Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Mohandis over de nieuwe Archiefwet die naar verluidt met het huidige stelsel niet uitvoerbaar is

Antwoord van Minister Letschert (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), mede namens de
Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ontvangen 17 april
2026).

Vraag 1

Deelt u de mening dat de zinvolheid van het streven om de Archiefwet 1995 te actualiseren
staat of valt met de uitvoerbaarheid ervan?

Antwoord 1

Ja. Het feit dat de huidige Archiefwet 1995 steeds minder goed uitvoerbaar wordt,
is één van de belangrijkste redenen voor de modernisering. Waar de huidige Archiefwet
1995 nog gebaseerd is op de oude werkelijkheid van een papieren archief, biedt het
wetsvoorstel voor de Archiefwet 20.. betere kaders voor goed digitaal informatiebeheer
en digitale archivering. Dit is nodig om overheidsinformatie duurzaam digitaal te
beheren vanaf creatie. De vormgeving van de Archiefwet 20.. en de onderliggende regelgeving
maakt het daarbij gemakkelijker om de wet- en regelgeving aan te passen aan nieuwe
ontwikkelingen.

Vraag 2

Hoe beoordeelt u de constatering dat er bij de nieuwe Archiefwet sprake is van een
fundamentele mismatch tussen wet, digitale werkelijkheid en bestuurlijke keuzes, die
deze onuitvoerbaar maakt?1

Antwoord 2

Ik deel deze constatering niet. Het artikel waarnaar verwezen wordt, richt zich met
name op waardering en selectie van overheidsinformatie. Het stelt dat het huidige
selectiestelsel is gebaseerd op procesmatige lijsten en handmatige beoordeling, ontwikkeld
in een papieren tijdperk, terwijl deze werkwijze in een digitale omgeving niet vol
te houden is, omdat informatieproductie daarin continu en grootschalig is. De waardering
en selectie van overheidsinformatie is echter bij uitstek een onderwerp waarvoor met
de Archiefwet 20.. en het daarmee gepaard gaande beleid een andere koers wordt ingezet.2 De Archiefwet 20.. staat vereenvoudiging van categorieën bij de waardering van documenten
expliciet toe, en biedt daarmee ruimte voor waardering volgens andere methodieken
dan de klassieke procesmatige waardering. De Archiefwet 20.. biedt daarmee onder andere
ruimte voor de zogeheten sleutelfunctiemethodiek die geschikt is om op een eenvoudige,
heldere en te automatiseren manier te bepalen welke e-mails en chatberichten tijdelijk
te bewaren zijn en welke blijvend. Daarnaast krijgt de rijksarchivaris op basis van
het concept-Archiefbesluit 20.. de bevoegdheid om modelselectiebesluiten vast te stellen
om eenheid in de waardering van overheidsinformatie te bevorderen. Het uitgangspunt
blijft hierbij wel dat vernietiging van overheidsdocumenten alleen kan op basis van
een geldig selectiebesluit. Dit verzekert dat de keuze hoelang documenten worden bewaard
bewust én verantwoord wordt genomen.

Vraag 3

Hoe houdt uw nieuwe Archiefwet ermee rekening dat de hoeveelheid overheidsinformatie
explosief groeit, met e-mails, chatberichten, samenwerkingsdossiers en datasets, maar
tegelijkertijd de informatie beter moet worden beheerd dan ooit tevoren, met de naar
tien jaar verkorte overbrengingstermijn van de nieuwe Archiefwet, de hogere eisen
van digitale duurzaamheid, de Wet open overheid (Woo), die om snelle vindbaarheid
vraagt en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die verplicht tot tijdige
vernietiging?

Antwoord 3

De nieuwe Archiefwet draagt bij aan een oplossing voor het probleem van de groei van
vastgelegde informatie door een helder juridisch kader te bieden voor het beheer van
documenten door overheidsorganen, het vastleggen van bewaartermijnen, en voor de openbaarheid
van documenten na overbrenging naar een archiefdienst. Ook de verkorting van de overbrengingstermijn
helpt daarbij. Goed beheer van documenten is een voorwaarde om aan de Wet open overheid
te kunnen voldoen. In de nieuwe Archiefwet wordt benadrukt dat beheer van digitale
documenten voortdurende zorg vereist. Hierbij mogen overheidsorganen op basis van
een risicobenadering keuzes maken in de benodigde beheermaatregelen voor verschillende
documenten die zij beheren.

