Brief regering : Advies van het Adviescollege ICT-toetsing over de Modernisering Waarneeminfrastructuur bij het KNMI

Nr. 796
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN INFRASTRUCTUUR EN WATERSTAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 november 2021

Hierbij stuur ik u het advies van het Adviescollege ICT-toetsing (afgekort: Adviescollege)
over het programma Modernisering Waarneeminfrastructuur (MWI) bij het KNMI en mijn reactie daarop1. De waarneeminfrastructuur bij het KNMI levert met een hoge frequentie, 24/7, betrouwbare
gegevens over weer en klimaat en kent daarmee een groot maatschappelijk belang.

Het Adviescollege signaleert in de algemene conclusie van het advies over het programma
MWI, dat er een zorgvuldige voorbereiding op de (lopende) aanbesteding is geweest
en stelt het programma MWI, de doelstelling en de aanpak als zodanig niet ter discussie.
Wel signaleert het College dat het onzeker is of MWI een toekomstbestendige waarneeminfrastructuur realiseert en daarmee zijn doelen gaat behalen. Ik onderschrijf dat
er onzekerheden zijn. Juist vanwege deze onzekerheden is heel bewust gekozen voor
de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsstrategie. Deze strategie maakt het
mogelijk om onzekerheden gefaseerd en beheersbaar te verkleinen. Ik neem de adviezen
die het Adviescollege geeft om de doelen te halen, daarbij ter harte.

Het advies van het Adviescollege bestaat uit een algemeen advies, dat wordt geconcretiseerd
in drie deeladviezen.

Om te zorgen dat MWI de doelen gaat halen adviseert het Adviescollege «om op korte termijn, vóór afronding van de aanbesteding, maatregelen te treffen zodat
er meer zekerheid ontstaat dat het nieuwe meetnet aan de verwachtingen voldoet, de
samenwerking met de nieuwe leverancier optimaal verloopt en het KNMI op tijd klaar
is voor aansluiting van ICT-systemen op het nieuwe meetnet en de nieuwe werkwijze.»

De drie deeladviezen luiden:

1. Stel objectief vast dat het nieuwe meetnet kan voldoen aan verwachtingen

2. Werk het samenwerkingsmodel en de zakelijke afspraken uit

3. Start de voorbereiding op de KNMI-werkzaamheden

Hieronder geef ik eerst een algemene reactie op het advies van het Adviescollege.
Vervolgens ga ik achtereenvolgens in op de deeladviezen.

Algemene reactie

Ik ben blij met de extra aandacht die het Adviescollege voor het aanbestedingstraject
van het programma MWI heeft gehad en met de waardevolle adviezen hierover. De aanbestedingsstrategie
is van groot belang om onzekerheden die ook het Adviescollege signaleert, te verkleinen.
Bij de modernisering van de waarneeminfrastructuur heeft het KNMI gekozen voor het
aanbesteden van die delen van de waarneeminfrastructuur die niet aansluiten bij de
kerntaken van het KNMI en waarvoor een volwassen markt van mogelijke leveranciers
bestaat. Dit wordt gecombineerd met de ontwikkeling van andere functionaliteiten onder
eigen beheer door het KNMI. Zo wordt optimaal gebruik gemaakt van de expertise en
kennis van én het KNMI én de markt.

De relatie met de leverancier wordt voor langere termijn een onmisbare schakel in
de dienstverlening van het KNMI. De door het Adviescollege gesignaleerde risico’s,
zowel ten aanzien van de technische uitwerking, als ook ten aanzien van de scheiding
van verantwoordelijkheden tussen het KNMI en de leverancier, worden stapsgewijs in
het aanbestedingstraject geadresseerd. In dialoog met de markt en ook na de onderzoeksperiode
van het toetsteam, zijn afspraken steeds verder gedetailleerd. Voor zover niet inmiddels
gedaan, worden de risico’s die het Adviescollege signaleert, in geplande vervolgstappen
geadresseerd. Het advies heeft het belang van de nog geplande stappen onderstreept.

Ten aanzien van de waarneemdienstverlening is het KNMI een volcontinu bedrijf. Betrouwbaarheid
en herleidbaarheid van meetgegevens zijn onmisbaar voor externe klanten en wetenschap.
Het succes van MWI staat of valt daarom bij een gecontroleerde overgang van de bestaande
naar een nieuwe situatie zonder enige onderbreking van datalevering. Dit heeft dan
ook prioriteit.

