Brief regering : Externe evaluatie naar de totstandkoming van het incidentenoverzicht in de Rapportage Vreemdelingenketen (RVK) 2018

Nr. 2676 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 november 2020

Hierbij bied ik uw Kamer de externe evaluatie naar de totstandkoming van het incidentenoverzicht
in de Rapportage Vreemdelingenketen (RVK) 2018 aan1, zoals toegezegd tijdens het Algemeen Overleg (AO) over de interne evaluatie van
het ambtelijk proces over de totstandkoming van en de besluitvorming over de incidentenrapportage
van de RVK van 29 januari jongstleden (Kamerstuk 19 637, nr. 2595). De evaluatie is uitgevoerd door onderzoekers van de Nederlandse School voor Openbaar
Bestuur NSOB), onder leiding van de heer prof. dr. M.J.W. (Mark) van Twist.2 Op verzoek van uw Kamer is mijn ambtsvoorganger expliciet bij deze evaluatie betrokken.

De onderzoekers hebben op basis van een dossierstudie bestaande uit zowel een media-analyse
als een beleidsanalyse, een feitenreconstructie en interviews met de betrokkenen de
volgende centrale onderzoeksvraag beantwoord:

«Op welke wijze is het incidentenoverzicht van de Rapportage Vreemdelingenketen 2018
tot stand gekomen, en hoe zijn de Staatssecretaris en Tweede Kamer daarover geïnformeerd?»

De conclusie van de onderzoekers is dat de toenmalig «Staatssecretaris en ook de Tweede
Kamer weliswaar in mei 2019 onvolledig zijn geïnformeerd over de totstandkoming van
het incidentenoverzicht, maar dat er in deze casus geen sprake is van opzettelijk
foutief informeren.» Ook stellen zij: «Er zijn zeker de nodige fouten gemaakt in het
proces, maar van het opzettelijk achterhouden van relevante informatie voor de Staatssecretaris
en Tweede Kamer is geen sprake» en «de intentie was om met een vernieuwde opzet van
het incidentenoverzicht goede en meer transparante informatie te bieden.» De evaluatie
sluit hiermee aan bij het beeld dat ik reeds op eerdere momenten met uw Kamer heb
gewisseld.

Ik ben de onderzoekers erkentelijk voor hun waardevolle inzichten in welke perspectieven
kunnen bestaan in een dergelijk ambtelijk proces met politieke gevoeligheden: mensenwerk,
ambtelijke professionaliteit en politieke sensitiviteit, organisatorische voorzieningen
en politieke context. De belangrijkste aanbeveling van de onderzoekers is om de beschreven
aspecten van de praktijk van tellen en deze vier perspectieven op het verloop van
de casus te benutten om te reflecteren op andere dossiers zoals deze.

De andere aanbevelingen zien op de afzonderlijke perspectieven. Vanuit het perspectief
van ambtelijke professionaliteit en politieke sensitiviteit is de les om elkaar scherp
te houden, dilemma’s expliciet te bespreken, zorgvuldigheid te bewaken, twijfels tijdig
te «escaleren» en, juist ook als de tijd begint te dringen, helder met elkaar te blijven
communiceren. Vanuit het perspectief van organisatorische voorzieningen blijkt dat
bepaalde processen strakker ingericht moeten worden. Dat gaat dan bijvoorbeeld over
de samenwerking tussen verschillende afdelingen, het beleggen van de verantwoordelijkheid
van een dossier en het functioneren van een stuur- en werkgroep, inclusief de rollen
en verantwoordelijkheden van alle betrokken stakeholders. Verder is een reflectie
op de omgang met en afspraken over Digijust (het documentmanagementsysteem van het
departement) vanuit dit perspectief op zijn plaats. Tot slot bevelen de onderzoekers
vanuit het perspectief van politieke context aan om oog te hebben voor onderwerpen
die zich in de luwte van de aandacht bevinden en zomaar ineens een politiek risico
kunnen blijken te zijn.

Deze aanbevelingen bieden heldere aanknopingspunten voor de lerende organisatie die
het Ministerie van Justitie en Veiligheid wil zijn. Politieke sensitiviteit, sturing
en inzicht zijn thema’s die in alle processen en op alle niveaus binnen het departement
een rol spelen. De Minister van Justitie en Veiligheid heeft uw Kamer op 17 november
jl. per brief geïnformeerd over de organisatieontwikkeling binnen het departement
(JenV Next Level) (Kamerstuk 35 570 VI, nr. 16). De lessen uit de externe evaluatie, die in belangrijke mate gaan over ambtelijk
vakmanschap in een politieke context, zullen in deze verdere organisatieontwikkeling
worden geadresseerd. Deze lessen zijn immers niet alleen voor de totstandkoming van
het incidentenoverzicht relevant, maar juist voor ambtelijke processen in den brede.

Zoals in mijn brief van 13 mei jl. geschetst, heb ik het WODC gevraagd om, naar aanleiding
van de review van het WODC op de vernieuwde opzet, het incidentenoverzicht met ingang
van komend jaar op te stellen.3

De Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid, A. Broekers-Knol