Brief regering : Jaarrapportage 2021 Adviescollege ICT-toetsing

Nr. 863 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 13 juni 2022

Hierbij bied ik u de eerste jaarrapportage van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT)
aan over het jaar 2021 en reageer ik ook op de vier hoofdadviezen die het AcICT daarin
heeft gegeven. Daarmee doe ik mijn toezegging uit het commissiedebat van de vaste
commissie voor Digitale Zaken van uw Kamer van 13 april jl. gestand. Ik zegde u in
dat debat toe op de hoofdadviezen uit deze jaarrapportage te reageren voordat het
wetsvoorstel Adviescollege ICT-toetsing bij uw Kamer zou worden ingediend.

Het Adviescollege schrijft in totaal veertien toetsen te hebben uitgevoerd en op verschillende
manieren hun kennis met de rijksdienst te hebben gedeeld. Mede in aanloop naar het
wetstraject zijn de organisatie en de werkwijze tegen het licht gehouden. De uitgebrachte
adviezen leren het AcICT dat het meer aandacht moet besteden aan:

– programma’s waaruit specifieke ICT-projecten ontstaan, daar worden immers middelen
en nut met elkaar afgewogen, en

– de gehele levenscyclus van ICT-systemen.

Ook geeft het AcICT in de jaarrapportage 2021 een doorkijk in zijn agenda. Naast de
lopende adviezen staat onder meer op de agenda: onderzoeken naar de verbeterprogramma’s
voor toeslagen en belastinginning, projecten in de strafrechtketen en de ICT-systemen
voor stikstofbeleid.

Het Adviescollege ICT-toetsing van start

Parralel aan het Instellingsbesluit Adviescollege ICT-toetsing, waarmee het AcICT
begin 2021 een feit was, is het Besluit CIO-stelsel Rijksdienst in werking getreden.1, 2 H
et AcICT spreekt over zijn veranderende rol in het CIO-stelsel met de inwerkingtreding
van beide besluiten. Enerzijds is in het eerste besluit de positie van het AcICT verstevigd
om een onafhankelijk oordeel te kunnen blijven vormen over de ICT-activiteiten die
de rijksdienst ontplooit. Aan de andere kant is ook in beide besluiten verwoord hoe
het AcICT en de CIO’s zich tot elkaar verhouden. Daarbij gaat het over werkafspraken
tussen het AcICT en het CIO-stelsel, maar ook over het stimuleren van het lerend vermogen
binnen dat stelsel.

Het AcICT versterkt de organisatie van de ICT binnen de rijksdienst en ik verwijs
hierbij graag naar mijn aan u verstuurde bestuurlijke reactie op de evaluatie van
de CoronaMelder applicatie.3 Het AcICT geeft daar een helder beeld van waar ik de meerjarige I-strategie verder
kan ontwikkelen en hoe de organisatie van ICT-projecten beter kan.

Mede naar aanleiding van het commissiedebat met uw Kamer op 13 april jl. (Kamerstuk
26 643, nr. 851) wil ik met de andere departementen in het CIO-beraad verder over het evenwicht tussen
de CIO’s en het AcICT spreken. CIO’s beoordelen de kwaliteit van ICT-projecten ook
zelf en leren dan ook van eerdere adviezen die het AcICT (bij andere departementen)
heeft uitgebracht. Naast deze CIO-oordelen bestaat er binnen de rijksdienst ook nog
een ander reflectie-instrument; de Gateway review. Deze methode kan heel geschikt
zijn om gedurende de looptijd van een ICT-activiteit te beoordelen wat er nodig is
om naar de volgende fase te gaan.4 Dat sluit aan bij mijn ambitie om ICT-activiteiten ook gedurende hun looptijd vaker
te bekijken. In het CIO-beraad wil ik graag met de departementen in gesprek hoe de
Gateway reviewmethode, naast de CIO-oordelen en de adviezen van het AcICT, het best
van nut kan zijn in het CIO-stelsel. Een goed evenwicht tussen een AcICT dat gericht
adviseert voor het grootste (leer)effect, de interne kwaliteitstoets van de CIO en
de Gateway review in de verschillende fasen van een ICT-activiteit is daarbij belangrijk.

Adviezen voor betere beheersing van ICT

Uit de jaarrapportage blijkt hoeveel werk er door het AcICT is verzet het afgelopen
jaar. Er zijn twaalf adviezen over ICT-projecten gegeven; ook zijn er adviezen over
twee onderhoud- en beheertrajecten uitgebracht en heeft het AcICT op verschillende
manieren zijn kennis gedeeld. Het AcICT signaleert vier belangrijke rode draden in
de uitgebrachte adviezen. Ik herken de rode draden die het AcICT in zijn jaarrapportage
schetst bij het uitvoeren van de ICT-projecten binnen de rijksdienst. Hieronder zal
ik die rode draden één-voor-één van een reactie voorzien.