Tegelijkertijd is het van belang dat documenten tijdig worden gewaardeerd en op tijd
worden vernietigd als dat moet, op basis van een geldend selectiebesluit. Door de
Archiefwet aldus juist toe te passen, kan ook worden voldaan aan de eisen van de AVG.

Vraag 4

Hoe verklaart u de achterstanden, versnipperde opslag en gebrekkige metadata, die
leiden tot vertraging bij Woo-verzoeken en persoonsgegevens die soms langer bewaard
blijven dan toegestaan?

Antwoord 4

Er zijn diverse factoren die de achterstanden in de informatiehuishouding hebben veroorzaakt.
De hoeveelheid en diversiteit van digitale informatie is de afgelopen jaren exponentieel
toegenomen. Er is in het verleden onvoldoende tijd, geld en aandacht geweest voor
het in huis hebben van specialistische kennis en het informatiebewustzijn van medewerkers.
De sturing was onvoldoende, het informatie- en applicatielandschap is complex en er
zijn diverse aanscherpingen geweest op het gebied van privacy en beveiliging.

Het rijksbrede programma Open Overheid werkt sinds 2021 aan de verbetering van de
informatiehuishouding en het voldoen aan de wettelijke eisen voor openbaarmaking (Wet
open overheid). Sinds 2021 wordt jaarlijks de groei in volwassenheid van de informatiehuishouding
gemeten. Op een schaal van 1 tot 4, met de ambitie om in 2026 rijksbreed minimaal
niveau 3 te bereiken, laat de meest recente meting over 2025 zien dat een gemiddeld
niveau van 2,6 is bereikt.

De verbeteroperatie is langdurig en verloopt stapsgewijs, met grote aandacht voor
de structurele borging van verbeteringen in het stelsel. De verbeteroperatie is gericht
op meer menskracht, betere kennis, verbetering van werkprocessen, adequate ICT-systemen
en versterkte sturing.

Departementen en hun organisaties hebben zich in het Meerjarenplan Openbaarheid en
Informatiehuishouding 2026–20303 ertoe verplicht om, indien dit nog niet het geval is, minimaal volwassenheidsniveau
3 te realiseren. De voortgang wordt gevolgd via metingen die openbaar worden gemaakt
via een rijksbreed dashboard.

Vraag 5

Hoe beoordeelt u de afhankelijkheid van buitenlandse technologie, bij opslag en verwerking
van overheidsinformatie in cloudomgevingen van internationale aanbieders, mede in
het licht van de Amerikaanse CLOUD Act?

Antwoord 5

Met de modernisering van de Archiefwet worden ook het Archiefbesluit (een algemene
maatregel van bestuur) en de Archiefregeling (een ministeriële regeling) vernieuwd.
In deze lagere regelgeving, die onderdelen van het wetsvoorstel uitwerkt, worden onder
andere nadere eisen gesteld aan duurzame toegankelijkheid, bestandsformaten en metadata.
De concept-Archiefregeling 20.. bevat, mede vanwege recente ontwikkelingen rond digitale
autonomie, een bepaling op grond waarvan de opslag en verwerking van documenten moet
plaatsvinden binnen het grondgebied van de Europese Unie, in landen binnen de Europese
Economische Ruimte, of binnen landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit
heeft genomen, tenzij het verantwoordelijk overheidsorgaan vanwege zijn taak op grond
van internationale verdragen hiervan moet afwijken. In een tijd waarin archieven bijna
uitsluitend analoog waren, reproductietechnieken zich beperkten tot microfiche en
-film lag het voor de hand archieven dichtbij te bewaren en was een dergelijke bepaling
niet nodig. Door de digitalisering is dit veranderd.

De concept-Archiefregeling 20.. geeft hiermee richting en biedt nadrukkelijk ook de
ruimte voor overheden om een strikter beleid te voeren. Daarnaast werkt het Ministerie
van BZK momenteel aan een herziening van het cloudbeleid waarin de vereisten verder
worden aangescherpt voor de rijksoverheid.

Wat betreft de Verenigde Staten gebruikt de Nederlandse overheid het EU-US Data Privacy
Framework (DPF) (sinds 10 juli 2023) als wettelijke basis voor het veilig doorgeven
van persoonsgegevens naar gecertificeerde Amerikaanse organisaties. Voor een nadere
toelichting op doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework verwijs ik
gaarne naar de Kamerbrief d.d. 17 maart 2025 van de Staatssecretaris van BZK.4

Vraag 6

Vormen standaardisatie, uniforme metadata en vergaande automatisering bij informatiebeheer
geen voorwaarde voor een realistische naleving van de nieuwe Archiefwet?