Reactie op de deeladviezen

Ad 1 Stel objectief vast dat nieuw meetnet kan voldoen aan verwachtingen

Dit advies is in lijn met het aanbestedingsproces dat het KNMI volgt. In de opeenvolgende
fases van de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsvorm is steeds specifieker
vastgelegd hoe de nieuwe systemen gaan voldoen aan de eisen aan de infrastructuur
en aan welke verwachtingen de leverancier moet voldoen. De vooraf gedefinieerde requirements
en beoordelingscriteria werden in verschillende dialoogrondes samen met technische
(potentiële) partners gedetailleerd, met gebruikmaking van de technische expertise
van de markt.

Het is juridisch niet mogelijk de eisen en wensen tijdens de aanbesteding te veranderen,
aangezien daarmee de spelregels tussentijds worden gewijzigd. Wel wordt concreter
invulling gegeven aan eisen en wensen na gunning en vóór ondertekening van het contract.
In de laatste fase van de aanbesteding, parallel aan de contractfase, worden eisen
expliciet en meetbaar gemaakt, worden potentiële interpretatieverschillen weggenomen
en worden afspraken hierover verankerd in het contract en de bijlagen. De Lucht Verkeersleiding
Nederland (LVNL) en Rijkswaterstaat worden betrokken, om de eisen af te stemmen.

Ad 2 Werk samenwerkingsmodel en zakelijke afspraken uit

Het KNMI onderschrijft het advies van het Adviescollege om heldere en harde afspraken
vast te leggen die nodig zijn als basis en als stuurinstrument. In de beschreven aanbestedingsvorm wordt net als de technische detaillering
ook de scheiding van verantwoordelijkheden steeds verder gedetailleerd. Middels een
pilot is hier extra aandacht aan besteed om risico’s verder te beheersen. In lijn
met het advies, werkt het KNMI samen met de leverancier tijdens de contractfase het
samenwerkingsmodel uit en legt de zakelijke afspraken vast. Parallel wordt ook een
model ingericht om regie en grip te houden op processen tijdens de programmafase en
daarna. Zowel de leverancier als ook de betrokken KNMI-onderdelen worden opgenomen
in dit model. Sinds 1 oktober 2021 zijn de rollen van contract- en leveranciersmanager
in de projectorganisatie geborgd.

Ad 3 Start voorbereiding op de KNMI-werkzaamheden

Het KNMI geeft prioriteit aan het advies van het Adviescollege om tijdig voorbereid
te zijn om de benodigde veranderingen in de eigen processen en systemen door te voeren.
Daarbij hanteert het KNMI een «agile» aanpak van «in huis» ontwikkeling. Dit is één
van de kernpunten van KNMI’s I-strategie. Het betekent kort cyclisch en iteratief
werken, met terugkoppeling en directe verwerking van de feedback van eindgebruikers. Dat maakt sturing op doelstellingen mogelijk. Resultaten zijn direct en
tussentijds tastbaar.

Om een gecontroleerde overgang van de bestaande naar een nieuwe situatie te garanderen
zal het KNMI, in lijn met het advies van het Adviescollege, een plan van aanpak opstellen
voor die transitie. Dat zal gebeuren vanaf het moment van gunning, wanneer de winnende
oplossing bekend is, parallel aan de contractfase en ruim voor de uitrol van nieuwe
(deel)systemen en koppeling met of vervanging van bestaande systemen. Daarnaast worden
in het besturingsmodel voor de uitvoeringsfase van het programma de rollen en verantwoordelijkheden
voor uitrol en integratie in detail vastgelegd.

Tot slot

Ik spreek mijn dank en waardering uit ten aanzien van de door het toetsteam van het
Adviescollege uitgevoerde werkzaamheden en het uitgebrachte advies. Vanaf de intake
en gedurende het toetstraject heeft een constructieve samenwerking plaatsgevonden
van mijn organisatie met het toetsteam, die ervoor heeft gezorgd dat adviezen zeer
toepasbaar of al opgevolgd zijn. Dit draagt eraan bij om de continuïteit en bedrijfszekerheid van de waarneeminfrastructuur te kunnen garanderen voor nu en in de toekomst.
De aanbevelingen uit het advies bieden het KNMI zeer bruikbare handvatten om de kwaliteit
van het programma verder te vergroten.

De Staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat,
S.P.R.A. van Weyenberg