Brief regering : Geleidelijke overgang naar ingebruikname nieuwe ICT systemen CAK

Nr. 310
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 december 2019

Het abonnementstarief voor Wmo-maatwerkvoorzieningen is reeds in 2019 ingevoerd. Vanaf
1 januari 2020 komen algemene voorzieningen waarbij sprake is van een duurzame hulpverleningsrelatie
(zoals huishoudelijke hulp) ook onder het abonnementstarief te vallen en gaan alle
cliënten € 19,– per maand betalen aan eigen bijdrage voor Wmo-voorzieningen. Met de
volledige invoering van het abonnementstarief wordt de gegevensuitwisseling in de
keten fors vereenvoudigd.

Op 4 december jl. heb ik uw Kamer geïnformeerd over de stand van zaken rond de (volledige)
implementatie van het abonnementstarief per 1 januari 2020 (Kamerstuk 29 538, nr. 309). Ik meldde u in deze brief dat de ICT-systemen bij het CAK, verantwoordelijk voor
de vaststelling en inning van de eigen bijdrage Wmo, verder geoptimaliseerd moeten
worden. Hoewel deze optimalisatie grotendeels heeft plaatsgevonden, beschrijf ik in
deze brief dat vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid en op uitdrukkelijk advies van
het CAK, is besloten een geleidelijke overgang naar de ingebruikname van de nieuwe
ICT-systemen te realiseren. Het abonnementstarief van € 19,– gaat met ingang van 1 januari
2020 wel gelden, en cliënten betalen niet meer dan anders het geval zou zijn geweest,
maar de factuur over de eerste periode van 2020 wordt in veel gevallen later aan cliënten
verstuurd. In deze brief licht ik de situatie toe en informeer ik u over wat dit voor
cliënten en gemeenten betekent.

De hoofdpunten uit deze brief zijn:

– Bij de overgang naar het nieuwe berichtenverkeer en de nieuwe ICT-systemen bij het
CAK, wil ik kunnen garanderen dat deze overgang voor cliënten soepel verloopt en voor
gemeenten geen onnodige overlast veroorzaakt. Dit vraagt grote zorgvuldigheid bij
de implementatie. De afgelopen tijd heeft de keten zich voorbereid op de implementatie
en zijn tal van (keten)testen uitgevoerd.

– Op basis van de uitkomsten van de testen, komt het CAK tot de conclusie dat volledige
overgang per 1 januari 2020 niet verantwoord is. Het CAK adviseert een geleidelijke
en beheerste overgang naar de ingebruikname van de nieuwe ICT-systemen. In overleg
hebben we als ketenpartners, VNG, CAK en VWS, heden besloten om in dit advies mee
te gaan. Hoe vervelend ook, is dit nadrukkelijk een keuze voor zorgvuldigheid en voor
een situatie die het minste risico geeft op fouten voor Wmo-cliënten.

– Dit leidt niet tot uitstel van de inwerkingtreding van de wet; per 1 januari a.s. geldt het abonnementstarief
van (maximaal) € 19,– per maand voor alle Wmo-cliënten, inclusief de (eventuele) bijdrage
voor algemene voorzieningen waarbij sprake is van een duurzame hulpverleningsrelatie.

– De overgang naar de nieuwe eigen bijdragesystematiek betekent voor cliënten dat ze
in de eerste maanden van 2020 te maken krijgen met een samenloop van facturen. In
de maanden januari en februari worden – conform de huidige systematiek van het berichtenverkeer
– de laatste perioden uit 2019 in rekening gebracht. De ondersteuning in de eerste
maanden van 2020 zullen naar verwachting voor de meeste cliënten in maart in rekening
worden gebracht. Een kleinere groep cliënten krijgt deze factuur al in februari. Dat
betekent dat het merendeel van de Wmo-cliënten in februari of maart meerdere facturen
krijgen. Het gaat om een bedrag van maximaal de € 57,– (3 x € 19,– per maand) voor
cliënten die pas in maart een eerste factuur over 2020 ontvangen.