Antwoord 6

Ja. Wat betreft standaardisatie en gebruik van uniforme metadata is om die reden in
het wetsvoorstel de bevoegdheid opgenomen voor de Minister van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschap om normen vast te stellen die de eenheid, de kwaliteit of de doelmatigheid
van de duurzame toegankelijkheid van documenten bevorderen. Deze normen zijn een aanvulling
op de nadere regels in het concept-Archiefbesluit en de concept-Archiefregeling. Deze
bevoegdheid kan worden gemandateerd aan de rijksarchivaris. De vaststelling van deze
normen gebeurt in overeenstemming met de Minister van BZK5, en ook de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed wordt hierbij betrokken. Daarnaast
ontwikkelen CIO-Rijk en het Nationaal Archief instructies en handreikingen. De normen,
instructies en handreikingen komen tot stand met de benodigde expertise en bieden
richting aan de uitvoering van de Archiefwet.

Wat betreft de automatisering van het informatiebeheer geldt het uitgangspunt dat
overheidsorganen zelf verantwoordelijk zijn voor het goed beheren van hun documenten.
Hierbij wordt steeds meer geautomatiseerd om de uitdagingen in het digitale informatiebeheer
het hoofd te bieden, bijvoorbeeld door te werken aan automatische emailclassificatie.
Hetzelfde geldt voor archiefdiensten die bijvoorbeeld werken aan het automatiseren
van het maken van indexen die fungeren als toegang op overgebracht archief die het
handmatig en tijdsintensief inventariseren en schrijven van deze indexen kan vervangen.6

Vraag 7

Bent u bereid om informatiebeheer onderdeel te maken van digitale systemen zelf, met
vereenvoudigde categorieën, verplichte standaarden en automatische toepassing van
bewaartermijnen en tegelijkertijd expliciete keuzes maken over digitale soevereiniteit
en de mate van afhankelijkheid van externe infrastructuur voor de meest kritieke informatie?
Zo ja, hoe gaat u dit gestalte geven? Zo nee, waarom niet?

Antwoord 7

Deels. Zoals ik eerder bij antwoord 6 aangaf zijn overheidsorganen zelf verantwoordelijk
voor het goed beheren van hun documenten. De eisen uit de nieuwe Archiefwet verplichten
overheidsorganisaties echter wel om informatiebeheer onderdeel te maken van hun digitale
systemen. De toezichthouders zien vervolgens toe op naleving. De Inspectie Overheidsinformatie
en Erfgoed werkt momenteel aan een herziening van haar sanctiebeleid om onder andere
de op basis van de nieuwe Archiefwet te introduceren bestuurlijke boete daarin op
te nemen. Ook introduceert de nieuwe Archiefwet een verplichting om incidenten te
melden bij de Inspectie.

Ik ondersteun de uitvoering van de Archiefwet door de vernieuwingen wat betreft waardering
en selectie een speerpunt te maken bij de implementatie van de nieuwe Archiefwet.
Zo is de nieuwe Archiefwet beter toegerust op waardering volgens de zogeheten sleutelfunctiemethodiek
die geschikt is om op een eenvoudige, heldere en te automatiseren manier te bepalen
welke e-mails en chatberichten tijdelijk te bewaren zijn en welke blijvend. Daarnaast
krijgt de rijksarchivaris op basis van het concept-Archiefbesluit de bevoegdheid om
modelselectiebesluiten vast te stellen om eenheid in de waardering van overheidsinformatie
te bevorderen. Voor de vragen over digitale soevereiniteit verwijs ik naar het antwoord
op vraag 5.

Tot slot hecht ik er aan te benadrukken dat met het invoeren van het wetsvoorstel
voor de Archiefwet 20.. niet alle problemen in de informatiehuishouding bij de overheid
zullen zijn opgelost. Dat vraagt langdurige inzet zoals ik in mijn antwoord op vraag
4 uiteengezet heb en zoals ook in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel
is toegelicht.7 De nieuwe Archiefwet is daarbij wel een significante stap in de goede richting die
op korte termijn gezet kan worden.