Brief regering : BIT-advies programma ROGER en reactie Defensie

Nr. 865
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 juni 2022

Inleiding

Op 23 mei 2022 heeft het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) mij het BIT-advies over
het programma ROGER toegezonden. Defensie bedankt het AcICT voor het uitgevoerde onderzoek
en de adviezen. Hierbij doe ik de Tweede Kamer het BIT-advies en mijn reactie daarop
toekomen. Ik ga daarbij in op hoe Defensie uitvoering zal geven aan de adviezen.

Defensie gebruikt voor de materiële en financiële bedrijfsvoeringsprocessen de software
van de firma SAP. Door beëindiging van de ondersteuning van de huidige versie van
SAP is het noodzakelijk de nieuwe versie van SAP (S/4HANA) te implementeren. Het programma
ROGER voert deze transitie binnen Defensie uit.

De transitie is cruciaal voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en ondersteuning
van de operationele inzet van Defensie. De implementatie van S/4HANA draagt niet alleen
bij aan het borgen van de continuïteit, maar is ook een kans om een optimalisatie
uit te voeren voor de ondersteuning bij het plannen, voorbereiden en uitvoeren van
de operationele inzet. S/4HANA biedt naast de vervangende functionaliteiten ook nieuwe
mogelijkheden. Daarbij kan gedacht worden aan een nieuwe en intuïtieve gebruikersinterface
die ook vanaf mobiele devices bereikbaar is. Gebruikers kunnen makkelijker bij de informatie die zij nodig hebben
voor bijvoorbeeld missies en oefeningen. Naast de bereikbaarheid van informatie wordt
het voor gebruikers ook makkelijker om informatie te delen. S4/HANA draagt op deze
wijze ook bij aan de samenwerking en interoperabiliteit met onze partners, zowel nationaal
als internationaal met bijvoorbeeld EU- en NAVO-partners.

Defensie kiest een scenario waarbij continuïteit gewaarborgd is en de invoering van
nieuwe functionaliteiten geleidelijk plaats kan vinden. In dit scenario moet de overgang
naar S/4HANA uiterlijk eind 2025 gereed zijn.

BIT-advies

Het AcICT concludeert dat het programma ROGER zorgvuldig is voorbereid, maar nog niet
goed is toegerust om de complexiteit van deze ingrijpende verandering te beheersen.
Hierdoor verwacht AcICT dat het programma ROGER maar beperkt kan inspelen op tegenvallers
of wijzigende prioriteiten van Defensie. Het AcICT adviseert dat Roger wordt toegerust
om deze complexiteit beter te beheersen. Ik ondersteun deze conclusie.

Om in de uitvoeringsfase van het programma ROGER tot een betere beheersbaarheid te
komen doet het AcICT de volgende adviezen.

1. Zorg dat continuïteit in alle gevallen gewaarborgd is;

2. Zorg dat ROGER veel beter kan sturen op rendement voor Defensie;

3. Verbeter de planning om haalbaarheid en flexibiliteit te verhogen;

4. Zorg voor betere positie Defensie ten opzichte van marktpartijen.

Deze adviezen neem ik over, onderstaand licht ik de mitigerende maatregelen toe.

1. Zorg dat continuïteit in alle gevallen gewaarborgd is.

Het AcICT adviseert, gegeven de harde deadline van eind 2025, om diverse maatregelen
te treffen om zeker te stellen dat de continuïteit in alle gevallen gewaarborgd blijft.

De firma SAP heeft inmiddels schriftelijk gegarandeerd dat alle nog ontbrekende en
noodzakelijke functionaliteiten voor Defensie opgeleverd worden ruim voor eind 2025.
Hiermee heeft het programma ROGER voldoende tijd om deze functionaliteiten te implementeren
en daarmee de continuïteit van de processen en de bedrijfsvoering zeker te stellen.
Defensie bewaakt dat SAP deze garanties realiseert. Defensie zal daarnaast in gesprek
gaan met SAP om de ondersteuning te verlengen tot na 2025.

Om inzicht te krijgen in welke activiteiten absoluut noodzakelijk zijn voor continuïteit
(«must have») maakt Defensie inzichtelijk welke activiteiten noodzakelijk zijn om
uiterlijk voor eind 2025 te implementeren. Deze activiteiten krijgen prioriteit en
worden als eerste uitgevoerd.

Het bestaande contingency-plan van het programma ROGER wordt zo aangescherpt dat gericht
kan worden gestuurd op continuïteitsrisco’s. In het contingency-plan zal expliciet
aandacht worden besteed aan (tijdelijke) terugvalscenario’s.