– Naar huidig inzicht zal het mogelijk zijn om alle cliënten uiterlijk eind maart de
facturen van de eigen bijdrage over de periode januari tot en met maart 2020 te sturen.
Mensen betalen hierdoor niet meer dan anders het geval zou zijn geweest, maar in veel
gevallen wel later in de tijd. CAK informeert cliënten via zijn website en vervolgens
per brief. Hierbij worden zij zoals gebruikelijk ook geattendeerd op de mogelijkheid
van een gespreide betaling. Cliënten kunnen ook terecht bij de helpdesk van CAK voor
een toelichting op hun situatie.

Volledige implementatie van het abonnementstarief

Het abonnementstarief voor Wmo-maatwerkvoorzieningen is reeds in 2019 ingevoerd. Om
de stapeling van zorgkosten te beperken, betalen cliënten als gevolg daarvan een bijdrage
van € 17,50 per vier weken voor het gebruik van maatwerkvoorzieningen uit de Wmo 2015. Vanaf 1 januari 2020
– wanneer het volledige abonnementstarief is ingevoerd – wordt dit een bijdrage van
€ 19 per maand. Vanaf dit tijdstip komen algemene voorzieningen waarbij sprake is van een duurzame
hulpverleningsrelatie (zoals huishoudelijke hulp) ook onder het abonnementstarief
te vallen.

Met de volledige invoering van het abonnementstarief wordt de gegevensuitwisseling
in de keten fors vereenvoudigd. De oude systematiek waarbij de bijdrage afhankelijk
is van inkomen, vermogen en zorggebruik, wordt vervangen door een vaste lage bijdrage.
Hiermee wordt de systematiek minder complex, beter uitlegbaar richting cliënten, minder
foutgevoelig en bovendien goedkoper in de uitvoering. De overgang naar een volledig
abonnementstarief is een grote operatie, zoals ik ook beschreven heb in mijn brieven
van 6 september jl.1 en 4 december jl.2 Waar voorheen gegevens over inkomen, vermogen en zorggebruik nodig waren om de eigen
bijdrage te bepalen, zullen per 2020 enkel de zgn. «start- en stopberichten» van de
Wmo-ondersteuning worden uitgewisseld tussen gemeenten en het CAK. Gemeenten dienen
vanaf 2020 via het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGk) hun berichten door te geven
aan het CAK. Een belangrijke ontwerpkeuze die daarbij is gemaakt, is dat aanbieders
niet langer zelf aanleveren aan het CAK, maar dat de aanlevering altijd via gemeenten
loopt. Ook de periodiciteit van de inning van de eigen bijdrage wordt aangepast van
vier weken naar maand, waardoor de systematiek beter aansluit bij andere administraties
van gemeenten, aanbieders en cliënten.

De afgelopen periode is door alle ketenpartners een stevige inzet gepleegd om de volledige
implementatie van het abonnementstarief per 1 januari 2020 te realiseren. Gemeenten
hebben de verordening vastgesteld, de aangepaste software geïnstalleerd, de werkprocessen
heringericht en de cliëntenbestanden en kostprijzen gereed gemaakt voor aanlevering
aan het CAK. Bij het CAK is een nieuw ICT-systeem ontwikkeld dat aansluit bij de nieuwe
gegevensuitwisseling van het abonnementstarief. Vanaf 25 november jl. is er volop
getest door het CAK, gemeenten en softwareleveranciers.

Geleidelijke overgang naar nieuwe ICT-systemen CAK

Leidende uitgangspunten bij de overgang naar het nieuwe berichtenverkeer en de nieuwe
ICT-systemen bij het CAK, zijn dat deze overgang voor cliënten soepel verloopt en
de invoeringslasten voor gemeenten geminimaliseerd worden. Dit vraagt de grootst mogelijke
zorgvuldigheid bij de implementatie. De afgelopen tijd heeft de keten zich voorbereid
op de implementatie en zijn tal van (keten)testen uitgevoerd. Op basis van de uitkomsten
van de testen, heeft het CAK een implementatie pad geadviseerd dat uitgaat van een
geleidelijke overgang van de ingebruikname van de nieuwe ICT-systemen, in plaats van
een volledige overgang in januari. Deze geleidelijke overgang geeft het CAK de mogelijkheid
om vanaf heden de laatste stappen te zetten in het testen en het vervolgens verder
optimaliseren van de systemen. Dit om te voorkomen dat, ondanks de uitgevoerde testen,
er fouten optreden na de start in januari.

