Brief regering : Reactie ATR-advies ‘Onnodige regeldruk door verplicht papieren formulier bij aanmelden werkgever voor de loonheffingen'

Nr. 308
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 26 mei 2026

Op 17 december 2025 heeft het Adviescollege toetsing regeldruk (ATR) een advies uitgebracht
aan mijn ambtsvoorganger.1 Aanleiding voor dit advies was een signaal dat aanmelden als werkgever voor loonheffingen
alleen via een papieren formulier kan worden ingediend. Nadat een werkgever zich bij
de Belastingdienst heeft aangemeld ontvangt hij een loonheffingennummer, een aangiftebrief
en informatie ten behoeve van de premiesheffing werknemersverzekeringen. Met deze
brief informeer ik u over de opvolging van het ATR-advies.

Ik geef vervolg aan het ATR-advies door de aanmelding als werkgever en het vervolgens
toekennen van een loonheffingennummer in 2026 ook digitaal aan te bieden. Daarnaast
is ingezet op bredere digitalisering van papieren formulieren en de communicatie hierover
naar werkgevers en intermediairs.

ATR-advies: Op papier aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst

Werkgevers en intermediairs kunnen zich op dit moment alleen via een papieren formulier
aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. ATR geeft aan dat deze werkwijze foutgevoelig
kan zijn en kan leiden tot vertragingen, wat onnodige administratieve lasten met zich
meebrengt. Het college adviseert daarom:

• Het proces voor het aanmelden als werkgever te digitaliseren.

• Te verkennen of automatische registratie als werkgever en toekenning van een loonheffingennummer
door de Belastingdienst (zonder aanvraag) mogelijk is voor de meerderheid van de werkgevers,
waarbij slechts een beperkte subgroep nog een aanvraag hoeft te doen.

• Het digitale proces zodanig in te richten dat het praktisch uitvoerbaar is voor alle
betrokken partijen en logisch aansluit op de bestaande digitale omgeving voor loonaangifte
en werkgeversmutaties.

• Om een tijdelijke digitale opstap mogelijk te maken als de digitalisering vertraging
oploopt. Dat kan bijvoorbeeld via een beveiligde upload in MijnBelastingdienst Zakelijk.

• Tijdig en publiekelijk te communiceren over de (beoogde) digitaliseringsdatum, de
werking van het nieuwe proces en de consequenties voor werkgevers en intermediairs.

• Inzicht te geven in de voortgang van de digitalisering van overige papieren processen,
inclusief een realistische routekaart voor volledige digitalisering.

Traject «digitaliseren formulieren»

Binnen de Belastingdienst is geruime tijd een traject gestart om papieren formulieren
te digitaliseren. Een resultaat van dit traject is dat per 1 oktober 2026 werkgevers
zich digitaal kunnen aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst.

Binnen hetzelfde traject zullen meer papieren formulieren op korte termijn worden
gedigitaliseerd. Hierbij is tevens het streven om deze formulieren per 1 oktober 2026
ook digitaal aan te bieden. Het gaat om de formulieren: aangifte voor artiesten of
beroepssporters; afmelden werkgever; premies werknemersverzekeringen betalen; uitzenden;
werkgever van meewerkende kinderen en werkgever van personeel aan huis. Omdat het
digitaal aanbieden van deze formulieren op korte termijn zal gebeuren is er geen tijdelijke
digitale opstap nodig.

De mogelijkheid verkennen of automatische toekenning van een loonheffingennummer door
de Belastingdienst mogelijk is maakt geen onderdeel uit van dit traject. Het digitaal
ontvangen van het formulier gaat ervoor zorgen dat de data kwaliteit van de gegevens
in het formulier sterk verbetert. Hierdoor kan de Belastingdienst deze formulieren
sneller verwerken. Zo verbetert de leesbaarheid en is het niet langer mogelijk velden
die ingevuld moeten worden leeg te laten. Het toekennen van het loonheffingennummer
vergt nog wel enige kennis en er vindt een handmatige controle plaats van de informatie
die wordt aangeleverd, waarbij een werkgever ook wordt ingedeeld in een sector. Aan
het toekennen van een loonheffingennummer hangt ook de verplichting om aangifte te
gaan doen. Wanneer een ondernemer zijn onderneming start en voornemens is om personeel
in dienst te nemen, maar dat nog niet heeft, dan zou hij al wel aangifte Loonheffingen
moeten gaan indienen. Het automatisch toekennen van een loonheffingennummer zonder
aanvraag van een loonheffingennummer is niet mogelijk.

De continue leercirkel en procesoptimalisatie binnen de Belastingdienst zorgt ervoor
dat waar mogelijk een aanvraag direct kan worden afgehandeld en waar nodig handmatige
controle plaatsvindt. De kaders die hierbij worden gesteld waarbij een loonheffingennummer
direct kan worden afgehandeld, zullen ertoe leiden dat steeds vaker een loonheffingennummer
direct geautomatiseerd kan worden toegekend, en alleen bij uitworp nog handmatige
controle plaatsvindt. Het zoveel mogelijk geautomatiseerd gaan afgeven is alleen mogelijk
als de Belastingdienst geautomatiseerd controles kan uitvoeren en zich op betrouwbare
data kan baseren van andere organisaties. Dat is nu nog niet het geval. Ook de Belastingdienst
streeft ernaar zoveel mogelijk aanvragen direct af te handelen, dan wel geautomatiseerd
te kunnen verwerken. Dat vergt aanpassingen in systemen en ook gekoppelde systemen,
wat schaarse IV-capaciteit kost. De Belastingdienst kent in ongeveer 95% van de gevallen
binnen 8 werkdagen een loonheffingennummer en een btw-nummer toe. De verwachting is
dat met het digitale formulier de verwerkingstijden in de praktijk korter wordt en
veel sneller een loonheffingennummer direct geautomatiseerd kan worden afgegeven.

Communicatie

Digitale formulieren binnen dit traject zullen worden aangeboden in de digitale omgeving
van de Belastingdienst. Digitale formulieren zijn vanzelfsprekend getest voor de doelgroep.
Hiervoor worden gebruikersonderzoeken toegepast, waarbij wordt getest of de formulieren
goed en efficiënt kunnen worden ingevuld door eindgebruikers. Op basis van de resultaten
worden digitale formulieren vervolgens geoptimaliseerd voordat ze daadwerkelijk worden
aangeboden via de website. Het aanbieden van deze digitale formulieren is daarmee
praktisch vormgegeven voor werkgevers en intermediairs.

Communicatie over het digitaal aanbieden van digitale formulieren verloopt volgens
gebruikelijke kanalen. Daarbij worden de formulieren op de website beschikbaar gesteld
op dezelfde plek als waar ook de PDF-versie te vinden is. Verder wordt er gericht
gecommuniceerd naar de doelgroep, bijvoorbeeld via Forum Fiscaal Dienstverleners en
Forum Salaris. Wanneer uit het monitoren blijkt dat het gebruik van de digitale optie
achterblijft, worden aanvullende acties in gang gezet.

Slotwoord

Ik werk graag aan het betekenisvol verminderen van ervaren administratieve lasten
bij werkgevers en intermediairs. Dit ATR-advies heeft het belang aangestipt van bredere
digitalisering van papieren formulieren binnen loonheffingen en de communicatie hierover
naar werkgevers en intermediairs. Dit advies neem ik ter harte en ik geef daar vervolg
aan.

De Staatssecretaris van Financiën,
E. Eerenberg