Brief regering : Reactie op het advies van de parlementair advocaat inzake de aanbesteding van tolk- en vertaaldiensten

Nr. 50 BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 20 mei 2020

De vaste commissie voor Justitie en Veiligheid heeft mij per brief d.d. 20 april 2020
verzocht te reageren op het advies dat de parlementair advocaat heeft opgesteld inzake
de aanbesteding van tolk- en vertaaldiensten (Kamerstuk 29 936, nr. 49) en daarbij enkele vragen te beantwoorden die de commissie naar aanleiding van het
advies heeft gesteld.

Ik heb met belangstelling kennisgenomen van het advies van de parlementair advocaat.
Het advies is in lijn met de eerdere advisering op dit domein. Het bevestigt de bevindingen
van het ABDTOPConsult-rapport uit 2016.1 Ook dat rapport concludeerde, op basis van een aantal interne en externe adviezen
en overleg met het Ministerie van Economische Zaken, dat op tolk- en vertaalopdrachten
met een waarde boven de aanbestedingsdrempel het reguliere aanbestedingsregime van
toepassing is. Deze conclusie vormde tezamen met de aanbevelingen inzake kwaliteit
en eenduidige marktbenadering, het uitgangspunt van de ontwikkelde verbeterde systematiek
voor tolk- en vertaaldiensten.

Hieronder ga ik in op de vragen van de vaste commissie voor Justitie en Veiligheid
naar aanleiding van het advies van de parlementair advocaat.

1. Waarom organiseert de overheid de functie tolk/vertaler niet in eigen huis (zonder
te hoeven aanbesteden).

Bij het organiseren in eigen huis zijn de volgende mogelijkheden te onderscheiden:
het intern organiseren van tolk- en vertaalcapaciteit door tolken en vertalers in
dienst te nemen dan wel het intern vervullen van de intermediairsfunctie met inzet
van eigen medewerkers. Voor beide situaties is relevant dat tolk- en vertaaldiensten
bij de rijksoverheid een enorme variëteit kennen. Ze betreffen een groot aantal talen
die bovendien door de tijd heen variëren en de hoeveelheid opdrachten is aan veranderingen
onderhevig, waarbij – vaak onvoorziene – pieken optreden. Het in dienst nemen van
tolken en vertalers leidt tot een inflexibel samengesteld aanbod dat niet op de variërende
vraag kan inspelen. Dit betekent dat het geen optie is om tolk- en vertaalcapaciteit
intern te organiseren door tolken en vertalers in dienst te nemen. Bovendien voorziet
het betrekken van tolk- en vertaaldiensten van buiten de overheid in de noodzakelijke
onafhankelijkheid van tolken en vertalers.

Het intern vervullen van de intermediairsfunctie met inzet van eigen medewerkers is
eveneens geen optie. Ook met een interne intermediairsfunctie is het zo dat het rechtstreeks
verstrekken van tolk- en vertaalopdrachten boven de aanbestedingsdrempel onrechtmatig
is. Het gaat hier bovendien om enorme aantallen verschillende soorten tolk- en vertaaldiensten
– ik noem bijvoorbeeld de telefonische tolkdiensten waarvoor jaarlijks zo’n 600.000
opdrachten afgehandeld worden. De intermediairsfunctie vraagt om gespecialiseerde
kennis met bijbehorend instrumentarium. In de reeds aanbestede dienstverlening is
duidelijk dat de marktpartijen hiervoor goed geoutilleerd zijn.

2. Is de huidige werkwijze – dat de tolkenbureaus van de rechtbanken per casus een
tolk inhuren – te continueren, omdat dan onder alle normen die dwingen tot aanbesteden
wordt gebleven?

Nee. Dat de tolkenbureaus van de rechtbanken per casus een tolk inhuren doet niet
ter zake. Zoals de parlementair advocaat aangeeft gelden regels voor de berekening
van de waarde van de overheidsopdracht met het oog op de toepassing van de drempelwaarde.
In het rapport van ABDTOPConsult uit 2016 werd reeds toegelicht dat – zo er al sprake
is van afzonderlijke opdrachten – soortgelijke opeenvolgende opdrachten conform de aanbestedingswet
moeten worden opgeteld voor de waarderaming.