In overleg hebben we als ketenpartners besloten om in dit advies mee te gaan. Begin
januari start het CAK met de verwerking van de cliëntgegevens van vijf gemeenten.
Op basis van de bevindingen bij deze eerste groep wordt het aantal gemeenten dat cliëntgegevens
kan aanleveren geleidelijk opgeschaald. Het streven is erop gericht om de aanlevering
van de cliëntgegevens van alle gemeenten uiterlijk in maart via het nieuwe systeem
bij het CAK te verwerken. Dit is een keuze ingegeven door de wens van maximale zorgvuldigheid
en minimalisering van risico’s en overlast als gevolg daarvan voor cliënten en gemeenten.
Verderop in deze brief beschrijf ik wat dit betekent voor cliënten.

Uit de uitvoeringstoets van het CAK kwam naar voren dat een volledige implementatie
van het abonnementstarief per 1 januari 2020 haalbaar zou zijn. Het CAK heeft de afgelopen
maanden alles op alles gezet om deze implementatiedatum te halen. Hoewel de systemen
zo goed als gereed zijn en deze ook naar behoren lijken te werken, heeft het CAK bij
de VNG en mij de wens neergelegd om de functionaliteit en de goede werking van de
systemen in de komende periode nog beter te kunnen vaststellen. Teneinde de rest van
de ketenpartijen voldoende tijd te geven om zich vanaf nu voor te bereiden op een
latere aanlevering van cliëntgegevens bij het CAK, is het nu het moment om vast te
stellen dat een geleidelijke overgang op zijn plek is (in plaats van een volledige
overgang per januari).

Gevolgen voor cliënten en communicatie naar cliënten

Per 1 januari a.s. geldt het abonnementstarief van (maximaal) € 19,– per maand voor
alle Wmo-cliënten. Vanaf 1 januari 2020 worden ook de algemene voorzieningen waarbij
sprake is van een duurzame hulpverleningsrelatie, onder het abonnementstarief gebracht.
De continuïteit van de ondersteuning voor cliënten is niet in het geding.

De geleidelijke overgang naar de ingebruikname van de nieuwe ICT-systemen, betekent
voor cliënten dat ze in de eerste maanden van 2020 te maken krijgen met een samenloop
van facturen. De totale hoogte van de facturen die in de eerste periode van 2020 verstuurd
worden, verandert niet. Wat de hoogte is van de facturen die cliënten in januari,
februari en maart ontvangen, hangt af van het moment dat de cliëntgegevens van gemeenten
in het nieuwe ICT-systeem verwerkt zijn. Als de cliëntgegevens van een gemeente voor
de vijftiende van een maand aangeleverd zijn bij het CAK, ontvangen cliënten uit die
gemeente in principe nog dezelfde maand een factuur over die maand (en eventueel over
de voorgaande maanden). Het streven is om alle cliënten uiterlijk eind maart de facturen
over de eerste perioden van 2020 te sturen. Een klein deel van de cliënten ontvangt
de eerste factuur over 2020 in januari (uit de vijf gemeenten waarmee begin januari
met de aanlevering wordt gestart). Het merendeel van de cliënten ontvangt naar verwachting
een factuur in februari of maart. Dit is een gestapelde factuur waarop de eerste maanden
van 2020 in rekening worden gebracht. De maximale stapeling vindt plaats voor cliënten
die in maart een eerste factuur over de eerste maanden van 2020 ontvangen, de hoogte
van de factuur is dan € 57,– (3 x € 19,–).3 Voor andere cliënten is de stapeling lager.

