Amendement : Amendement van de leden Van Vroonhoven en Mohandis over het bij de rijksarchivaris beleggen van de bevoegdheid ontheffing van de overbrengingsverplichting te verlenen

Nr. 16 AMENDEMENT VAN DE LEDEN VAN VROONHOVEN EN MOHANDIS

Ontvangen 24 januari 2025

De ondergetekenden stellen het volgende amendement voor:

Het voorgestelde artikel 5.6 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt de dubbele punt aan het slot vervangen door «de rijksarchivaris.»
en vervallen de onderdelen a en b.

2. Het tweede lid wordt als volgt gewijzigd:

a. In onderdeel b wordt «gedeputeerde staten, onderscheidenlijk Onze Minister» vervangen
door «de rijksarchivaris».

b. Aan onderdeel c wordt toegevoegd «waarmee naar het oordeel van de rijksarchivaris
de blijvende bewaring en beschikbaarstelling op een gelijkwaardig niveau geborgd zijn
als bij overgebrachte documenten».

3. In het derde lid wordt «gedeputeerde staten, onderscheidenlijk Onze Minister» vervangen
door «de rijksarchivaris».

Toelichting

De voorgestelde modernisering van de Archiefwet was volgens de voormalig Minister
voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media nodig om «te waarborgen dat overheidsinformatie
nu en ook voor de toekomst veilig wordt gesteld en beter toegankelijk is»1. Helaas lijkt het tegendeel waar. De nieuw voorgestelde Archiefwet geeft de Overheid
juist meer gelegenheden en beperkingsgronden om informatie niet of nauwelijks beschikbaar
te maken. Hiervoor waarschuwde de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (hierna:
KVAN) al in een brandbrief2. Zij schrijven: «KVAN is, net als diverse experts, van mening dat de nieuwe wet juist
niét leidt tot meer openbaarheid en transparantie». Dit amendement beoogt daarom de
informatiepositie van de burger te verbeteren.

Overbrenging

Een van de problemen die de KVAN aanhaalt is dat het verantwoordelijke overheidsorgaan
ontheffing kan krijgen voor de verplichting tot overbrenging (artikel 5.6). De documenten
worden dan nooit overgebracht naar het archief en blijven bewaard bij de het overheidsorgaan
(bewaard bij de bron). Hierdoor is het mogelijk dat overheidsarchieven langdurig of
zelfs permanent buiten het openbaarmakingsregime van de Archiefwet vallen. Het beperktere
openbaarheidsregime van de Wet Open Overheid (Woo) zal dan van toepassing blijven
op de overheidsarchieven. Experts concluderen dat dit de informatiepositie van burgers
langdurig verzwakt.

De verschillen tussen de openbaarheidsregimes van de Woo en die van de Archiefwet
kunnen immers aanzienlijk zijn. Het belangrijkste verschil is dat de verzoeker onder
de Woo afhankelijk is van het verantwoordelijke bestuursorgaan, terwijl onder de Archiefwet
de verzoeker zelf de documenten mag inzien en bestuderen. Verder wordt volgens de
Woo alleen de door het bestuursorgaan gevonden informatie openbaar gemaakt, terwijl
volgens de Archiefwet deze documenten al openbaar zijn.

Bovendien bestaat er altijd het gevaar dat deze ontheffingsgrond sluipenderwijs wordt
uitgebreid. De KVAN constateert dat het voor overheidsorganen zeer aantrekkelijk is
om gebruik te maken van de ontheffingsgrond.3 Het is immers vele malen makkelijker voor overheidsorganen om deze documenten bij
de bron te bewaren dan aan alle zwaardere vereisten van de Archiefwet te voldoen en
een heel proces van datamigratie op te tuigen. Gelet op de aanzienlijke achterstanden
bij overheidsorganen die er momenteel al bestaan, biedt deze ontheffingsgrond een
makkelijke vluchtweg om de overbrenging van de documenten en al het werk daaromheen
uit te stellen.

De indieners kiezen er daarom voor om de ontheffingsgrond te laten bestaan onder de
voorwaarde dat naar het oordeel van de rijksarchivaris de blijvende bewaring en beschikbaarstelling
op een gelijkwaardig niveau geborgd zijn als overgebrachte documenten. Voor sommige
overheidsorganisaties kan het een praktische meerwaarde kan hebben als de documenten
lokaal raadpleegbaar blijven, zoals het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het Handelsregister
en het Centraal Bureau voor de Statistiek. Dit geeft het Nationaal Archief zelf ook
aan.4 De indieners zijn echter van mening dat dit niet de informatiepositie van de burger
mag verzwakken. Zeker nu de informatie digitaal is opgeslagen en dus gebruikt kan
worden voor meerdere doeleinden, is het nodig dat de blijvende bewaring en beschikbaarstelling
op een gelijkwaardig niveau geborgd zijn als overgebrachte documenten.

Daarnaast stellen de indieners voor om de bevoegdheid tot het geven van de ontheffing
neer te leggen bij de rijksarchivaris. Ontheffing kan in het huidig wetsvoorstel verleend
worden als informatie deel uitmaakt van «een omvangrijke en samenhangende verzameling»
(artikel 5.6, lid 2, onderdeel a) en het overdragen van deze documenten «ernstig afbreuk
zou doen aan de integriteit van de verzameling dan wel aan de uitvoering van de wettelijke
taak van het betreffende overheidsorgaan.» (artikel 5.6, lid 2, onderdeel b). De rijksarchivaris
is bij uitstek deskundig en ervaren genoeg om deze technische beoordeling van de documenten
te verrichten. Het gaat hier immers niet om een politiek-maatschappelijk oordeel dat
bij de Minister of gedupeerde staten hoort te liggen. Bovendien wordt zodoende ook
het risico vermeden dat het ontheffingsoordeel op politieke gronden wordt genomen,
althans die schijn kan hebben.

Kortom, met deze wijzingen wordt beoogd dat de documenten waarop een ontheffing op
rust binnen de reikwijdte van de Archiefwet vallen en de ontheffingsbevoegdheid wordt
neergelegd bij de autoriteit op het gebied van archivering: de rijksarchivaris

Van Vroonhoven
Mohandis