Het grootste deel van de tolkdiensten bij de rechtspleging betreft strafzaken. Van
deze diensten is het Openbaar Ministerie de opdrachtgever. De omvang van deze opdrachten
overstijgt de drempelwaarde voor aanbesteden en de huidige wijze van inkoop is dan
ook als onrechtmatig beoordeeld door de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer.
Resterende dienstverlening die nodig is, ten behoeve van civiele en administratief
rechterlijke procedures, ligt bij de individuele rechtbanken. Indien soortgelijke
opdrachten hier boven de aanbestedingsdrempel komen, geldt hier ook de aanbestedingsplicht.
Overigens zal uit overwegingen van eenduidige bedrijfsvoering de resterende dienstverlening
ook worden meegenomen in de aanbesteding. Gezien de aard van de dienstverlening – enorme aantallen en grote variëteit van opdrachten – zal de dienstverlening
worden aanbesteed aan gespecialiseerde intermediaire marktpartijen. Door een eenduidige
marktbenadering zal de rijksoverheid als grote opdrachtgever op deze markt kunnen
bijdragen aan de ontwikkeling van de sector en positie van de tolk/vertaler.

3. Welke voorwaarden gaat u stellen aan de inschrijvers, gesteld dat deze dienst wordt
aanbesteed?

In lijn met de aanbevelingen uit het ABDTOPConsult-rapport heb ik in de afgelopen
periode gewerkt aan een manier om het vraagstuk van de ontwikkeling van de sector
en de positie van de tolk/vertaler te adresseren. Uitgangspunten die ik hierbij van
belang vind zijn verbreding van de markt en kwaliteit en ontwikkeling van de beroepsgroep.
Hierop wordt in de komende aanbestedingen ingezet. Zo stimuleren we een groter aantal
intermediairs actief te worden op de markt van overheidsaanbestedingen door de opdrachten
gevarieerd en in niet te grote volumes op de markt te zetten. Via de aanbestedingen
wordt ook strak gestuurd op inzet van tolken uit het Register beëdigde tolken en vertalers,
waarbij voor afnameplichtige organisaties onverminderd het C1-taalvaardigheidsniveau wordt aangehouden. Verder formuleren we in de aanbestedingen heldere kwaliteitseisen,
waarbij kwaliteit zwaarder weegt dan prijs bij gunning.

Zoals aan uw Kamer toegezegd, in mijn brief van 5 april 20192, ben ik met input vanuit de beroepsorganisaties bezig met het vormgeven van een goede
en effectieve monitoring. Zo kunnen we kijken of de doelstellingen worden bereikt
of dat er nog bijstellingen nodig blijken. Ik heb er echter vertrouwen in dat we de
zorgen van de beroepsgroep goed hebben geadresseerd en dat met de invoering van de
nieuwe systematiek voor tolk- en vertaaldiensten een sterke en noodzakelijke professionaliseringsslag
wordt gemaakt.

Tot slot

In mijn beantwoording op de vragen uit het schriftelijk overleg Gesubsidieerde rechtsbijstand
en corona gerelateerde maatregelen in het gevangeniswezen en de rechtspraak op 15 april
2020 benadrukte ik reeds de noodzaak om op korte termijn invulling te geven aan de
verplichting deze dienstverlening aan te besteden (Kamerstukken 31 753, 24 587 en 29 279, nr. 196). Uitstel van de aanbestedingen en implementatie van de systematiek brengt onzekerheden
met zich mee voor de continuïteit van de dienstverlening van een aantal betrokken
organisaties. Van de dienstverlening die reeds is aanbesteed, lopen de contracttermijnen
af. Zolang er geen nieuwe contracten kunnen worden gegund, noodzaakt dit tot tijdelijke
contractverlengingen. Dit houdt over het algemeen een kostenstijging in ten opzichte
van de huidige contractvoorwaarden. Bovendien neemt zo de op de jaarrekeningen als
comptabel onrechtmatig aangemerkte inkoop verder toe.

Ook voor de sector heeft verdere vertraging gevolgen. De verschillende bestaande en
nieuwe marktpartijen en de zelfstandig ondernemende tolken en vertalers verkeren al
geruime tijd in onzekerheid ten aanzien van planning en eisen die gesteld gaan worden
in de aanbestedingen. Als grote opdrachtgever op een relatief kleine markt wil ik
voorkomen dat we in de onwenselijke situatie komen dat we feitelijk destabiliserend
optreden. Verdere vertraging bemoeilijkt zo onze toezegging om aan verbreding van
de markt te werken door de vernieuwde wijze van aanbesteden. Na een lange periode
van ontwikkeling en overleg over de nieuwe systematiek moet het geven van zekerheid
aan deze markt nu prioriteit hebben.

Gegeven het advies van de parlementair advocaat en mijn reactie hierop ga ik ervan
uit dat er voldoende helderheid is geboden en ga ik over tot het uitvoeren van de
aanbestedingen in lijn met de ontwikkelde systematiek.

De Minister van Justitie en Veiligheid,
F.B.J. Grapperhaus