In januari en februari ontvangt het merendeel4 van de cliënten verder een factuur over de laatste perioden van 2019, zoals ik heb
toegelicht in mijn brieven van 6 september jl. en 4 december jl. Dit was in de oorspronkelijk
beoogde situatie ook het geval. In onderstaande tabel kunt u terugvinden wat de hoogte
is van de facturen die de cliënten per maand ontvangen en hoe dit zich verhoudt tot
de situatie waarin niet zou zijn gekozen voor een geleidelijke ingebruikname van het
nieuwe systeem. Welke kolom van toepassing is, hangt af het moment dat de cliëntgegevens
van gemeenten in het nieuwe ICT-systeem van het CAK verwerkt zijn.

Cliënten worden geïnformeerd over de samenloop van facturen. Het CAK informeert de
bestaande cliënten, nu via hun website en in januari een brief. Gemeenten wordt gevraagd
om (met behulp van voorbeeldbrieven) nieuwe cliënten te informeren omdat deze cliënten
nog niet bekend zijn bij het CAK. Cliënten wordt in de brief geadviseerd om geld opzij
te zetten voor het geval er samenloop optreedt van facturen. Dit is lijn met eerdere
communicatie omdat er ook volgens de oorspronkelijke planning sprake zou zijn van
een samenloop van facturen. Ook wordt steevast de mogelijkheid van een betalingsregeling
aangeboden en kunnen mensen met vragen over eigen situatie terecht bij de helpdesk
van het CAK.

Oorspronkelijk beoogde situatie

(= cliëntgegevens aangeleverd voor 15 januari)

Nieuwe situatie Cliëntgegevens aangeleverd voor 15 februari

Nieuwe situatie

Cliëntgegevens aangeleverd voor 15 maart

Totaal factuur januari-maart

€ 92,–

= € 17,50 x 2 + € 19 x 3

€ 92,–

= € 17,50 x 2 + € 19 x 3

€ 92,–

= € 17,50 x 2 + € 19 x 3

Factuur januari

€ 36,50

= € 17,50 + 19

€ 17,50

€ 17,50

In rekening gebracht:

– November 2019

– Januari 2020

In rekening gebracht:

– November 2019

In rekening gebracht:

– November 2019

Factuur februari

€ 36,50

= € 17,50 + 19

€ 55,50

= € 17,50 + 19 x 2

€ 17,50

In rekening gebracht:

– December 2019

– Februari 2020

In rekening gebracht:

– December 2019

– Januari, februari 2020

In rekening gebracht:

– December 2019

Factuur maart

€ 19,–

€ 19,–

€ 57,–

= € 19 x 3

In rekening gebracht:

– Maart 2020

In rekening gebracht:

– Maart 2020

In rekening gebracht:

– Januari, februari, maart 2020

Factuur april en verder

€ 19,–

€ 19,–

€ 19,–

Gevolgen gemeenten

Gemeenten hebben de afgelopen periode heel hard gewerkt om klaar te zijn voor de invoering
van het nieuwe berichtenverkeer. Op een paar gemeenten na, geven alle gemeenten aan
klaar te zijn voor de invoering per 1 januari. Daarvoor is een compliment op zijn
plaats.

De huidige situatie betekent dat gemeenten niet op het eerder met hen afgesproken
moment alle cliëntgegevens aan kunnen leveren bij het CAK. Half januari komt – in
overleg met gemeenten – meer duidelijkheid over een nieuw, voor de gemeenten passend,
moment voor de aanlevering van cliëntgegevens. Dit moment zal per gemeente verschillen
en afhangen van de bevindingen bij de start met de eerste vijf gemeenten bij het CAK.
Parallel aan deze brief, worden gemeenten via de VNG geïnformeerd over wat dit voor
hen en hun inwoners betekent. Ook wordt gemeenten gevraagd om nieuwe cliënten die
nog niet bekend zijn bij het CAK (bijvoorbeeld cliënten die in 2019 gebruik maakten
van een algemene voorziening waarbij sprake is van een duurzame hulpverleningsrelatie),
te informeren.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
H.M. de Jonge