Brief regering : Advies van het Adviescollege ICT-toetsing over het programma ''Opvolging Bedrijfsvoering Systeem IenW''

Nr. 766 BRIEF VAN DE MINISTER VAN INFRASTRUCTUUR EN WATERSTAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 25 juni 2021

Hierbij ontvangt u het BIT-advies van het Adviescollege ICT-toetsing omtrent het programma
«Opvolging Bedrijfsvoering Systeem IenW» (OBS)1 dat ik op 25 mei jl. heb ontvangen. Het programma OBS heeft tot doel de vervanging
van het huidige bedrijfsvoeringsysteem te realiseren waarbij de continuïteit van ondersteuning
van bedrijfsvoering nu en in de toekomst geborgd is.

Ik herken en onderschrijf het uitgebreide advies. Ik heb de aanbevelingen en adviezen
van het Adviescollege ter harte genomen.

Het Adviescollege ICT-toetsing trekt in haar BIT-advies een algemene conclusie:

«IenW wil de komende jaren haar SAP-landschap, inclusief de bedrijfsvoeringsprocessen
en het beheer, technisch en functioneel vernieuwen. De basis onder de grootschalige
vernieuwing ontbreekt vooralsnog. Zo zien wij de noodzaak niet in om alvast met de
technische vernieuwing te starten, terwijl de richting van het omvangrijke vernieuwingsprogramma
niet is bepaald. Daarnaast is de aanpak van de procesvernieuwing onvoldoende doordacht.
Ten slotte hebben we zorgen of gemaakte keuzes in de voorbereiding van de aanbesteding
voor nieuwe beheerpartijen wel tijdig worden gevalideerd.

Wij adviseren u dan ook het volgende. Zorg dat er alsnog een stevige basis komt. Start
alleen een procesvernieuwing als er aantoonbaar een business case voor is. Maak de
financiële consequenties van de technische vernieuwing inzichtelijk, zodat erop gestuurd
kan worden. En valideer ten slotte de voor de aanbesteding gemaakte keuzes.»

Inmiddels is de governance van het programma aangepast, ook na deels vergelijkbare
adviezen uit een eerder CIO-oordeel. Het programma OBS is opgesplitst in de projecten
«Technische Migratie SAP» en «Aanbesteding van housing, hosting en beheer».

Voor het programmadeel «Vernieuwing Generieke Processen (VGP)» worden eerst de geadviseerde
analyse, scope en businesscase opgeleverd, voordat verdere stappen worden genomen.

Het project «Technische Migratie SAP»

De afronding van de technische migratie naar SAP S/4HANA is voorzien in september
2021. De software (SAP R/3 ECC) van het huidige bedrijfsvoeringsysteem wordt door
de leverancier niet meer doorontwikkeld en per 2027 niet meer ondersteund. Daarnaast
dient de aanbesteding voor een nieuwe partner voor housing, hosting en beheer van
SAP in 2022 te zijn afgerond. Daarom is het noodzakelijk nú de overstap te maken naar
SAP S/4HANA. Door de migratie nu uit te voeren is het mogelijk gebruik te maken van
de kennis van de huidige partner. Hiermee heeft IenW een stabiele basis voor de overgang
naar een nieuwe partner én een stabiele basis voor de functionele vernieuwing.

Het project «Aanbesteding Housing, hosting en beheer»

Voor de aanbesteding voor housing, hosting en beheer zijn nog een aantal keuzes te
maken. Daar is, zoals het Adviescollege constateert, beperkte tijd voor. Inmiddels
is een strakke planning opgesteld en is de voortgang van het project voldoende. De
geschetste risico's kunnen zich nog steeds voordoen, en daarom vindt strakke monitoring
plaats.

Het programma «Vernieuwing Generieke Processen»

Voor de vernieuwing van de generieke processen wordt een business case opgesteld.
Over de start van het programma wordt besloten op grond van concrete en meetbare doelen.

Op hoofdlijnen zijn de kosten van het huidige en het toekomstige systeem bekend. De
financiële effecten van de procesvernieuwingen worden inzichtelijk gemaakt. Investering
vindt pas plaats als er een positieve businesscase per onderdeel voorhanden is.

De gebruikersbehoeften en de ervaren knelpunten bij de diverse gebruikersorganisaties
zijn op hoofdlijnen bekend en worden nader geanalyseerd. Daarnaast is ook standaardisatie
van processen een belangrijk doel. De mate van standaardisatie en de haalbaarheid
daarvan wordt in de businesscase per proces bepaald.

Graag spreek ik mijn waardering uit ten aanzien van de door het toetsteam van het
Adviescollege ICT-toetsing uitgevoerde werkzaamheden en het uitgebrachte BIT-advies.
Vanaf de intake en gedurende het toetstraject heeft een constructieve samenwerking
plaatsgevonden van mijn organisatie met het toetsteam.

De Minister van Infrastructuur en Waterstaat,
C. van Nieuwenhuizen Wijbenga