I. Concretiseer de beoogde baten en stuur op de realisatie ervan

De beoogde baten, zowel financieel als maatschappelijk, moeten bij een ICT-project
veel meer in afstemming met de lijnorganisatie worden uitgewerkt. Een goede probleemanalyse
maakt de business case scherp. Dat helpt bij het definiëren van de doelen van het
ICT-project en bij het achterhalen welke alternatieve oplossingen er wellicht zijn.

In mijn reactie op de evaluatie van de CoronaMelder benoemde ik al welke stappen ik
wil gaan zetten om het digitaal leiderschap bij ICT-projecten te versterken. Het is
een belangrijk aandachtspunt binnen het CIO-stelsel waar veel te winnen valt binnen
de rijksdienst. De komende tijd wil ik met het AcICT gaan kijken hoe we die verbinding
tussen beleid en ICT het beste kunnen versterken om die beoogde baten te realiseren.
Omdat rijksorganisaties veel van elkaar verschillen, verwacht ik overigens niet dat
één oplossing voor de gehele rijksdienst zal gaan werken.

II. Denk toekomstige processen goed uit

Betrek de lijn vroegtijdig bij het ontwikkelen van ICT, zodat het technisch systeem
ook goed aansluit bij de organisatiepraktijk. Complexiteit van een ICT-project wordt
enorm vergroot door alle «uitzonderingen» te automatiseren, terwijl handmatige verwerking
in die gevallen misschien beter is. Houd de ICT-oplossing simpel.

Als met goed digitaal leiderschap bij een ICT-project een goede probleemanalyse is
gemaakt, is het aan de projectorganisatie om vroegtijdig de juiste ontwikkelmethode
in te zetten. De ontwikkelmethode moet aansluiten bij de beleidswens en de maatschappelijke
behoefte en dat is nu nog niet altijd het geval. Vooraf is bijvoorbeeld niet altijd
duidelijk om welke ICT-ontwikkeling wordt gevraagd, omdat het beschreven beleidsprobleem
abstract is. De Agile-werkwijze stuurt het ontwikkelteam dan per stap bij en bepaalt
of het automatiseren van een uitzondering zinvol is.

III. Versterk aandacht voor relatie opdrachtgever & leverancier

Rijksorganisaties die software inkopen of laten ontwikkelen doen vaak aannames over
de rol van de opdrachtgever en kunnen onrealistische verwachtingen hebben van leveranciers.
Het aangeschafte past dan niet goed bij het beoogd gebruik. Door een goede voorbereiding,
goede regie op leveranciersselectie door de opdrachtgever en voldoende kennis in huis
is dit te voorkomen.

Eind 2020 stuurde ik u een bijgewerkte versie van het «Afwegingskader ICT-opdrachten».5 Dat kader helpt opdrachtgevers en inkopers binnen het Rijk bij aanbestedingen en
het inkopen of laten ontwikkelen van software. Daarnaast is het rijksbrede inkoopstelsel
de afgelopen jaren sterk geprofessionaliseerd, zoals ik al benoemde in mijn reactie
op de CoronaMelder-evaluatie. Naast generieke voorzieningen hebben de ministeries
ook specifieke ICT-projecten. Zij kopen software of dienstverlening dan zelf in. Zeker
op dat punt kan ik mij voorstellen dat ik mijn verantwoordelijkheid voor de rijksdienst
beter kan benutten. Bij het opstellen van de concrete werkagenda Digitalisering binnen
het kabinet, zoals benoemd in de brief aan uw Kamer over «Hoofdlijnen beleid voor
digitalisering»,6 zal ik ook kijken of ik dit advies van het AcICT kan betrekken.

IV. Houd bij de gekozen oplossing rekening met toekomstig beheer- en onderhoud

Rijksorganisaties moeten rekening houden met de belasting voor hun organisatie als
zij een informatiesysteem invoeren. Een nieuw systeem vraagt onderhoud en beheer en
moet kunnen meebewegen met de veranderende wensen vanuit gebruikers of de politiek.
Kosten zijn anders later onvoorzien hoog.

Binnen het CIO-stelsel adresseren we deze zorg in het Convenant lifecyclemanagement. Het convenant vraagt inzicht van de departementen in hun ICT-landschap en wat dat
betekent voor onder andere de kosten van onderhoud en beheer van informatiesystemen.
Het verkrijgen van dat inzicht is voor de departementen een omvangrijke operatie.
Stap voor stap maak ik het inzicht hierin concreter en ik streef ernaar hierover vanaf
2024 te kunnen publiceren op het Rijks ICT-dashboard.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, A.C. van Huffelen