advies 2: Optimaliseer het ontwikkelproces

Het Adviescollege constateert dat het ontwikkelen van software in het project beter
kan. Men adviseert eindgebruikers eerder te betrekken, de niet-functionele eisen aan
het systeem eerder expliciet te maken (ook wel kwaliteitseisen genoemd) en meer tijd
in te ruimen voor het testen van de onderlinge samenhang van de bouwblokken.

Deze adviezen nemen wij ons ter harte.

Eindgebruikers betrekken

Voor het betrekken van de eindgebruikers zal DUO de werkwijze aanscherpen. Het gaat
om verschillende gebruikersgroepen: collega’s op het kantoor DUO, collega’s bij de
toets-locaties, en medewerkers van het College voor Toetsen en Examens. Er zijn in
de afgelopen periode al stappen gezet door DUO. Er worden periodiek sessies georganiseerd
om de gebruikers bij te praten. Inzet daarbij is om de verbinding tussen ontwikkelteams
en gebruikers te verstevigen.

Kwaliteitseisen

Binnen het project wordt ook nieuwe functionaliteit gebouwd. Daarbij kan het een uitdaging
zijn om op voorhand de kwaliteitseisen te bepalen. We onderschrijven het advies van
het Adviescollege dat het zinvol is om die kwaliteitseisen vroeg in het ontwikkelproces
te formuleren. Daarom besteedt DUO in de analyse-fase meer aandacht aan deze kwaliteitseisen.

Testen

Het testen van de onderlinge samenhang (de integratietesten) krijgt te weinig aandacht.
Door tijdsdruk schiet dit er helaas bij in. In het 3e kwartaal van dit jaar houdt
DUO de test-strategie tegen het licht en zal die verder verbeteren.

Advies 3: Herijk de verwachte beheer- en onderhoudskosten

Het Adviescollege stelt dat voor het inschatten van de kosten voor beheer en onderhoud
van het nieuwe systeem goed gekeken moet worden naar de grootte van het nieuwe systeem
en de benodigde infrastructuur (de systemen waarop de toepassingen draaien).

Wij nemen dit advies over. DUO gaat dit najaar de businesscase (de zakelijke rechtvaardiging)
van het project herzien.

Tot slot

We danken het Adviescollege nogmaals hartelijk voor het onderzoek en de adviezen.
Zoals in deze reactie uiteen gezet geeft het ons goede handreikingen voor de verbetering
van de IT-processen en levert daarmee een positieve bijdrage aan de verantwoorde vernieuwing
van de IT-systemen.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
R.H. Dijkgraaf

De Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs, A.D. Wiersma