2. Zorg dat ROGER veel beter kan sturen op rendement voor Defensie

Bij de uitvoering van het programma ROGER zullen de komende jaren keuzes noodzakelijk
zijn als gevolg van mogelijke tegenvallers in de uitvoering of gewijzigde prioriteiten
van Defensie. Hoewel het primaire doel van het programma ROGER de continuïteit van
de ondersteuning van de operationele inzet en bedrijfsvoering is, constateert het
AcICT dat een basis ontbreekt voor het sturen op het rendement bij de activiteiten
voor standaardisatie en optimalisatie. Het AcICT adviseert de keuzeruimte voor prioritering
inzichtelijk te maken, benodigde stuurinstrumenten in te richten en het bewaken van
de beoogde opbrengsten via batenmanagement.

De basis hiervoor wordt opgenomen in het programma initiatie document (PID) van een
deelopdracht. In ieder PID wordt enerzijds opgenomen wat de verwachte baten zijn en
anderzijds in kaart gebracht welke financiële middelen, personele capaciteit en welke
tijd hiervoor benodigd zijn. Door de besteding van tijd en geld per deelopdracht te
kwantificeren en af te zetten tegen de baten krijgt Defensie een beter inzicht in
de keuzeruimte en kunnen er prioriteiten worden gesteld op basis van rendementsafwegingen.

Alle deelopdrachten worden opgenomen in een totaaloverzicht van baten en kosten waarop
via een afwegingskader en onderliggende criteria door de programmaboard ROGER en de
stuurgroep Digitale Transformatie keuzes kunnen worden gemaakt.

3. Verbeter de planning om haalbaarheid en flexibiliteit te verhogen

Tussen de deelopdrachten bestaan afhankelijkheden omdat de processen in SAP nauw met
elkaar verweven zijn. Het AcICT adviseert de planning te verbeteren om haalbaarheid
en flexibiliteit van de planning te verhogen waardoor onder andere mogelijke tegenvallers
of onverwachte omstandigheden kunnen worden opgevangen.

Om hier adequaat invulling aan te geven stelt het programma ROGER een vernieuwde planning
op. De onderlinge afhankelijkheden van deelopdrachten en de freeze-momenten1 worden in kaart gebracht en opgenomen in de planning; vervolgens wordt het kritieke
pad bepaald. Hierdoor wordt het een integrale planning en daarmee een instrument voor
het bepalen van de impact van verschuiving van deelopdrachten en inmiddels opgelopen
vertraging in tijd.

Om inzicht in de haalbaarheid van het programma ROGER te verhogen worden (deel)opdrachten
geëvalueerd en de bevindingen gebruikt om onder andere de werkwijze, de benodigde
personele capaciteit en de haalbaarheid in tijd en de kosten van de (deel)opdrachten
aan te scherpen.

4. Zorg voor betere positie Defensie ten opzichte van marktpartijen

Defensie beschikt over onvoldoende eigen S/4HANA kennis voor de aansturing, voorbereiding,
uitvoering en kwaliteitsborging van het programma ROGER. Defensie is hierdoor afhankelijk
van externe partijen. Het AcICT adviseert de positie van Defensie ten opzichte van
deze marktpartijen verder te versterken om de afhankelijkheid te ondervangen.

De verschillende rollen van de regiepartner worden beperkt. De regiepartner krijgt
in de toekomst geen rol als System Integrator zodat belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Defensie maakt afspraken met de regiepartner voor de overdracht van regietaken en
bijbehorende kennis aan Defensie. Het functioneren van de regiepartner wordt periodiek
geëvalueerd door zowel Defensie als de onafhankelijke Quality Assurance (QA) partij.
De QA-rol zal strikt onafhankelijk van de regiepartij worden ingericht door het contract
te wijzigen.

Om ongewenste prikkels voor System Integrators zo veel mogelijk te mitigeren heeft
Defensie een proces voor de gunning van de diverse deelopdrachten/projecten geïmplementeerd.

Vervolgstappen

Goede en tijdige uitvoering van het programma ROGER zorgt ervoor dat de continuïteit
van de materiële en financiële processen voor de komende jaren wordt gewaarborgd.
Met het oog op de voortgang van het programma en de deadline eind 2025 start Defensie
daarom, met inachtneming van de gestelde adviezen van het AcICT, voor het derde kwartaal
van dit jaar met de uitvoeringsfase van de werkzaamheden.

Het programma ROGER wordt, omdat het niet-wapensysteemgebonden IT betreft, aangemeld
bij het Rijks ICT-dashboard. De Kamer zal over de voortgang worden geïnformeerd via
het Rijks ICT-dashboard, de begroting, het jaarverslag van het Defensiematerieelbegrotingsfonds
en de inzetbaarheidsrapportage.

De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat