Brief regering : Stand van zaken onderzoek naar autorisatiebeheer Handelsregister

Nr. 219 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ECONOMISCHE ZAKEN EN KLIMAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 april 2022

Ik heb u in mijn brief van 18 november 20211 toegezegd u in het eerste kwartaal van 2022 per brief te informeren over de voortgang
van het onderzoek naar het datalek bij de Kamer van Koophandel. Met deze brief doe
ik mijn belofte gestand en deel ik met u de resultaten van het onderzoek naar de overige
autorisaties en de voortgang van de controle op de «medewerker autorisaties» van de
beroepsgroepen advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders.

Ik kan u inmiddels melden dat KVK het autorisatiebeheer op orde heeft gebracht.

Ook de Nederlandse Vereniging van Advocaten (NOvA), de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie
(KNB) en de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG) besteden
naar aanleiding van deze kwestie extra aandacht aan de rechten en plichten verbonden
aan autorisaties voor niet-openbare gegevens. Daarmee is de kans op misbruik aanzienlijk
afgenomen.

In deze brief ga ik nader in op de door de KVK genomen verbetermaatregelen en kom
ik terug op de openstaande punten uit de vorige brief. Tot slot neem ik u mee in de
doorontwikkeling van het autorisatiebeheer bij de KVK.

Verbetermaatregelen KVK

KVK heeft de afgelopen tijd een aantal verbetermaatregelen doorgevoerd.

• De door KVK aangekondigde controle op alle verstrekte (medewerker)autorisaties voor het inzien van privéadressen is afgerond. De directies van
de gecontroleerde organisaties (advocatenkantoren, notariskantoren, gerechtsdeurwaarders
en overheden) is gevraagd de aan hun medewerkers verstrekte autorisaties te bevestigen
en de aangescherpte gebruikersvoorwaarden te accepteren. Alle niet-bevestigde autorisaties
zijn ingetrokken.

• Het autorisatiebeleid is aangescherpt en de administratie dusdanig ingericht dat de
primair geautoriseerden (de beroepsbeoefenaren) en de gedelegeerd geautoriseerden
(hun medewerkers) te onderscheiden zijn. Zodoende vervallen de gedelegeerde autorisaties
zodra geen primair geautoriseerde meer aanwezig is.

• Op basis van het geschoonde bestand worden de bij KVK geregistreerde primair geautoriseerden
sindsdien periodiek vergeleken met de registers van de beroepsorganisaties.

• Autorisaties van primair geautoriseerden, die niet meer geregistreerd staan bij de
respectievelijke beroepsorganisatie worden direct ingetrokken.

• De systemen borgen dat er altijd minstens één primair geautoriseerde aanwezig moet
zijn om de autorisaties voor medewerkers (gedelegeerde autorisatie) toe te (blijven)
staan.

• De frequentie voor de periodieke controle is tweewekelijks voor de NOvA, maandelijks
voor de KNB en dagelijks voor de KBvG.

• Naast de periodieke controle op primair geautoriseerden bij de beroepsorganisaties
zal KVK voortaan een jaarlijkse controle uitvoeren op álle verstrekte autorisaties,
inclusief de autorisaties bij bestuursorganen.

Openstaande punten vorige brief

In de vorige brief maakte ik melding van de in het najaar uitgevoerde eerste controle
op IPA (Inzage Privéadres)- autorisaties van advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders.
Het vervolg van dit onderzoek had betrekking op de afwikkeling van onbevoegde adres
inzage van acht voormalig advocaten en de uitkomsten van de controle op medewerkers
autorisaties van niet-overheden. Over beide onderdelen vindt u onderstaand een terugkoppeling.

Naar de verklaringen van acht advocaten werd nog nader onderzoek gedaan. Dit was nog
niet gereed bij het versturen van de vorige brief. De uitkomst is inmiddels bekend
en is als volgt:

– Van drie advocaten heeft KVK in plaats van het standaard retourformulier een eigen
sluitende verklaring ontvangen.

– Van vijf voormalig advocaten heeft KVK geen verklaring ontvangen. KVK heeft zes betrokkenen
wiens gegevens zijn meegeleverd met de onbevoegde bevragingen met een brief geïnformeerd.

Zoals aangekondigd in de vorige update, heeft KVK alle niet-overheidsorganisaties
met IPA-autorisaties benaderd en gevraagd de aan hen verstrekte autorisaties te bevestigen
en de aangescherpte gebruikersvoorwaarden te accepteren. Ten behoeve van de periodieke
bestandvergelijking is voor de primair geautoriseerden het lidmaatschapsnummer bij
de beroepsorganisatie uitgevraagd. Bij 1.620 organisaties is deze uitvraag gedaan.
Organisaties die niet binnen de gestelde termijn hebben gereageerd zijn afgesloten.

Vervolgens is het risico op onbevoegde bevragingen door de ruim 700 niet-respondenten
onderzocht. Op drie organisaties na bleek een bevoegd beroepsbeoefenaar ten tijde
van de bevragingen aanwezig te zijn. Voor de bevragingen van de overige drie organisaties
zijn ofwel sluitende verklaringen afgegeven ofwel bleek uit de aard van de bevragingen
vrijwel geen risico voor betrokkenen.

Overheden (zoals de zogeheten a-bestuursorganen) hebben per definitie recht op een
IPA-autorisatie. Medewerkers van deze bestuursorganen handelen namens het bestuursorgaan,
dat deze autorisaties ook beheert voor zijn medewerkers. Als extra zekerheid heeft
KVK haar administratie met overheidsorganisaties gesynchroniseerd. Dit als onderdeel
van de al bestaande en doorlopende afstemming met deze instanties. De autorisaties
van niet-respondenten zijn zekerheidshalve ingetrokken.

Doorontwikkeling autorisatiebeheer

KVK zal blijven werken aan het verbeteren van het autorisatiebeheer. Zo doet KVK in
samenwerking met de beroepsorganisaties onderzoek naar automatisering van de periodieke
controle. Met de bovengenoemde genomen stappen is het autorisatiebeheer aanzienlijk
verbeterd.

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, M.A.M. Adriaansens